Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работодателям разрешили не обновлять в 2021 году книги по учету трудовых книжек». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.
Принцип организации учета
При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:
- составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
- оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.
В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.
Выдача трудовой книжки
В действующих правилах описана процедура выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении (прекращении трудового договора). В Порядке № 320н дополнительно приведены особенности выдачи работнику трудовой книжки в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.
При увольнении работника работодатель обязан выдать ему в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
Если в день увольнения (прекращения трудового договора) работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Направление трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия (п. 36, 37 Порядка № 320н).
При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) работник подает заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения.
Таким образом, теперь сроки выдачи трудовой книжки при переходе работников на ЭТК закреплены законодательно. До этого данный вопрос был спорным: соблюдать 3-дневный срок (см. Письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260) или выдать книжку в день подачи заявления (см. Письмо Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150).
Приобретение журнала учета трудовых книжек
Книга учета должна быть в наличии у каждой организации или компании, приобрести ее обязаны сотрудники кадровой службы по распоряжению руководителя учреждения. Унифицированную форму можно заказать в типографии или распечатать копии в неограниченном количестве экземпляров (тогда их нужно сшивать вручную и отдавать в переплет).
Купить же данный вид печатной продукции можно в магазинах офисных или канцелярских принадлежностей, на специализированных сайтах. Как правило, она отличается высоким качеством, что облегчает работу и обеспечивает длительную сохранность. На интернет порталах можно заказать журналы с уже готовым опечатыванием и шнуровкой, пронумерованными страницами тонкой прозрачной обложкой из ПВХ. Стоимость одной единицы товара может варьировать в диапазоне от 50 до 110 рублей.
Порядок исправления ошибок
При заполнении формы журнала от руки нередки различные описки и ошибочно внесенные данные. Поэтому требуется их грамотное исправление. Однако ни в Трудовом кодексе, ни в правилах по ведению трудовых книжек об этом не упоминается. Именно поэтому при исправлении ошибок следует ориентироваться на общепринятые правила исправления в различных регистрационных формах.
Можно применить в журнале следующие варианты исправления:
- Неверная запись зачеркивается, и рядом делается приписка “исправленному верить” или “исправлено в колонке №…”. При этом обязательна должна быть указана должность и подпись лица, которое произвело данное исправление.
- Неверная запись не зачеркивается. При этом в той же графе строкой ниже пишется пояснение – “запись недействительна” и тут же вносится верная запись.
Таким образом, ведение журнала по учету и движению трудовых требует от ответственного лица внимательности, усидчивости и отличного владения правилами по его заполнению. При этом следует учитывать, что срок хранения этого журнала в архиве организации составляет 50 лет.
Инструкция по заполнению при увольнении
Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника.
Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку. Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления. Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату. Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма. Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010.
Оформление книги учета движения трудовых книжек
Книгу нужно оформлять, соблюдая следующие требования:
- Книга должна быть с твердым переплетом, чтобы сохранять свой внешний вид во время всего срока использования (до полного заполнения).
- На обложке пишется наименование работодателя, даты начала и окончания записей, а также номер пломбы.
- Листы должны быть оформлены согласно форме, которая была утверждена Постановлением Минтруда РФ № 69от 10.10.2003г.
- Каждая страница обязательно пронумеровывается (допускается нумерация листов).
- Книга прошивается, а скрепление нитей фиксируется сургучной печатью. Ее нельзя заменять бумажной наклейкой. Сургучная печать для книги учета трудовых книжек должна быть выполнена в виде индикаторного устройства однократного использования и соответствовать ГОСТ 31282-2004.
- На последней странице, возле сургучной печати делается завершительная надпись: количество листов (цифрой и прописью), дата начала ведения книги, ФИО и должность уполномоченного лица.
Учет трудовых на предприятии — инструкция по заполнению
Журнал имеет тринадцать граф. Рассмотрим информацию в них.
- 1 – порядковый номер записи; книжки регистрируются отдельно от вкладышей, последовательно;
- 2, 3 и 4 предназначаются для даты (арабскими цифрами);
- фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
- шестая колонка отводится для серийного номера.
