Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевые – 2021: обзор новых требований». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Объем израсходованного бензина или газа в путевке также указывают, для этого есть отдельное место бланке. Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.
Независимо от формы (бумажный или электронный) с 1 марта 2023 года путевой лист должен содержать следующие сведения:
- срок действия путевого листа;
- лицо, оформившем путевой лист;
- транспортное средство;
- водитель (водители) транспортного средства;
- вид перевозки;
- вид сообщения.
Указывать номер путевого листа уже не обязательно. Оставить номер и другие реквизиты компания может по своему усмотрению. В этом случае форму путевого листа нужно утвердить локальным актом, например, в составе учетной политики.
Юрлица-собственники ТС в путевом листе должны будут указать:
- полное наименование,
- адрес в пределах местонахождения,
- номер телефона,
- ОГРН.
Индивидуальные предприниматели (ИП) в путевом листе указывают:
- фамилию, имя, отчество (при наличии),
- адрес регистрации по месту жительства,
- номер телефона,
- ОГРН.
Приказом вводится классификация видов перевозки:
- коммерческие перевозки;
- перевозки для собственных нужд;
- передвижение и работа специальных транспортных средств.
Срок действия путевого листа
Путевой лист нужно оформить или сформировать в электронном виде до выпуска транспортного средства на линию.
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Разновидности путевых листов
На практике наиболее часто используют такие три вида путевок:
- N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.
- N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.
- N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).
Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ. Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода. Полученные данные записывают.
Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.
Реестр путевых листов: бланк в Excel
Необходимо иметь в виду, организации и ИП, которые оказывают транспортные услуги, должны регистрировать свои путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Этот журнал учета движения путевых листов иногда также называют реестром путевых листов.
Чтобы стать профессиональным водителем, одного умения управлять транспортными средствами недостаточно. Будни этих людей подчиняются строгому распорядку и графику, их передвижения планируются заранее и постоянно контролируются. Чтобы выполнить все задания вовремя и качественно проделать работу, им необходимы такие качества как терпение, уравновешенность, дисциплинированность и, конечно, пунктуальность. Кроме того, хороший водитель умеет вести необходимую документацию и внимательно следит за состоянием автомобиля (несмотря на на то, что техническое обслуживание осуществляют другие специалисты).
Одним из главных документов, который везде и всюду сопровождает водителя, становится путевой лист. Это перечень посещенных мест (торговых точек, складов) с указанием количества израсходованного топлива и километража. Если речь идет о транспортировке товарно-материальных ценностей (ТМЦ), то путевой лист крепят к накладной.
Если на балансе организации имеются транспортные средства и их используют в предпринимательской деятельности, компания вправе списать часть производственных затрат на обслуживание этой техники. Но НК РФ позволяет налогоплательщикам не учитывать при налогообложении прибыли расходы только при наличии документации, подтверждающей траты.
В транспортной сфере одним из первичных документов, которые подтверждают производственные расходы, является путевой лист (путевка). Его форму компании утверждают самостоятельно, но следят, чтобы в документе присутствовали все обязательные реквизиты, прописанные в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.
Путевка — не единственный документ, который требуют при проверках. Среди запрашиваемых бумаг еще есть журнал учета выдачи путевых листов — отдельная книга, куда заносят всю информацию о маршруте поездки, водителе, используемом транспортном средстве.
Из норм Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 следует, что журнал путевых листов обязателен для всех собственников транспортных средств.
Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2022 году
Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.
Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.
Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.
Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.
О том, как оформляют такой приказ, читайте здесь.
ВНИМАНИЕ! Если журнал ведется на бумаге, его страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если журнал ведется в электронном виде, он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена возможность распечатать журнал (приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368).
Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.
Подробнее о сроках хранения путевого листа читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)».
Составлять путевой лист можно на компьютере, вручную или смешанным способом. Например, заполнить на компьютере данные о транспортном средстве, водителе.
Не запрещается вести путевые листы в электронном виде. Эти документы можно заполнять как вручную, так и с помощью автоматизированных средств. Но водителям все равно придется выдавать бумажные копии документов. Путевой лист необходим не только для учета ГСМ и начисления оплаты водителю.
Организации и ИП, которые оказывают транспортные услуги, должны регистрировать свои путевые листы в журнале регистрации путевых листов. Этот журнал учета движения путевых листов иногда также называют реестром путевых листов. Его можно вести как в бумажном виде, так и электронно. В последнем случае журнал должен быть подписан усиленной КЭП и должна быть обеспечена возможность распечатки журнала на бумаге.
Нужно ли вести учет путевых листов?
Оборот на предприятии путевых листков должен находиться под строгим учетом руководителя и бухгалтерии. До 1997 года правила ведения журнала были унифицированы и оформлялись по форме №8, однако после 2013 года точное соответствие стало необязательным, но желательным.
