Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ об утверждении форм регистрационных журналов и книг учета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Норм об обязательном ведении этих книг в трудовом законодательстве нет. Как гласит ч. 1 ст. 8 ТК РФ, работодатели принимают локальные нормативные акты в пределах своей компетенции. То есть самостоятельно решают, насколько необходим для них процесс учета деловой переписки. В п. 5.18 приказа от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» предусмотрена регистрация всех важных поступающих в организацию бумаг. На практике это обязательный атрибут системы делопроизводства любой компании. Строгий учет бумаг позволит избежать многих проблем в дальнейшем.
Как регистрировать инструкции
Для того чтобы зарегистрировать ДИ, ей должен быть присвоен регистрационный номер. И сделать это необходимо до момента внесения информации в журнал.
Порядок присвоения номера, а также требования к формированию индекса документа, как правило, определены в регламентах и положениях
организации по документообороту.
Например, индекс конкретной должностной инструкции может иметь следующий вид: 23/ДИ-ОМ, где 23 – порядковый номер инструкции, ДИ – сокращенное название вида документа, ОМ- отдела маркетинга. У каждого предприятия индекс будет иметь свой уникальный вариант.
Регистрация инструкции должна быть проведена в день ее утверждения или подписания документа о ее введении в работу.
Вся информация вносится в соответствии с графами регистрирующей таблицы.
Записи ведутся в хронологическом порядке.
За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.
В 2021 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ. В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.
Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.
Технология делопроизводства, или Как распределим обязанности между «центром» и «ответственными»
Делопроизводство представляет собой технологию, в которой последовательно выполняются взаимосвязанные операции. Делопроизводство и анализируется, и регламентируется пооперационно, особенно при смешанной, самой распространенной форме его организации. Для установления ответственности за ведение делопроизводства необходимо проанализировать и закрепить в соответствующих локальных нормативных актах (как минимум в инструкции по делопроизводству) какие операции (действия) и с какой категорией / видами документов / документопотоками выполняются «центральной» службой делопроизводства, а какие операции и действия могут выполнять ответственные за делопроизводство, на которых, по существу, возлагается не ответственность в понимании действующего законодательства, а только функция ведения делопроизводства – выполнение отдельных операций с документами при методическом или непосредственном линейно-функциональном руководстве со стороны «центральной» службы делопроизводства.
Покажем возможный вариант распределения обязанностей по ведению делопроизводства при смешанной форме. Из Примера 5 видно, что за «центральной» службой делопроизводства, которая непосредственно взаимодействует с первым руководителем организации, должно быть закреплено решение организационных вопросов, разработка локальных нормативных актов по делопроизводству, методическое руководство их применением, а также вопросы бюджетирования расходов на прием, доставку и передачу документов. Ответственные за делопроизводство могут находиться в непосредственном административном подчинении у руководителей подразделений, в том числе и территориально-обособленных, но ведение делопроизводства они должны реализовывать строго под методическим руководством «центральной» службы делопроизводства, которая осуществляет функциональное руководство выполнением этих операций.
Только с таких позиций мы рекомендуем распределять ответственность за делопроизводство, закреплять ее в «цепочке» соответствующих документов (как минимум инструкция по делопроизводству + должностная инструкция + приказ). На этой организационной основе строится система управления документами и осуществляется выбор ее инструментов: СЭД и других информационных систем, средств передачи документов и информации.
Как регистрировать инструкции
Для того чтобы зарегистрировать ДИ, ей должен быть присвоен регистрационный номер. И сделать это необходимо до момента внесения информации в журнал.
Порядок присвоения номера, а также требования к формированию индекса документа, как правило, определены в регламентах и положениях
организации по документообороту.
Например, индекс конкретной должностной инструкции может иметь следующий вид: 23/ДИ-ОМ, где 23 – порядковый номер инструкции, ДИ – сокращенное название вида документа, ОМ- отдела маркетинга. У каждого предприятия индекс будет иметь свой уникальный вариант.