Здесь есть нюанс: бланки до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 1970-х, не имели этих цифр. При регистрации такого документа ставится прочерк. Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серию и номер – римскими, две буквы и семь цифр.
Книга учета движения трудовых книжек образец
- в графу 7 вноят запись о должности согласно штатному расписанию;
- 8 – наименование отдела организации;
- 9 – основании принятия на работу: номер и дата приказа о зачислении в штат;
- в 10 графе расписывается ответственный за регистрацию;
- 11 – сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый предприятием, когда оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению таковых, в графе ставят прочерк.
- 12 и 13 – даты выдачи документа при увольнении и подпись работника в получении.
Переписать журнал учета трудовых книжек
Работодатель ведет трудовую книжку на работника (за исключением работодателей-физлиц, не являющихся ИП), если соблюдаются следующие условия:
- работник проработал у него свыше 5 дней;
- работа у этого работодателя является для работника основной;
- ситуация не подпадает под случаи, когда в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется.
Предусмотрено, что по желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся в трудовую книжку при условии ее предоставления работником (в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).
Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Записи теперь можно вносить не только вручную, но и полностью или частично с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).
Рекомендуется производить записи аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без сокращений. Сейчас использование определенных ручек и чернил – это обязанность работодателя, а не рекомендация для него.
Требования к внесению сведений о работнике существенно сократили, оставив лишь положения, которые касаются изменений таких сведений.
Расширили положения, касающиеся внесения сведений о работе. В случае если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он при этом не осуществляет трудовую деятельность, то для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству. При этом записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и прекращении трудового договора. Запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда сотрудник работал по совместительству до трудоустройства к работодателю, работа у которого является основной.
Установлено требование о ссылке не только на пункт (подпункт), но и на часть ст. 77, 81, 83, 278, 336 Трудового кодекса РФ и других федеральных законов при внесении записи об увольнении.
Знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью больше не требуется.
Предусмотрено, что при подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде работодатель выдает ему трудовую книжку на руки не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если заявление подано работником менее чем за 3 рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается ему не позднее дня увольнения.
При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Она заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя или кадровой службы (при наличии печатей).
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:
- учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- учет трудовых книжек и вкладышей в них.
При этом работодатели обязаны будут самостоятельно разработать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии). Требований о скреплении сургучной печатью или опломбировании не установлено.
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Такой работой занимается уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.
При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:
- составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
- оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.
Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:
- облачить журнал в жесткий переплет;
- пронумеровать по возрастающей;
- прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.
В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:
- в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);
Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.
Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.
Заполняется книга только в двух случаях:когда человека принимают на работу и когда увольняют. Среди обязательных сведений в ней:
- порядковый номер регистрируемой записи;
- дата приема человека на работу (цифрами);
- данные сотрудника;
- должность, на которую принят гражданин;
- наименование службы или отдела, куда он принят;
- реквизиты приказа о приеме на работу;
- подпись лица, подтверждающая получение или выдачу документа.
Обычно у кадровиков не возникает сложностей при ведении учета. Но есть моменты, которые надо помнить:
- фамилия, имя и отчество сотрудника всегда надо заносить в неизменном виде, никаких сокращений не допускается;
- если работника назначают на новую должность, эти сведения не переносятся;
- в случае увольнения работника в графе 12 вписывают последний день работы. Но если бумаги отправляются бывшему сотруднику почтой, то в поле надо записать дату пересылки, дополнительно приложить уведомление о необходимости явиться за книжкой, согласие адресата на пересылку, квитанцию об отправке;
- если увольняющийся не явился лично за документами, поле для подписи остается незаполненным; если работник по каким-то причинам отказывается получать документ — сюда вписывают реквизиты Акта об отказе в росписи, который прилагается к реестру;
- графа 10 заполняется всегда, а следующая, как правило, никогда.
