Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прекращаем трудовые отношения в связи со смертью работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Случается, что у умершего сотрудника нет родственников либо они не обращаются на предприятие, возможно, живут далеко, а высылать нотариально заверенную копию документа не имеют желания. Как же получить копию свидетельства о смерти, ведь только на основании этого документа возможно начать процедуру прекращения трудовых отношений?
Документа о смерти нет? Нужно найти
Предприятие имеет право само получить копию этого свидетельства, отправив запрос в тот орган, где могла быть зарегистрирована смерть их сотрудника. Это может быть ЗАГС:
- по месту фактического проживания покойного;
- по месту последней прописки;
- ближайший к месту, где зарегистрирована смерть (например, в больнице) или обнаружено тело;
- в районе захоронения.
Когда встает вопрос о поиске документального обоснования, а точных фактов у работодателя нет, можно отправить запрос во все вероятные органы регистрации.
Какие выплаты положены?
Все средства, которые ранее причитались работнику, организация обязана перевести на счет его родственников (или выдать наличные) в течение 7 суток после получения полного пакета документов. В частности, она должна передать:
- заработную плату;
- всевозможные премии и надбавки;
- компенсацию за отпуска, правом на которые специалист так и не воспользовался;
- соц. пособие на погребение (до 4 тыс. руб., выдается из средств ФСС);
- иные суммы, полагавшиеся трудящемуся по условиям договора.
Если подобное предусмотрено в коллективном/трудовом договоре, работодатель также может оказать денежную помощь родным людям умершего человека. Впрочем, сделать это он вправе и по собственной инициативе. Основанием для перечисления положенных средств служит письменное заявление, дополненное:
- свидетельством о гибели специалиста,
- удостоверением личности человека, претендующего на его деньги;
- документами, которые подтверждают родство.
Суммы, причитающиеся родственникам, проживавшим на одной территории с умершим сотрудником, согласно п. 8 статьи 217 НК РФ, НДФЛ и страховыми взносами не облагаются. Это означает, что они вправе получить все выплаты в полном размере.
После составления приказа об увольнении работника сотрудник отдела кадров должен внести соответствующую запись в его трудовую книжку. Но в этом случае правила заполнения бланка будут несколько отличаться от стандартной процедуры расторжения трудового договора. Рассмотрим этот процесс поподробнее. Итак, чтобы оформить увольнение сотрудника в связи со смертью, нужно руководствоваться следующей инструкцией:
- Поставьте на нужную станицу трудовой печать организации;
- В первую графу впишите порядковый номер записи;
- Во вторую графу поставьте дату увольнения сотрудника;
- В третьей графе укажите причину увольнения;
- В последней графе заполните данные о приказе или распоряжении, на основании которого было расторгнуто соглашение.
Правила заполнения трудовой книжки умершего сотрудника
Обязательно заполнить трудовую книжку, а также личное дело работника, когда трудовые отношения уже расторгнуты. Порядок оформления трудовой книжки следующий:
В первый столбец заносится следующий по порядку номер записи, нумеровка непрерывная.
Во второй колонке прописывается дата окончания действительности трудового договора. Она должна содержать ровно восемь знаков. К примеру, когда дата увольнения — 5 октября 2017 года, записывается цифрами «05.10.2017», слово «года» или сокращенное «г.» не указываются.
В третий столбик вписываются сведения из «шапки» книжки (о приеме, переводе, квалификации и увольнении). Российское законодательство обязывает к тому, чтобы данные, которые вносятся в этот документ, точно соответствовали определениям Трудового кодекса РФ. Для данной ситуации прописана конкретная формулировка. Она и записывается в третий столбец: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
К сведению Не допустимо сокращать аббревиатуры («п.», «ст.», «ч.», «ТК РФ»)
В четвертую колонку вносится информация из приказа организации. Написание даты совпадает со вторым столбцом. Дополнительно вносится номер приказа. Например: «Приказ от 05.10.2017 № 122». Здесь тоже запрещены к использованию сокращенные слова.
Заполнив все разделы трудовой книжки, сотрудник кадровой службы подписывает ее, непременно указав должность и расшифровку подписи, и скрепляет печатью организации.
Образец заполнения трудовой книжки:
|
№ записи |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) |
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
||
|
число |
месяц |
год |
|||
|
12 |
05 |
10 |
2017 |
Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации |
Приказ от 05.10.2017 №122 |
|
Должность работника внесшего запись, его подпись с расшифровкой, печать организации. |
Когда за получением обращается не один человек
Среди желающих получить на руки трудовую книжку умершего лица может быть несколько родственников. В этом случае сотрудникам отдела кадров рекомендуется осуществить выдачу ключевого трудового документа, пособие на погребение и иные выплаты первому человеку, который обратился с соответствующим намерением.