Регистрация инструкции должна быть проведена в день ее утверждения или подписания документа о ее введении в работу.
Вся информация вносится в соответствии с графами регистрирующей таблицы.
Записи ведутся в хронологическом порядке.
Кто назначает ответственное лицо
В зависимости от ситуации, выбрать среди персонала ответственное лицо может либо руководитель предприятия, либо, если организация крупная, начальник структурного подразделения. Заполняет приказ специалист отдела кадров или секретарь. После оформления приказ передается на подпись руководителю, либо иному уполномоченному на подписание подобного рода документов человеку.
Сотрудник, назначенный ответственным лицом, может отвечать за материальные ценности, техническую или пожарную безопасность, охрану труда, проведение работ на объектах повышенной опасности и пр.
В больших компаниях создаются целые специализированные отделы, работники которых заняты контролированием всех внутренних сфер деятельности предприятия. В небольших фирмах руководитель организации может взять всю ответственность на себя, но для этого тоже необходим данный приказ.
Перед выпуском приказа
Чаще всего приказ подразумевает возложение ответственности за охрану труда. Это связано с тем, что предоставление персоналу безопасных условий при выполнении рабочих обязанностей является одним из первых условий законного функционирования предприятия, особенно занятого в производственной отрасли.
Прежде, чем оформлять документ о возложении подобного рода обязательств на подчиненных, следует провести для них курс соответствующего обучения.
В дальнейшем справки, аттестаты и т.п. документы, подтверждающие квалификацию работников, необходимо приложить к приказу о назначении ответственных лиц. Важно помнить, что такие документы действуют, как правило, не более пяти лет, поэтому периодически сотрудников придется отправлять не переаттестацию, причем за счет предприятия.
Если же ответственность возлагается за материальные ценности, то перед тем как сотрудник подпишет такой приказ и возьмет на себя все риски, должна пройти инвентаризация имущества, поскольку в будущем человек будет нести ответственность за его сохранность.
Ответственный за ведение табеля
По умолчанию ответственность за ведение табеля лежит на руководителе предприятия лично, однако эту обязанность можно переложить и на другое лицо. Как правило, работу с табелем доверяют кадровику, бухгалтеру или начальнику конкретного структурного подразделения. В должностные обязанности всех вышеперечисленных лиц входит работа с персоналом. На отдельно взятых крупных предприятиях можно встретить в штатном расписании обособленную единицу единицу – должность табельщика. Всё рабочее время такого сотрудника будет посвящено работе с табелями.
Вместе с ответственным лицом потребуется этим же приказом назначить его заместителя. Основной работник в силу тех или иных обстоятельств может отсутствовать на рабочем месте (болезнь, отпуск, командировка), а вести учёт рабочего времени кто-то должен. В такой ситуации и пригодится заместитель.
Необходимо учесть, что табельщик будет нести ответственность за внесённые им сведения в документ. Если выяснится, что какой-то работник фактически отсутствовал на предприятии, а в соответствующей графе у него проставлены рабочие часы, санкций от работодателя избежать не выйдет. Речь может пойти даже о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения.
Рубрика «Вопрос – ответ»
Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде?
Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены. Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот. Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами.
Вопрос №2. Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?
Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству. При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным. Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок. В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).
Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу?
Применение данного способа не запрещено. В таком случае в Журнал следует добавить графу «Дата вступления документа в силу» и по этой дате применять хронологический порядок. Однако практика показывает, что такой механизм регистрации является не самым удобным и в значительной степени затрудняет поиск и последующую работу с документам.
Общая структура журналов
Журнал относится к категории регистрационно-учетных форм, используемых на предприятии. В случае необходимости вести учет ДИ, его создают самостоятельно, поскольку не существует готовых форм и обязательных стандартов по их ведению.
Чаще всего в его структуру входит несколько обязательных разделов.