- если необходимо исправить какую-то запись, неверное зачеркивается, а ниже записывается корректная формулировка, обо всех исправлениях необходимо «сообщать» на внутренней части обложки по аналогии с внесением изменений в саму трудовую; там указывается, запись под каким номером исправлена, поставлена дата и роспись ответственного лица.
- вносить записи надо в каждую строку. Только полностью заполненный журнал разрешается сдавать в архив. Хранить его надо в течение 75 лет.
Книга учета и движения хранится у того сотрудника, кто ее ведет. Если в организации нет такого документа или его неправильно ведут, контролирующие органы расценят это как нарушение законодательства и оштрафуют по ст.5.27 КоАП РФ . Минимальный штраф:
- для должностных лиц и ИП — 1 000 рублей;
- для компаний — 30 000 рублей.
По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее. В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из работников.
Традиционно отдел кадров отвечает за документирование всех кадровых процедур и учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях, коммерческих компаниях и некоммерческих организациях. В фирмах с маленьким штатом для этого назначается ответственный работник.
[3]
Для того чтобы правильно учитывать трудовые книжки и личные дела сотрудников, законодательно закреплена обязанность работодателя составлять журналы учета документации. Книга учета трудовых книжек пополняется новыми сведениями в двух случаях:
- при приеме работника;
- при его увольнении.
Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи в будущем.
Журнал, где регистрируют поступление трудовых книжек принимаемых на работу сотрудников, содержит сведения и о выдаче их на руки по требованию и при увольнении. Форма определена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. Документ представляет собой таблицу с 13 столбцами в формате А4. Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима. Форму можно купить — она выпускается типографиями — или изготовить самостоятельно, соблюдая установленные требования.
Оформление журнала иметь несколько требований, которые выполняются в независимости от величины компании:
- Ввиду того что журнал хранится долгое время, его переплёт должен быть твёрдым, страницы прошиваются нитками.
- Все листы пронумерованы. Прошитые страницы закрепляются на последнем листе. Листком бумаги заклеиваются концы шнура.
- Наличие пломбы или сургучной печати. Концы шнура, обложка, край листа бумаги фиксируются печатью. Концы шнура, которые выступают пломбируются.
- Обязательное наличие подписи лица, которое ответственное за журнал, с указанным количеством пронумерованных и прошнурованных страниц.
Заполняя регистрационные записи в книгу учёта, ответственный по учёту обязан хорошо знать и делать правильное заполнение.
Книга учёта содержит 13 граф, заполняя её следует придерживаться порядка заполнения.
- I графа – запись трудовой книжки под порядковым.
- II, III, IV графы – содержат информацию о дате, месяце и годе, когда был оформлен сотрудник на работу.
- V графа – без сокращений пишется фамилия, имя и отчество работника.
- VI графа – информация о серии и номере трудовой книжки.
- VII графа – должность или какие функции будет исполнять работник.
- VIII графа – название подразделения, куда устраивается сотрудник.
- IX графа – указывается документ с датой и номером на основе которого работник оформляется.
- X графа – роспись от работника отдела кадров, который принимает книжку от сотрудника, устраивающегося на работу.
- XI графа – если компания выделяет сотруднику бланк, тогда сотрудник должен возместить сумму, которая была потрачена на покупку. В этой графе указывается сумма средств, которую оплатил работник.
- XII графа – если увольняется сотрудник, указывается дата выдачи трудовой книжки.
- XIII графа – работник, который увольняется подписью подтверждает факт о том, что ему была выдана трудовая книжка.
Случаются неприятные моменты, когда в каких-либо документах допускаются ошибки. Во избежание подобных ситуаций следует знать, как исправлять ошибки, которые также случаются в книге учёта трудовых книжек.
Распространённые ошибки в книге учёта и их исправление.
- Неправильное написание личных данных. К примеру, фамилия Друщенко была записана как Трущенко. Вместо даты, которая указана по паспорту 7 октября 1987 г., запись 7 ноября 1987г. Если были сделаны ошибки на первой странице, такой бланк считается испорченным и заполняется новый.
- Когда данные о работнике пишутся на слух, а не с документа. Кадровый сотрудник обязан заполнять главную страницу книжки сотрудника, который только устраивается с паспорта.
