Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация семейных документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Из материалов на сайте налоговой службы: в ходе выездной проверки организация не представила контролерам требуемые документы. Определить действительный размер доходов и расходов налоговики не смогли и воспользовались расчетным методом.
Опыт одного коллекционера
Немецкий коллекционер и эксперт в области хранения исторически значимых документов делится своим опытом:
У меня есть пара старинных газет, имеющих историческую ценность, и некоторым из них уже свыше 250 лет. Я храню их между страницами большого альбома в горизонтальном положении
Важно не класть в самый низ, где их может сильно придавить. Время от времени я проверяю, не появились ли на газетах признаки состаривания
До сих пор на них не было замечено никаких следов времени. Я перелистываю газеты, проверяю, сохранили ли страницы легкость, и смотрю, не склеились ли страницы. Важно оберегать газеты от влажности и следить за появлением пожухлого запаха. У меня еще не возникло ни одного прецедента, поэтому я могу сделать вывод, что мой метод хранения старинных бумаг работает.
Все нужные документы объединяем в разные стопки по смыслу. Можно продумать систему сортировки по категориям заранее. Мы предложим вам классификации документов, который кажется нам наиболее удобным:
- личные: паспорт, пенсионное свидетельство, ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты и иные удостоверения личности);
- семейные: свидетельство о браке, рождении;
- рабочие: трудовая книжка, резюме, трудовой договор;
- медицинские: полис ОМС, полис ДМС, пенсионное, справки;
- на движимое и недвижимое имущество: на квартиру, автомобиль, акт купли-продажи, договор об аренде;
- финансовые: счета на оплату, выписки по картам, реквизиты;
- договоры с организациями: школой танцев, кружками для детей;
- то, что остается после покупки товаров: инструкции, гарантийные талоны и чеки;
- памятные вещи: письма, записи, открытки, просроченные заграничные паспорта с визами и напоминаниями о путешествиях
В рамках одной категории можно выделить несколько подкатегорий. Например, вы можете складывать личные документы каждого члена семьи отдельно: жены, мужа, дочки, сына. Тогда даже ребенок самостоятельно сможет найти свой паспорт или полис.
Также можно упорядочить все по срокам истечения давности. Например, справка о несудимости, которую требуют на многих местах работы, и флюорография действительны только в течение года.
Опыт одного коллекционера
Немецкий коллекционер и эксперт в области хранения исторически значимых документов делится своим опытом:
У меня есть пара старинных газет, имеющих историческую ценность, и некоторым из них уже свыше 250 лет. Я храню их между страницами большого альбома в горизонтальном положении
Важно не класть в самый низ, где их может сильно придавить. Время от времени я проверяю, не появились ли на газетах признаки состаривания
До сих пор на них не было замечено никаких следов времени. Я перелистываю газеты, проверяю, сохранили ли страницы легкость, и смотрю, не склеились ли страницы. Важно оберегать газеты от влажности и следить за появлением пожухлого запаха. У меня еще не возникло ни одного прецедента, поэтому я могу сделать вывод, что мой метод хранения старинных бумаг работает.
Как организовать хранение документов дома
Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба. Вместимость, внешний вид приспособлений зависит от типа и количества носителей информации. Чтобы организовать хранение документов, нужно накопленный архив:
- перебрать;
- выкинуть неактуальное;
- рассортировать остатки.
Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.
Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.
Легко можно избавиться от:
- чеков из магазинов, по истечению срока возврата покупки;
- уведомлений из налоговой инспекции, о приближении срока предоставления отчетов;
- квитанции со сроком давности свыше 3 лет;
- устаревших гарантийных талонов, инструкций.
Сейф, свечи и фаршированные перцы — тайники, которые сложнее найти
Главный принцип с тайниками в квартире — выбирать неочевидные места и усложнять процесс поиска. Чем больше мест преступникам придется проверить и чем больше времени он потратит, тем лучше.
Сейф внутри стены. Такой сейф будет сложно вынести или взломать без шума. Придется долбить бетонную стену, а это — шум, на который могут отреагировать соседи. Особенно если они знают, что хозяев квартиры нет дома.
А переносной сейф, наоборот, легкая добыча. Его просто унести с собой и при этом сразу понятно, что в нём есть ценности.
Бытовая химия. Банки от жидкости для мытья посуды, коробочки от тампонов, упаковки с порошком и подобное. Например, в коробке от тампонов можно спрятать украшения, а чтобы усложнить задачу — ставим несколько одинаковых по весу и виду коробок в ряд в ванной комнате.