- Титульный лист.
- Обратная сторона, содержащая информацию для заверения, если это предусмотрено внутренними положениями по документообороту.
- Раздел, информирующий об ответственных за ведение журнала.
- Основной раздел с таблицами для проведения регистрации.
Ответственность за отсутствие Журнала проверок
Юридическая ответственность законом о защите прав предпринимателей не предусмотрена. Поэтому владелец компании сам решает заводить этот документ ли нет. Но поскольку требования к его наличию закреплены законодательно, инспектор в акте отмечает факт отсутствия документа, как недостаток в работе ООО или ИП, с требованием о его устранении.
Законодательство РФ устанавливает необходимость проведения проверок по деятельности и функционированию юридических лиц. Для регистрации и учета всех проводимых проверок юр. лицо должно вести специальный журнал, куда органы государственного контроля заносят соответствующие записи.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Ведение журнала учета проверок подразумевает соблюдение некоторых правил и нюансов:
- правки в документе не допустимы;
- ошибки и неточности также не желательны;
- информация, вносимая в журнал должна быть корректной и достоверной;
- журнал ведется в единственном экземпляре;
- форма ведения журнала может быть как электронной, так и письменной. Однако при ведении документа в электронном формате форму нужно будет распечатать для проставления подписей проверяющего;
- листы нумеруются и прошиваются;
- на последнем листе журнала указывается общее количество страниц печать организации и подпись руководителя;
- документ храниться в канцелярском или другом отделе организации и предъявляется по первому требованию.
Ведение журнала учета проверок юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями установлено Федеральным законом от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее — Закон № 294-ФЗ). Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141.
Изменения с 1 января 2017 года
С этого года вступили в силу нормы контрольных мероприятиях без взаимодействия с ИП и юридическими лицами (ст. ст. 8.2 , 8.3 Закона № 294-ФЗ). Например, плановые осмотры территорий и транспортных средств, измерение параметров воды, воздуха, почвы, недр и другие.
В результате может быть направлено предостережение о недопустимости нарушений, может быть принято решение о внеплановой проверке.
Кроме того, действуют и нормы о профилактике нарушений. Контролирующие органы должны информировать организации и ИП, проводить разъяснительную работу в виде конференций, семинаров, направления рекомендаций, комментировать законодательство, регламентирована обязательность ежегодного обзора.
Надо отметить, что контролирующие органы размещают информацию и рекомендации по ряду вопросов.
Например, в Обзоре практики МЧС России рассмотрены самые разнообразные вопросы — от выбора огнетушителя с детализированным указанием, что должно быть на корпусе, до анализа судебной практики по аннулированию лицензии. При этом рассматривается тематика очень подробно, например, в отношении проверок — может ли проводиться внеплановая проверка на основании анонимной жалобы или жалобы, полученной по электронным средствам связи.
В Обзоре Роспотребнадзора указывается, что количество проверок в 2016 году снизилось по сравнению с 2009 годом в 2,1 раза и на 11% по сравнению с 2015 годом. При этом более четверти внеплановых проверок проведено по жалобам потребителей. Кроме того, в Обзоре отражаются не только результаты деятельности, но и существующие для контролирующих организаций проблемные моменты, и вносятся предложения по изменению законодательства.
К сожалению, все мы уже давно привыкли, что ведение бизнеса в современной России, а в особенности небольшого бизнеса сопряжено с постоянными проверками различных контролирующих и правоохранительных органов. Причем, с проверкой на Ваше предприятие могут прийти как по жалобе недовольного потребителя Ваших товаров или услуг, так и просто в плановом порядке – ради привлечения к ответственности. Ну, как говорится, чтобы жизнь мёдом не казалась…
В этой статье я отвечу на такие вопросы:
1. Как вести себя при проверке и исключить соблазн проверяющих привлечь Вас к ответственности за несущественные или придуманные нарушения?