- Случаи, когда на главной странице стоит неразборчивая подпись. Ставится не личная подпись, а фамилия с разборчивым почерком.
- На первом листе отсутствует печать. Обнаруживши такую нелепость, человеку следует обратиться на предприятие, где он получил данный документ.
- Во вкладыш не внесли какие-либо изменения. Если трудовая книжка имеет вкладыш, тогда изменения переносятся и на первую страницу вкладыша.
- Сделаны записи ручками цветного цвета. Любые цвета кроме черного, синего и фиолетового цвета недопустимы при заполнении книжки.
- Организация написана с ошибкой. Тогда пишется, что была допущена ошибка и пишется правильное название.
- Неверно указаны даты приёма на работу. Шесть арабских цифр 21.03.09. или римскими. Записи дат ведутся только арабскими цифрами. Например, зачислен на работу 13 декабря 2012 года, а записать надо 13.12.12.
- Слово было написано сокращено. В трудовых книжках неприемлемы сокращения.
- Внесены не во время записи о приёме или переводе на другую работу. В недельный срок выполняется запись о приёме или переводе. Увольнение записывается в тот же день.
- Книжка хранится у работодателя, который является физ. лицом. Если работа связана с предоставлением услуг, таких как повар, няня, водитель, тогда трудовая книжка хранится только у работника.
- Физ. лицо заполняет первый раз титульный лист, новую книжку. Этот документ вправе заполнять только кадровый специалист, который имеет право выдавать трудовые книжки.
- Трудовые книжки с чистыми бланками хранятся в сейфах кадровых работников. Бухгалтерия вправе сохранять эти документы. Выдаются после подачи заявки лицом, которое несёт ответственность за трудовые книжки.
Любое предприятие, компания обязана вести книгу, в которой регистрируются трудовые книжки.
Журнал учета трудовых книжек: скачать бесплатно образец
Процедуре учета и сохранения трудовых книжек посвящен раздел 6 (пункты с 40 по 44) Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 (далее — Правила). Согласно этим нормам, в организациях должны вестись:
- журнал приходно-расходный по учету бланков трудовой книжки и приложений к ним;
- журнал учета движения книжек сотрудников.
Приходно-расходная книга, согласно п.
41 Правил, заводится для фиксации операций с бланками, книга движения — для регистрации операций с трудовыми книжками штатных сотрудников при их приеме, увольнении и в процессе трудовой деятельности в организации.
Поскольку трудовые книжки, бланки книжек и их приложения хранятся на предприятии как документация строгой отчетности, рассматриваемый нормативный акт уделяет особое внимание порядку ведения журналов учета трудовых книжек.
Формы журналов учета установлены приложениями № 2 и № 3 к постановлению Минтруда «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 года № 69.
Журналы можно как купить в специализированных или книжных магазинах, так и изготовить самостоятельно. При этом нужно учитывать требования п.
41 Правил, согласно которым журналы учета должны быть пронумерованы, прошиты, удостоверены подписью руководителя организации, а также опечатаны сургучом или пломбой.
Второй вариант фиксации сшивки журнала учета, который устанавливает постановление Правительства № 225, — сургучная печать. Самый простой способ опечатать книгу подобным образом — обратиться в ближайшее почтовое отделение.
Как правило, сотрудники почты не отказывают в такой просьбе, после чего работодатель получает сургучную печать с названием города и датой опечатывания.
| Скачать форму приказа |
Оформлять журнал учета трудовых книжек, работать с ним и иметь доступ к нему должен ограниченный круг сотрудников.
Как правило, приказом руководителя в организации назначается ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек лицо, а также сотрудник, замещающий его во время отсутствия.
В больших организациях ответственным обычно назначают начальника отдела кадров, в организациях с небольшим штатом его функции может исполнять секретарь или бухгалтер.
Как заполнить книгу учета
О том, как должна составляться книга, показывающая движение трудовых книжек, подробно описывается в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16.04.2003 года.