В случае, если после передачи корректно оформленной трудовой книжки одному из родственников за ее получением обратились иные лица, подтвердившие свою личность и степень родства с погибшим сотрудником, каждому родственнику, обратившемуся после этого, будет выдана справка, содержащая информацию о том, когда, кому и по какой причине была выдана трудовая книжка.
Вместе с тем иногда случаются ситуации, когда ни один из родственников не появился, чтобы забрать трудовую книжку умершего, в силу определенных причин (находится в другой стране, не знал о смерти своего близкого, не заинтересован в получении этого документа). При подобном исходе событий трудовая книжка умершего лица должна храниться у работодателя до ее востребования. При этом срок хранения не должен быть менее 50 лет.
Как оформляется приказ о завершении трудового контракта
Документ, удостоверяющий кончину работника, будь то свидетельство о смерти, или Постановление суда, рекомендуется предоставлять в отдел кадров в двух видах: оригинал для ознакомления, и копия, которая необходима для хранения в архиве, в личном деле умершего сотрудника. Оригинал после ознакомления возвращается человеку, который принес данный документ.
Получив такой документ от близких родственников, руководитель предприятия издает приказ о прекращении трудового соглашения по причине смерти. Приказ оформляется по стандартной форме Т-8, утвержденной Госкомитетом статистики.
Много разногласий и вопросов возникает по поводу того, от какого числа должен быть оформлен приказ, и каким числом датируется прекращение трудового договора между умершим работником и предприятием.
Важно знать, что приказ датируется тем днем, когда работодателем был получен документ, подтверждающий факт смерти сотрудника. А датой окончания трудового соглашения по причине смерти указывается фактический день смерти, отмеченный в соответствующем документе.
Работодатель не может уволить сотрудника только на том основании, что сотрудник не выходит на работу, а обязан выяснить причины данного отсутствия и подтвердить документально, если работник отсутствует на рабочем месте по неуважительным причинам. В противном случае такое увольнение может быть обжаловано в суде. А до тех пор, пока причины отсутствия работника не выяснены, за ним сберегается рабочее место.
Процедура увольнения в связи со смертью
Оформить увольнение по данному основанию можно, если факт смерти документально подтверждается. Данное событие выступает актом гражданского состояния, а потому требует обязательной регистрационной процедуры в государственном порядке. По факту завершения данного процесса формируется свидетельство о смерти, которое используется в качестве документа-основания для увольнительной процедуры.
Форма данного свидетельства типовая и утверждена Минюстом России с помощью приказа №142 от 25.06.14.
Регистрацию смерти можно провести на основании одного из следующих документов:
- Бумага из медучреждения, подтверждающая смерть человека;
- Судебное решение, признающее гражданина умершим и вступившее в силу.
Признание умершим наступает, если о гражданине, исчезнувшем при жизненно опасных обстоятельствах, нет никаких известий в течение полугода. Также гражданин будет признан умершим, если он пропал при обычных обстоятельствах, и о нем нет сведений в течение 5-ти лет. Признать умершим может только суд.
Если работник не выходит на работу, у него нет заинтересованных родственников, которые желают его найти, то подать запрос в суд может работодатель по месту своего нахождения. Конечно, работодателю не обязательно ждать 5 лет, чтобы уволить работника по причине признания его умершим. Компания может воспользоваться своим правом прекратить действие договора с сотрудником по причине признания его безвестно отсутствующим.
Запись в трудовой книжке при смерти работника
Когда издан приказ, работники кадрового отдела обязаны произвести дальнейшую процедуру увольнения с оформлением записи в трудовой и внесением информации в личную карточку.
Если сотрудник умер, его документы и заработанные средства получат его близкие, вернее, первый из обратившихся. В графе со сведениями о приеме/переводе/ увольнении представитель отдела кадров вносит запись о прекращении договора по случаю смерти сотрудника, с ссылкой в качестве законного основания на п.6 ч.1 ст. 83 ТК.
Все кадровые записи должны быть датированы днем издания приказа, а к выдаче готовят все бумаги, хранившиеся в кадровой службе. По завершении подготовки бумаг с учетом кончины сотрудника, руководитель или уполномоченное лицо готовит документы к выдаче родным. Основанием для передачи личных бумаг станет письменное заявление кого-либо из числа ближайших родственников, кто первым появится на месте работы умершего (п.37 Правил из ПП РФ №225 от 16 апреля 2003 года.