2. Чем может при нежданном визите помочь журнал учёта проверок юридических лиц и как заставить расписаться в нём нагрянувших чиновников?
3. Как использовать закон о защите прав юридических лиц и предпринимателей на практике и какие права есть у Вас по отношении к проверяющим?
Необходимо всегда помнить, что если Вы решили заниматься бизнесом и открыли магазин, производство, склад, любой иной коммерческих объект – с самого первого дня работы должны быть готовы к проверке вашего бизнеса и заранее предусмотреть:
- наличие доски потребителя , укомплектованной необходимыми законами и документами,
- размещение на видном месте схемы плана эвакуации посетителей в случае пожара и иной чрезвычайной ситуации,
- наличие правильно оформленного журнала учета проверок юр. лица и ИП,
- наличие в Вашей библиотеке предпринимателя положений, правил, регулирующих Ваш вид бизнеса и устанавливающих требования к нему, в том числе к выпускаемой продукции, оказываемым услугам, соответствия помещения и т.д.
- наличие Закона «О защите прав юридических лиц и предпринимателей» .
Приказ о назначении ответственного за архив
0 Независимо от отраслевой принадлежности или режима налогообложения все хозяйствующие субъекты (организации и ИП) обязаны хранить документы бухгалтерского и налогового учета. Иными словами – вести архив. Под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (). О сроках хранения документов бухгалтерского учета мы рассказывали в отдельной , а о хранении документов налогового учета и налоговой отчетности – в этом .
Напомним, что по отдельным кадровым документам (например, личные карточки, лицевые счета, трудовые договоры) срок хранения доходит до 75 лет ().
В общем случае за ведение архива в организации отвечает ее руководитель.
Однако своим приказом (распоряжением) он может назначить ответственным за архив иного работника. Как составить приказ о назначении ответственного за ведение архива в организации, расскажем в нашей консультации. организации составляется в произвольной форме.
В нем указываются Ф.И.О. и должность работника, назначаемого ответственным за архив, дата, с которой «архивные» обязанности возлагаются на работника или соответствующий период ответственности. В приказе обычно не указываются конкретные должностные обязанности по ведению архива. Они, как правило, предусматриваются в трудовом договоре, должностной инструкции или, например, Положении об архивном деле в организации.
Пример таких обязанностей можно посмотреть в .
С приказом о назначении ответственного за архив учреждения (организации) необходимо ознакомить соответствующего работника под роспись. Приведем для приказа о назначении ответственного за архив образец заполнения.
Организациям и ИП крайне важно обеспечить полное и надежное хранение документов в соответствии с установленными для них сроками хранения.
Ведь за нарушение сроков хранения архивных документов организация, ИП и их должностные лица могут быть привлечены к ответственности. Так, например, отсутствие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета или финансовой отчетности расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. Это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.
А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (). За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ответственность предусмотрена . Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета грозит также ответственностью по НК РФ.
Штраф составляет 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода – 30 000 рублей (). Соответственно, отсутствие документов в связи с нарушением сроков и порядка их хранения не позволит организации, к примеру, представить такие документы по требованию налогового органа.
Приказ о назначении ответственного за делопроизводство создается в двух случаях: если в организации вырос объем документов, и секретарь перестал справляться с ним, либо если в компании вообще нет секретаря, но жизненно необходим человек, который будет заниматься обработкой документов. В статье вы найдете два образца приказов о назначении ответственного и комментарии к ним. Такой приказ всегда составляется в свободной форме.
Главное, указать, на кого конкретно, когда и какая именно ответственность возлагается. Главного героя приказа – ответственного работника – нужно обязательно ознакомить с этим документом.
Также не повредит информация о том, что делать, если назначенный приказом ответственный заболеет или уедет в командировку, то есть предусмотреть замену на периоды кратковременного отсутствия.
Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.
Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).
В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.
Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.
Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.
Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.