Всего в книге 13 столбцов. Рассмотрим их заполнение в таблице.
| Столбец книги | Какую информацию нужно внести в графу |
| Столбец 1 | Заполнение книги начинаем с заполнения порядкового номера записи |
| Столбцы со 2 по 4 | Эти столбцы отведены под указание даты, когда работник принят на работу и была оформлена трудовая книжка. Таким образом, в столбце 2 указывается число, в столбце 3 – месяц, а в столбце 4 – год |
| Столбец 5 | Далее заносим информацию о фамилии и инициалах сотрудника |
| Столбец 6 | Здесь необходимо указать серию и номер трудовой книжки. Если вдруг работник принес документ старого образца (выпуска до 1974 года), то в этой графе надо поставить прочерк |
| Столбец 7 | Данный столбец предназначен для записи названия должности работника. Она должна соответствовать той должности, что указана в приказе о приеме на работу. Если по должности предусмотрен разряд или категория, то в этой графе нужно отразить и их |
| Столбец 8 | Указываем название организации, в которую сотрудник принят на работу и отдел или подразделение, в котором он будет работать |
| Столбец 9 | Здесь необходимо вписать номер и дату приказа о приеме на работу |
| Столбец 10 | Когда специалист или кадровый работник принял трудовую книжку от сотрудника, в этой графе он ставит свою подпись |
| Столбец 11 | Случаются ситуации, когда трудовая книжка заводится на предприятии (например, в том случае, если работник впервые оформляется на работу). В этом случае в данной графе надо указать стоимость трудовой книжки, которую сотрудник должен возместить компании. Если работник уже пришел с трудовой книжкой, то в графе ставим прочерк |
| Столбец 12 | В этом столбце ставим дату, когда трудовая книжка была выдана работнику при увольнении. Если книжка не забрана в день увольнения, то в письменной форме такого сотрудника приглашают либо забрать книжку, либо дать согласие на ее отправку почтой. В этом случае в графе указывается дата увольнения или отправления книжки по почте |
| Столбец 13 | В этой графе должен расписаться работник после того, как уволился и получил трудовую книжку на руки |
Как опечатать журнал учета сургучом
Второй вариант фиксации сшивки журнала учета, который устанавливает постановление Правительства № 225, — сургучная печать. Самый простой способ опечатать книгу подобным образом — обратиться в ближайшее почтовое отделение. Как правило, сотрудники почты не отказывают в такой просьбе, после чего работодатель получает сургучную печать с названием города и датой опечатывания. Однако в настоящее время почтовые отделения почти отказались от сургуча, заменяя его иными материалами, тогда как постановлением № 225 никаких других материалов для печати, кроме сургуча, не предусмотрено.
Другой способ, позволяющий использовать для опечатывания сургуч, — заказ индивидуальной металлической или латунной печати и приобретение сургуча в магазине канцтоваров или материалов для делопроизводства. Процесс изготовления печати под сургуч должен сопровождаться изданием двух приказов по организации. Первым приказом утверждается макет будущей печати и назначается ответственный за ее изготовление сотрудник. Когда печать готова, издается второй приказ — о введении в действие сургучной печати, в котором нужно установить место ее хранения, сотрудников, имеющих право пользоваться печатью, порядок использования, а также перечень документов, подлежащих опечатыванию сургучом.
Чтобы книгу учета опечатать сургучом, необходимо:
- Расплавить сургуч. Делается это в жестяной емкости на газовой/электрической плите или спиртовке. Важно сургуч расплавить до жидкого состояния, но не перегреть, так как при перегреве он начинает выгорать и выкипать.
- Расплавленный сургуч вылить или переложить ложкой на подлежащую опечатыванию поверхность.
- Дать сургучу немного остыть до вязкого состояния (чтобы оттиск печати был четким).
- Приложить печать к сургучу, резко с усилием нажать и убрать.