В банку от жидкости для мытья посуды поместятся наличные или скрученные документы. Правила такие же: ряд подобных банок под раковиной на кухне, первый ряд с пустыми банками, во втором ряду в одной из банок — тайник. Чтобы банки не выдал вес, в пустые можно долить немного воды.
Нужно открутить крышку и внутрь пустой банки от жидкости для мытья посуды и положить внутрь деньги в пакетикеА потом поставить банку на раковину так, как будто она полная и используется каждый день
Вот еще несколько идей:
- бруски с мылом, полые внутри;
- прокладки или памперсы в одноразовой упаковке с тайником внутри самого изделия;
- баночки из-под кремов.
Чем больше похожих на тайник предметов, тем сложнее будет проверить каждый из них. Может, мы и не защитим ценности от вора, но ему хотя бы придется стараться.
«Как правильно разложить и хранить важные документы дома, чтобы не пылились и не помялись?» – Яндекс.Знатоки
В организации хранения важных домашних документов есть два вопроса: как их сортировать и, собственно, как хранить.
Сортировка необходима для поддержания порядка в бумагах и быстрого поиска нужных документов. Стандартные категории для сортировки документов, хранящихся дома:
- личные документы членов семьи: паспорта, свидетельства, завещания и обязательно их копии! Желательно продублировать вторые экземпляры копий в отдельную папку. По каждому члену семьи заводится отдельная папка.
- Отдельно можно завести папки с документами об образовании. С течением времени их накапливается достаточно у каждого человека.
- Работа: трудовые контракты, важные договоры, трудовые книжки с копиями.
- Недвижимость и транспорт: документы на квартиру, дачу, гараж, авто и т.п.,
- Взаимоотношения с коммунальными службами и провайдерами: договоры обслуживания, оплаченные квитанции, договоры аренды оборудования.
- Медицина: страховки, договоры и счета на медицинское обслуживание, полисы с копиями, выписки и результаты обследований.
- Банковские документы
- Документы, отражающие взаимоотношения с госсулужбами: декларации, решения и т.п.
- Бытовая техника и мебель: инструкции, чеки, гарантийные талоны.
- Прочие.
Хранение
1. Документы по каждой подкатегории, например личные документы одного из членов семьи, документы на дачу и т.п. помещают в отдельные прозрачные файлы.
2. Набор файлов по каждой укрупненной категории помещают во вместительные папки:
- пластиковые скоросшиватели
- папки на кольцах,
- глухие папки на завязках и липучках,
- папки-конверты,
- кармашки зип-лок,
- папки-коробки,
- портфели для документов.
3. Папки маркируют и складывают в ящик или на полку в шкаф.
Удобно поместить все документы в однотипные папки с выступающими маркерами и организовать картотеку в ящике.
Часть активно используемых папок можно поставить в вертикальный пластиковый органайзер для бумаг вблизи письменного стола.
Не смешивайте важные документы с ненужными бумагами
Многие хранят на память билеты на концерт, меню на собственную свадьбу, пригласительные, письма, распечатки расходов по кредитке за прошлый год. Но среди этого бумажного барахла бывает сложно найти действительно важный документ. Поэтому возьмите за правило – ненужные бумаги, которые рука не поднимается выбросить, хранить отдельно.
Д
окументы есть в каждом доме
, и их скапливается немало. Квитанции, гарантийные талоны, инструкции, документы на недвижимость, авто, медицинские карточки, паспорта, свидетельства, дипломы…. Как показывает практика
места они занимают довольно много, а требуются обычно не очень часто, но почти всегда внезапно и срочно.
Вот поэтому они должны быть упорядочены и структурированы, а еще…их количество можно свести к минимуму. Сегодня об этом).
Используем цифровые технологии
Инструкции к лекарствам, приборам и оргтехнике занимают много места. Гораздо проще хранить их в электронном виде. Для этого нужно найти те же сведения в интернете и сверить их с имеющимися на материальном источнике, что убедиться в идентичности. Можно просто сфотографировать инструкции и сохранить их в папке на компьютере. Только выделить последнюю нужно так, чтобы точно ненароком не удалить. Еще одну копию получившихся файлов лучше записать на внешний носитель, например карту памяти, или отправить в облачное хранилище.
На всякий случай можно отсканировать и остальные документы. Но тогда стоит озаботиться безопасностью электронной системы от возможной хакерской атаки. Никому не понравится утечка личных данных в интернет.