ИП или юрлицо при желании могут спроектировать свой журнал или дополнить необходимой информацией типовую форму, но такая работа потребует затрат усилий и времени. В любом случае удалять обязательные пункты запрещено, а вносить дополнительные сведения – можно.
Журнал учета должен храниться не менее 5 лет. Период, на который он должен оформляться, чаще всего равен 1 календарному году. Однако данный срок можно уменьшить до 1 месяца.
В журнал обязательно должны быть внесена следующая информация:
- дата выдачи путевого листа водителю;
- дата его получения от водителя;
- дата приема документа в бухгалтерию организации.
Форма Журнала учета движения путевых листов
Журнал учета движения путевых листов (форма №8) заполняется на унифицированном бланке, утвержденном постановлением Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997 г. В отличие от бланка путевого листа, который в силу законодательный нововведений в последние годы претерпел некоторые изменения, форма №8 Журнала учета движения путевых листов остается неизменной с момента введения документа в 1997 году.
С 1997 г. по 2013 г. предприятия и организации заполняли документ исключительно в соответствие с утвержденным бланком. С 2013 года (то есть с момента упразднения обязательств по ведению Журнала) форма №8 носит рекомендательный характер. Иными словами, субъекты хозяйствования вправе менять бланк, дополняя в него новые графы и исключая лишние, исходя из специфики деятельности конкретной организации.
Если компания принимает решение о необходимости ведения Журнала, то этот факт должен быть зафиксирован в учетной политике, вместе в выбранной формой документа (стандартной или модифицированной).
Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78. Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:
- Название документа.
- Номер документа в хронологическом порядке.
- Срок действия.
- Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
- Тип и модель автомобиля.
- Государственный регистрационный знак авто.
- Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
- Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
- Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
- Ф.И.О. водителя.
- Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
- Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
- Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
- Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).
Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.
ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.
Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2021 году».
Организации и предприниматели, которые оказывают транспортные услуги или просто используют в работе служебные автомобили, обязаны регулярно регистрировать и вести специальный журнал движения путевых листов. Это определено статьей 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ и Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152. Форма журнала учета движения путевых листов утверждена достаточно давно Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. За эти 20 лет ни разу не изменялись ни сама форма № 8, ни порядок ее ведения. Хотя в заполнение путевок законодатели вносили поправки не один раз, последние из которых пришлись на начало 2021 года.
Кроме формы № 8, Постановлением Госкомстата были утверждены еще несколько форм, предназначенных для выдачи соответствующих путевок (для грузовых, легковых автомобилей и автобусов). О них речь в других статьях, мы остановимся подробнее на учетной документации первичного типа, предназначенной для контроля за движением путевок, выданных водителям, и за сдачей отработанных путевок обратно в бухгалтерию организации. Рассмотрим рекомендуемый образец журнала выдачи путевых листов 2021 года: заполнение межотраслевой формы 8 не представляет трудностей.
Нужен ли журнал и обязательно ли вести
Любым организациям и индивидуальным предпринимателям, чья сфера деятельности связана с оказанием транспортно-перевозочных услуг, полагается вести журнал учета путевых листов в обязательном порядке. Указание основано на нормах Федерального закона № 259-ФЗ от 18.11.07 и Приказе Минтранса от 18.09.08 г. № 152.
Что касается предприятий, не связанных напрямую с оказанием услуг транспортно-перевозочного характера, но пользующихся автотранспортными средствами в процессе своей деятельности, наличие журнала учета путевых листов не является обязательным для таковых, но может использоваться для систематизации и упрощения учета используемых в работе данных.
Журнал учета путевых листов, форма 8, был утвержден Постановлением Госкомстата № 78 в 1997 году, но с 01.01.2013 вступил в действие Федеральный закон № 402-ФЗ, упраздняющий существующую унифицированную форму 8. С указанной даты транспортные предприятия, ведущие прежде журнал учета путевых листов по форме 8, получили возможность разрабатывать собственный, наиболее оптимальный вариант учетной ведомости при условии, что основные разделы унифицированной формы 8 будут продублированы.
Форма журнала: своя или государственная
Для контроля движения выданных путевых листов в организации может вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако хотим акцентировать внимание, что с 1 января 2013 года в связи с вступлением в силу ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированная форма перестала быть обязательной.
Организация или ИП вправе разработать свою форму журнала или дополнить необходимой информацией унифицированную, при условии что все пункты унифицированной формы в обязательном порядке будут сохранены.
Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году
Рассмотрим подробнее каждый из реквизитов, предусмотренных Приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368.
- Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. А если он оформляется более чем на 1 день, нужно указать даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
- Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают: для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регномер юридического лица;
- для ИП — фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регномер ИП.
Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его
Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.
ВАЖНО!
Журнал учета путевых листов (ЖУ) обязательно должны вести все организации, которые имеют в собственности транспортные средства (п. 17 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).
Закон о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 отменил обязательное применение унифицированной формы документа — код по ОКУД 0345008. Форма № 8 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации.
В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.