Действия по переходу на ЭТК, обязательные для 2022 года
Особыми для 2022 года в связи с переходом к ЭТК для работодателя становятся следующие действия:
- С его наступлением прекращается оформление новых бумажных трудовых книжек. Для впервые принимаемых на работу лиц этот документ будет существовать только в виде ЭТК (п. 8 ст. 2 Закона 439-ФЗ). При этом останутся востребованными бланки вкладышей в бумажную трудовую книжку для работников, выбравших продолжение ведения этого документа в бумажном варианте.
- В нем в срок до 15.02.2021 (подп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…») должна быть осуществлена подача в единую электронную базу, ведущуюся ПФР, сведений по состоянию на 01.01.2020 о трудовой деятельности тех работников, в отношении которых за весь 2020 год не происходили кадровые события, подлежащие внесению в текущую отчетность о таких событиях.
- С его началом окончательно закрепляются сроки для подачи в ПФР информации о текущих кадровых событиях (подп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ): в отношении фактов начала или прекращения трудовых отношений — не позднее первого рабочего дня после даты такого события; по иным кадровым мероприятиям (включая факт подачи заявления о выборе формы ведения трудовой книжки) — не позднее 15 числа месяца, наступающего после месяца, в котором произошло событие.
Работники, не использовавшие право перехода на ЭТК в 2020 году, могут воспользоваться таким правом в 2022 году и более поздних годах.
Титульный лист книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заполняется работником организации, на которого оформлен приказ о соответствующей ответственности. На законодательном уровне предусмотрена смена ответственного за ведение документационного учета, подразумевающая оформлении изменений посредством приказа, и передачу книги учета новому лицу с использованием внутреннего документа по предприятию акта-передачи. Прежде чем приступить к оформлению первого листа документа следует удостовериться в соответствии законодательным нормам и правилам книги, в которой каждая страница должна иметь свой номер и быть опломбированной.
Утвержденные нормативной документацией правила заполнения и ведения книги учета не допускают совершения ошибок и помарок. При наличии таковых, при ближайшей проверке, на ответственное лицо обязательно выпишут штрафные санкции за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей. Для наглядного представления правил оформления документации, следует скачать образец журнала учета трудовых книжек на сайте.
На титульном листе обязательно должна находиться информация:
- название предприятия, которое должно полностью совпадать с данными, указанными при регистрации компании,
- отраженными в учредительной документации;
- форма и тип собственности организации.
Журнал учета трудовых книг может помочь восстановить трудовой стаж при утере трудовой книжки ее владельцем
При самостоятельном оформлении книги учета предпринимателем в разделе формы собственности необходимо указать аббревиатуру ИП, подразумевающие деятельность индивидуального предпринимателя. При этом, в следующей графе, вместо названия предприятия, следует указать личные данные бизнесмена, совпадающие с регистрационной и с паспортной информацией. Скачать образец бланка книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно здесь.
В документе все графы обязательны для заполнения. В нем необходимо заполнить информацию о работнике:
- индивидуальная информация работника, включающая его личные данные;
- дата начала деятельности работника по выполнению обязанностей, касающихся определенных разделов сферы предприятия;
- информация, фиксирующая данные документа, свидетельствующего о том, что человек в определенный период времени работал в организации;
- профессиональные характеристики работника организации, в соответствии с данными кадрового приказа;
- наименование структурного подразделения предприятия, в котором выполняет свои должностные обязанности работник;
- номера нормативной документации на основании которой было произведено оформление трудовых отношений;
- роспись лица, которое приняло документ.
Сложности в оформлении учетного журнала могут возникнуть по причине отсутствия единой базы законодательства, где прописана информация о правилах работы. Ввиду разрозненности данных, которые следует учитывать ответственному лицу при выполнении должностных обязанностей, лучшей помощью для него станет образец заполнения журнала учета трудовых книжек с примерами, в котором рассмотрены варианты различных случаев, включая некоторые нюансы и особенности.
Книга учета обязательна к оформлению и ведению на каждом предприятии. При ее отсутствии не только будет наблюдаться беспорядок в документации, подтверждающий наличие факта трудовых отношений между компанией и работниками, но и могут быть выписаны достаточно большие штрафы при проверках, выявивших нарушение.