Кстати, использование компьютера или мобильного телефона удобно для отслеживания сроков действия бумаг. Достаточно просто ввести нужные даты в «календарь», чтобы электронное устройство оповестило об окончании периода актуальности конкретной корочки. Затем останется лишь избавиться от ненужной бумаги.
Пожалуй, главное правило хранения документов дома звучит просто: тщательность и регулярность работы с домашними бумагами – залог того, что нужный документ не потеряется в самый важный момент.
Не все документы стоит хранить. Но существует много бумаг, которые каждый из нас должен иметь при себе. Держать их нужно в безопасных и укромных, но достаточно легкодоступных местах. Можно сделать электронные и обычные копии документов – вероятно, они пригодятся. В любом случае аккуратное хранение и тщательная сортировка бумаг помогут сохранить их в целости.
С помощью интернета мы можем решать множество проблем: записаться на прием к врачу, оплатить штраф, отправить документы в госучреждение. Но вместе с тем, бумажные документы — это важная и необходимая часть жизни. Начиная с рождения, каждый человек обрастает «бумажками», подтверждающими его личность и права. Поэтому вопрос — как хранить документы дома, всегда будет актуален.
Какие документы бывают у каждого из нас?
Семья
: паспорта, свидетельства, завещания.
Недвижимость и транспорт
: документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину.
Налоговые декларации и бумаги
Для того чтобы было просто отслеживать сроки хранения определенных документов, в том числе деклараций, в интернете можно найти таблицу с необходимыми данными. Она поможет каждому бухгалтеру не запутаться и не пропустить сроки. В противном случае может наступить налоговая ответственность с наложением штрафов крупных размеров. Кроме того, НК РФ регламентирует, что налоговые декларации допускается сдавать в электронном формате.
Как подшивать документы, смотрите на видео:
Порядок хранения документов в организации отличается своими особенностями и сроками, поэтому каждому уполномоченному сотруднику или учредителю предприятия следует знать все нюансы и принципы построения работы. В статье каждый смог увидеть не только нормативное регулирование вопроса, но и особенности хранения, сроки в отдельных случаях, порядок действий при ликвидации организации и многое другое. Не стоит забывать, что законодатель сформировал общие принципы, однако сами организации на локальном уровне устанавливают свои требования.
Напишите свой вопрос в форму ниже
Один из самых доступных способов хранения домашних архивов одновременно является самым ненадежным. Да, вы легко купите несколько дисков и организуете коллекцию, но ничего не сделаете с данными, если носитель перестанет читаться. Производители обещают нам до 100 лет службы DVD и Blu-ray дисков, но в реальности эта цифра не превышает 4-5 лет. Проблемы со считыванием возникают из-за естественного износа, после появления на рабочей поверхности царапин и потертостей, из-за несоблюдения температурного режима хранения.
Главное, что подкупает пользователей в таком способе хранения, это объем. У обычного DVD-диска он составляет 4,7 ГБ, у двустороннего – 8,5 ГБ. Самые «приятные» параметры у Blu-ray – на них можно записать фото и видео суммарным объемом 25 или 50 ГБ в зависимости от количества рабочих сторон (одна и две соответственно). Правда, для записи дисков Blu-ray потребуются не обычные приводы, которые установлены в каждом втором ноутбуке и ПК, а особые – дорогие и не такие популярные.
Стоит ли использовать подобные диски для домашних архивов? Да, но с несколькими условиями: вы будете бережно к ним относиться, не оставлять на холоде и под прямыми солнечными лучами, а также возьмете за правило каждые 2-3 переписывать данные на новые носители. Старые можно некоторое время использовать как резервные.
Где хранить документы?
- Для хранения документов лучше выделить какую-нибудь отдельную полку в шкафу или стеллаже. Желательно, чтобы они находились там, где будет удобный доступ к ним. Например, в прихожей – вы сможете перед выходом взять нужный документ, а вернувшись домой, сразу вернуть его на место.
- Заведите в прихожей отдельную корзину “Входящие”.
Все бумаги, которые вы принесли домой, можно положить туда – это могут быть чеки, бумажки, скидочные купоны и т.д., однако периодически её нужно очищать.
Порядок в документах дома будет тогда, когда вы научитесь отсортировывать ненужные бумаги до того, как они попадут на полку с документами. - Хранить документы нужно в недоступном для маленьких детей месте.