Иногда родственники медлят обращаться к работодателю, и получать личные бумаги умершего работника некому. В таких случаях, вопрос с выдачей документов решается по личному запросу, с предоставлением расписки в получении и подтверждением родства. Дело в том, что работодатель обязан хранить такие документы в течение 75-летнего периода.
Какой датой оформляется приказ
Чтобы было осуществлено увольнение в связи со смертью работника, в обязательном порядке должно иметься документальное подтверждение факта кончины. Бумага оформляется и предоставляется уполномоченным государственным органом. Получив известие со слов других граждан, не стоит незамедлительно оформлять приказ. В обязательном порядке нужно запросить свидетельство о смерти. На его основании в последующем издается приказ. Если процесс увольнения в связи со смертью работника был выполнен без документа, это будет считаться нарушением.
Датой увольнения считается дата кончины сотрудника. Издавать приказ нужно в момент получения подтверждающего свидетельства на руки. Если событие выпало на праздничный или выходной день, это не отменяет потребности в издании приказа. Если поставить сроком увольнения момент предоставления свидетельства, выходит, что сотрудник продолжал осуществлять трудовую деятельность после смерти.
Аналогичный порядок увольнения выполняется в ситуации, если человека признали умершим. Подобное решение принимается в судебном порядке в отношении безвременно отсутствующего гражданина и исчезнувших людей в условиях, угрожающих их жизни.
Возврат трудовой книжки и выплаты родным умершего, правильное оформление
При обычном увольнении трудовая книжка возвращается бывшему сотруднику. При условии, что рабочий скончался, книжка отдается близким родственникам. Но, однако, российские законы размыто определяют понятие «родственники». В законодательстве фигурирует дополнительное обозначение — «члены семьи». Конкретно кто считается членом семьи в Трудовом кодексе не прописано. А Семейный же кодекс гласит, что членами семьи являются супруги, дети, родители. Если человек не состоял в официальном браке, то у него нет прав претендовать на выдачу документов.
Для того, чтобы затребовать трудовую книжку рабочего, близким необходимо предоставить в организацию перечень:
- копия паспорта умершего (если такая сохранилась);
- письменное заявление на получение книжки;
- гражданский паспорт получателя;
- бумаги, подтверждающие родство.
Трудовая книжка выдается строго под расписку. Копиям предъявленных документов следует находиться в организации (в папке с личными делами), дабы избежать возможных спорных ситуаций в будущем. Завершающий процедуру момент — регистрация в журнале учета и движения трудовых книжек, где близкий или родственник должны расписаться в получении на руки.
Выдача трудовой книжки
После регистрации увольнения по смерти сотрудника при помощи записи в трудовой перед сотрудниками отдела кадров и руководством организации встает следующая проблема: надо ли хранить трудовую книжку бывшего работника? Трудовую книжку всегда держит при себе работодатель, а после смерти работника и оформления увольнения родственникам позволяется ее забрать.
Если на трудовую книжку претендует сразу несколько родных, то работодатель в лице официальных представителей обязан, сверив личности родственников, которые доказывают родство, выяснить ее степень. И на основании этих фактов организация обязана выдать, а при отсутствии возможности – послать почтой этот документ родственникам работника.
Для того, чтобы не возникло неприятных эксцессов, работодатель вправе попросить оформить передачу этого документа официально. Это значит, что получатель обязан написать на имя директора заявление, где должна быть изложена просьба о выдаче трудовой книжки после увольнения по смерти родственника (с указанием степени родства). Первоочередное право на этот документ имеют супруги и дети умершего. При получении документа родственник бывшего работника должен подписать расписку в том, что действительно получил документ.
Как правильно уволить сотрудника в связи со смертью и грамотно оформить все его документы? Должны ли родственники расписываться вместо бывшего работника? Подпись родственника не должна ставиться нигде, кроме заявления и расписки: ни в приказе, ни в трудовой книжке, ни в его личной карточке. Выдача постороннему лицу возможна только в случае оформленной по всем правилам доверенности. После увольнения по причине смерти работодатель не может отказать родственникам в выдаче трудовой книжки и не имеет на это прав. Если ни один из родственников не претендует на документы, то работодатель должен сохранить трудовую книжку в течение 75 лет. После приказа об увольнении в связи со смертью и проведенных операций с трудовой книжкой сотрудник отдела кадров должен сделать запись в личной карточке аналогично записи из в трудовой.
Выдача документов родственникам
Трудовая книжка выдается родным умершего по их письменному запросу под расписку. Ее можно отправить ценным письмом с описью вложения, если родственники не могут или не хотят подойти за документом лично (п. 37 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках»). Также ее может получить третье лицо по доверенности.