Как и в чем хранить документы дома
Ценные документы прячут от посторонних глаз. Рабочие бумаги находятся на виду. Следует держать вдали от детей. Необходимо спрятать от домашних животных. Грамотное хранение должно решать перечисленные задачи.
Пошаговая инструкция:
- Выбрасываем старые, лишни инструкции, квитанции, чековые книжки, ненужные гарантии.
- Проводим сортировку. Раскладываем отдельно бумаги: недвижимость, паспорта, медицинские полюса, договора, ксерокопии. Либо делим на пакеты по членам семьи.
- Выбираем систему хранения. Ниже предоставим актуальные способы.
- Раскладываем по местам.
- Поддерживаем порядок — возвращаем в определенные места.
Что делать, если вы потеряли документы на квартиру
Однако даже полученные по старым правилам бумаги не исчезают бесследно — информацию о них можно найти в архиве нотариуса, который вел дела. Кроме того, может помочь справка из БТИ, в которой указан владелец недвижимости. Больше всего сложностей, по мнению специалистов, возникает при восстановлении договор купли-продажи, которые были заключены во время переходного периода, с 1996 по 1998 год (нотариальная регистрация была отменена, а вышеупомянутый закон еще не вступил в силу). Чтобы заново получить утраченные бумаги, придется брать копию у другой стороны сделки. Также бывает непросто найти старые документы, подтверждающие родство. Больше всего проблем возникает при поиске свидетельств о рождении, выданных еще во времена СССР, особенно если нужная территория теперь принадлежит другому государству.
СОСТАВЛЯЕМ ВНУТРЕННЮЮ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ
Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:
1) проводится ежегодная экспертиза ценности;
2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;
3) оставшиеся дела вносятся в описи и отправляются на хранение.
Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив организации, приведена в приложении № 24 к Правилам 2015 (Пример 3). Заполняется эта опись в структурном подразделении.
Правила составления описи. Графы описи понятны интуитивно, комментировать здесь нечего. Рассмотрим «организационные моменты» составления этой описи:
- описи составляются отдельно на электронные дела постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
- в описи электронных дел постоянного хранения опускается графа «Срок хранения»;
- описи составляются в двух экземплярах (один останется в архиве, другой, с подписью принявшего документы архивариуса, вернется в подразделение);
- номер фонда можно не указывать и вообще исключить эту графу, если в организации сформирован только один архивный фонд (эту информацию подразделению дает архивариус или ответственный за хранение документов секретарь);
- в заголовке описи указывается год, за который сдаются документы;
- наименование структурного подразделения выносится в наименование раздела описи;
- наименование раздела, индексы, заголовки, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел;
- опись согласуется с начальником отдела делопроизводства (канцелярии, службы ДОУ и т.д.), с экспертной комиссией структурного подразделения (если она есть) и подписывается руководителем структурного подразделения;
- вторая часть описи (передал-принял) заполняется при приеме-передаче документов в архив;
- порядковый номер описи присваивается в архиве.
На наш взгляд, опись целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.
Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам 2015 описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи – это внутренняя опись каждого электронного дела (Пример 4).
В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись (при необходимости ее составления) вшивается в том, при передаче электронных дел:
- приложение обязательно составляется на каждое электронное дело;
- не вкладывается в носитель и не записывается на него, а оформляется в бумажном виде как приложение к описи электронных дел и документов, передаваемой в архив.
Как хранить документы, где хранить документы?
Документы всегда сопровождают человека, начиная с рождения человек получает свидетельство о рождении, в котором указаны кто его родители, пол, имя, гражданство. Далее ребёнок наблюдается в поликлинике и заводят карту с информацией о здоровье, плановых прививках.
Для того, чтобы пользоваться медицинскими услугами в России бесплатно, необходим полис обязательного медицинского страхования (сокращённо ОМС).
С 14 лет в России уже выдают паспорт. Для того, кто водит автомобиль, необходимы документы на вождение автомобиля. При трудоустройстве на работу, нужно иметь ИНН, страховое свидетельство, куда работодатель будет отчислять пенсионные начисления, необходимо иметь резюме.
Человек платит за квартиру, машину, оплачивает различные услуги, печатает фотографии всё это документы, которые необходимо как-то хранить в квартире.
Все люди разные и всем по-разному удобно хранить документы. В нашей статье рассмотрим всевозможные варианты хранения документов. План наведения домашнего порядка по систематизации документов.