Родственники, которым может быть выдана трудовая книжка:
- супруги, с которыми брак зарегистрирован официально;
- родители и усыновители;
- дети (в том числе приемные);
- братья и сестры.
Теоретически получить трудовую книжку могут и более дальние родственники. Главная сложность заключается в подтверждении факта родства, без которого документ выдать нельзя.
Расписываться в трудовой книжке покойного родным не надо. Потребуется поставить подпись только в журнале учета о том, что они ее получили. Желательно при получении документа внимательно его изучить и сверить все записи, поскольку трудовая книжка в дальнейшем может понадобиться для получения компенсаций или иных выплат.
Если родственники умершего не подошли за трудовой книжкой сами, им направляют уведомление, что ее нужно забрать у работодателя. Обязательно сообщают, что по запросу ее могут отправить по почте на указанный адрес. Если родственникам трудовая книжка не нужна или покойный был одинок, то документ хранится в организации минимум 50 лет, а в случае ликвидации компании – передается в архив. По истечение этого срока книжку можно уничтожить в установленном порядке.
Если родственникам покойного потребовались другие документы (медицинская книжка, копии кадровых приказов, справка о заработной плате и удержаниях), их также необходимо выдать в течение трех дней после запроса.
О выдаче всех документов желательно взять расписку, заполненную в свободной форме. В ней указывают:
- ФИО и паспортные данные родственника;
- номер и серию свидетельства о смерти;
- перечень полученных документов;
- в конце ставят текущую дату и подпись.
Компенсационные выплаты
Когда на предприятии осуществляется прекращение договора с работником по причине его смерти, то его заработанные суммы не пропадают. Всю заработанную, но не выданную на руки зарплату необходимо передать его близким родственникам. Ими признаются супруг (супруга), дети, родители.
ТК РФ устанавливает, что выплата оставшейся зарплаты производится в течение одной недели с момента обращения близких умершего. Если руководители фирмы не уложатся в отведенное время, то они должны будут произвести выплату компенсации за задержку, которая рассчитывается в размере 1/150 действующей ставки ЦБ РФ, из расчета за каждый день опоздания.
Вам будет интересно:
Увольнение директора ООО по собственному желанию: особенности, пошаговая инструкция по оформлению
Когда же со смерти работника прошло четыре месяца, а близкие так и не подали заявки на его зарплату, то она переходит в состав его наследства согласно положениям гражданского права.
Полагающиеся родным и близким выплаты, помимо остатков его зарплаты, включают также компенсацию за неиспользованные периоды отпуска, пособия в связи с временной нетрудоспособностью, материальной помощи (если она выплачивается согласно внутренним актам), а также сумму социального пособия на погребение, финансирование которой происходит за счет ФСС, но через работодателя.
Внимание! Размер пособия на погребение, начиная с 01 февраля 2018 года, установлен в сумме 5 701,31 рублей. Кроме этого, учитывая региональные возможности бюджета, субъекты имеют право осуществлять за счет собственных средств увеличение подобных выплат.
Когда у предприятия есть финансовая возможность, на основании распоряжения руководителя или в случаях, установленных Коллективным договором или Положением по оплате труда, помощь может оказываться администрацией компании.
Документальное оформление Процедуры увольнения умершего работника
Поводом для увольнения работника предприятия является заявление.
Поскольку умерший сотрудник компании естественно никак не сможет его написать, то руководитель организации должен издать приказ об увольнения работника фирмы без наличия такового заявления.
Основанием для прекращения трудовых отношений в таком случае является свидетельство о смерти работника из ЗАГСа.
Порядок увольнения умершего сотрудника довольно простой и заключается в выполнении следующих действий:
1. На основании свидетельства о смерти из ЗАГСа руководителем издается приказ об увольнении. К этому приказу прикладывают копию свидетельства о смерти из ЗАГСа.
2. Приказ об увольнении регистрируют в Журнале регистрации приказов.
3. Далее заполняется личная карточка умершего работника и делается запись в трудовую книжку, после чего она выдается родственникам.
4. В Журнале учета движения трудовых книжек делается соответствующая запись, где лицо, получившее документ ставит подпись.
5. Бухгалтерия начисляет и производит необходимые выплаты.
Очень важно знать. каким число увольнять умершего работника.
В законодательстве четко прописано, что последним рабочим днем является день, предшествующий дню смерти.
То есть, если работник умер 6 марта, тогда последний рабочий день будет считаться 5 марта. А дата увольнения будет являться день 6 марта.
Приказ же составляется в тот день, когда родственники погибшего предъявили официальный документ, подтверждающий смерть сотрудника.
При этом дата смерти работника предприятия и дата приказа об увольнении, как правило, чаще всего не совпадают.
Нужно ли заполнять трудовую?
Трудовая книжка необходима каждому человеку, так как без нее оформление официального трудоустройства невозможно. В данном документе отражается вся трудовая деятельность человека. В случае смерти владельца, трудовая теряет свою значимость, но заполнить ее руководитель обязан, так как это позволяет официально прекратить действие договора трудоустройства. Кроме этого, книжка может быть необходима родственникам умершего для получения денежных выплат, обязательных для предоставления при расторжении трудового соглашения.
Если работодатель своевременно не предоставить родственникам погибшего трудовую, то он может быть привлечен к ответственности. Сделать этого необходимо в день оформления всех документов или при письменном обращении членов семьи.
Процедура расторжения договора трудоустройства и внесение записи в документ осуществляется с учетом всех требований, предъявляемых на законодательном уровне.
Внесение записей в трудовую должно осуществляться только сотрудником отдела кадров. Если в организации или у ИП он отсутствует, то оформлением документа занимается сам руководитель.
На законодательном уровне к заполнению трудовой предъявляют жесткие требования, несоблюдение которых может привести к применению штрафных санкций. Основные правила заполнения трудовой:
- внесение записей и отметок должно осуществляться только ручной с чернилами черного, синего или фиолетового оттенка;
- каждой записи должен быть присвоен свой номер, в соответствии с порядком. Он прописывается с помощью арабских цифр;
- рядом с каждой отметкой ставится дата, когда она была внесена, с обязательным указанием дня, месяца, года – в формате хх.хх.хххх, например, 05.06.2018;
- после любой записи о трудоустройстве должна быть информация о разрыве трудового контракта.
Увольнение в связи со смертью работника: пошаговая инструкция на 2021 год
Основанием для начала делопроизводства могут быть 2 документа:
- справка о смерти;
- свидетельство о смерти.
Предоставить документ могут родственники умершего сотрудника. В тот же день необходимо сделать запись о получении в Журнале учета входящих документов, который ведется в обязательном порядке в каждом отделе кадров.
Выпустить приказ об увольнении можно сразу при получении документа.
Датой оформления приказа будет текущая, а датой увольнения – день смерти сотрудника из свидетельства, поскольку именно в этот день трудовые отношения фактически будут прекращены.
Несмотря на то что законодательство запрещает задним числом издавать документы, в этой ситуации нарушения не будет.
Если сотрудник умер в выходной или праздничный день, законодатель предписывает расторгнуть трудовые отношения несмотря на это обстоятельство.
Информационная часть приказа по аналогии должна содержать личные данные сотрудника: его фамилию, имя, отчество, наименование должности и подразделения, в котором он работает, в четком соответствии со штатным расписанием организации.
Основание прекращения трудовых отношений в приказе будет звучать как: «смерть сотрудника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
В графе «Документ» необходимо указать наименование и реквизиты полученного: «свидетельство о смерти Петрова А.Ю. от 15 января 2018 года Серия I-ФО номер 289456». Приказ заверяет руководитель организации. Печать на документах по личному составу не нужна.
Дата внесения записи об увольнении в трудовую книжку будет совпадать с датой смерти, то есть с датой прекращения трудового договора.
В графе «наименование документа, на основании которого сделана запись» указывают номер и дату приказа об увольнении.
Формулировка записи «сведения об увольнении» будет такой: «Трудовой договор расторгнут в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации». Графа «с записью ознакомлен» останется пустой.
Пример записи в трудовой при увольнении в связи со смертью:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| Число | Месяц | Год | |||
| 2. | 10 | 08 | 2017 | Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 15.08.2017 № 60-П |
| С записью ознакомлен: | |||||
| Менеджер по персоналу: Иванова Н.А. (подпись сотрудника отдела персонала и печать организации) |
Относительно печати предприятия в трудовой книжке важно сделать замечание о том, что начиная с 2017 года, ее наличие не является обязательным атрибутом для любой формы организации. Поэтому ее отсутствие не будет нарушать легитимность записей в трудовой книжке. Обязательным условием при этом будет установить эту норму в локальном нормативном акте.
Закрыть личную карточку требуется в каждом случае увольнения. На 4 странице специалист отдела персонала вписывает дату прекращения трудовых отношений с формулировкой основания из приказа.
Вместо подписи работника в ознакомлении сотрудник отдела кадров делает запись по аналогии с приказом об увольнении.