Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Адаптация сотрудников – 3 главных способа ускорить процесс». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любая перемена в жизни человека – это всегда выход из зоны комфорта, из удобных и привычных обстоятельств. Даже позитивные перемены сопровождаются нешуточным стрессом, что, разумеется, оказывает влияние на эффективность деятельности и психологический настрой каждого человека. Дополнительными стрессовыми факторами являются страхи, опасения, неуверенность или недостаток знаний и умений на пороге новых событий.
Зачем нужна адаптация
Адаптация, как и большинство процессов в бизнесе, эффективность которых была доказана на практике, требуется для создания максимально комфортных условий работы. Она подразумевает целый комплекс процедур, направленных на устранение различного рода сложностей при вхождении в коллектив нового человека.
Повышает уверенность в себе. Быстрая адаптация сотрудников позволяет заполучить уверенность в себе, а также обеспечить наилучший результат работы. Человек, имея успех среди коллег, способен проявлять свои лучшие стороны на работе — обеспечивать превосходное качество, в том числе за счёт взаимодействия в тандеме с другим специалистом.
Позволяет проявить свои способности. Отсутствие строгих рамок и ограничений, а также поддержка со стороны коллег и начальства позволяет каждому сотруднику проявить все свои лучшие стороны. Он может начать креативить, изучать новые методы взаимодействия с клиентами, разрабатывать наиболее эффективные методики взаимодействия с заказчиками.
Помогает получить компании максимальную прибыль. Применение наиболее эффективных решений, которые зачастую характеризуют полную адаптацию сотрудников, позволяет значительно приумножить приток организации. В слаженном коллективе всё работает как швейцарские часы — без перебоев и сложностей. Взаимопомощь в таких ситуациях — основа трудовой деятельности, ведь каждый сотрудник стремится помочь друг другу, чтобы достичь наилучшего результата.
Эффективно борется со сложностями взаимодействия с персоналом. В большинстве случаев HR выбирает такие методы адаптации, при которых каждый специалист находит свою работу вторым домом, в котором его понимает каждый. В этом и заключается особенность трудовой деятельности управляющего персоналом.
Грамотно распределяет рабочую силу, в соответствии с особенностями компетенции и профессионализма работников. Взвешивая каждый нюанс, эйчар снижает риски банкротства компании до минимума, ведь только благодаря грамотному подходу сотрудников и корректному исполнению своих обязанностей штат обеспечивает лучший порядок оказания услуг.
Минимизация возможности появления психологической травмы. При проведении правильной адаптации люди не будут испытывать психологические проблемы, а эйчар сможет исключить всевозможные неприятные последствия в виде психосоматических нарушений, которые прямо или косвенно будут влиять на работоспособность.
Возможность продвинуть достойных сотрудников по должности. Специалисты, хорошо справляющиеся с поставленной перед ними работой, могут добиться лучших результатов в продвижении по карьерной лестнице. В большинстве своём они могут рассчитывать на высокую должность с хорошей оплатой.
Как правильно провести адаптацию
Проведение адаптации необходимо начинать с главного — грамотной подготовки и изучения особенностей специалистов. В зависимости от конечной цели, которую преследует эйчар, типичная подготовка может включать как базовые, так и индивидуальные программы. Чтобы их реализовать, требуется правильно подойти к подготовке мини-плана.
Разобрать требования к сотруднику, выделив важные и второстепенные. Необходимо правильно провести оценку сотрудника — его знаний, личных качеств и других факторов. Первостепенными должны быть личностные характеристики и трудовые возможности. Если компания выбирает веб-дизайнера, его главными преимуществами могут стать следующие особенности: трудолюбие, клиентоориентированность, знание трендов, свой уникальный стиль рисования (например, логотипов или баннеров), а также наличие дипломов или сертификатов об окончании профессиональных курсов (3D-дизайн, графика, рисование в различных программах, обработка изображений и многое другое).
Помочь настроиться на продуктивную деятельность. При необходимости за каждым специалистом можно будет закрепить наставника. Последний позволит решить вопрос с адаптацией — введёт в коллектив, расскажет об особенностях рабочего процесса.
Оказать активную поддержку на каждом этапе интеграции новых решений. Поддержать сотрудника в реализации креативных задумок и ответить на все возникающие вопросы — полдела на пути к лучшему будущему компании или корпорации.
Контроль на первых этапах введения в работу. Любые мероприятия или коллаборации, в которых будет участвовать новый сотрудник, заслуживают особого внимания. В ходе проведения надзора каждый эйчар сумеет грамотно раскрыть потенциал сотрудника, а также помочь ему быстро адаптироваться в новой компании.
Факторы, которые влияют на адаптацию
Трудовая адаптация, или онбординг, — это действия организации и нового работника, которые помогают быстро включиться в работу и влиться коллектив.
На этот процесс влияют:
- опыт кандидата — он может уже иметь трудовой стаж или быть молодым выпускником вуза;
- личные качества человека — инициативность, коммуникабельность, стрессоустойчивость и т. д.;
- время, заложенное на адаптационный период;
- должность, на которую пришёл человек, и степень ответственности;
- психологический климат в коллективе;
- размер и специфика организации;
- развитость корпоративной культуры;
- управленческие навыки руководства.
Первичная адаптация влияет не только на внутренние бизнес-процессы, но и на кадровый имидж компании.
- Сокращение затрат. Компания заинтересована в том, чтобы работник быстрее начал работать самостоятельно, так как это может влиять на ее прибыль.
- Минимизация кадровой текучки. Если вновь принятому не хочется идти на работу, ему не нравится в компании, он не будет тянуть с увольнением. Если же проблем с адаптацией нет, повышается вероятность того, что новый сотрудник будет приносить пользу компании. Вероятность того, что он задержится на рабочем месте хотя бы на 3 года, составляет 69% и более.
- Более эффективная работа непосредственного руководителя нового сотрудника. Если адаптация идет по заранее определенной программе, подразделения компании будут лучше взаимодействовать в вопросах введения новичка в работу.
- Устранение стрессовых ситуаций, что важно для вновь принятого сотрудника.
- Получение удовлетворения от своей работы. Этот момент также важен для каждого сотрудника.
Этапы адаптации нового работника
Ознакомление
Стандартно оно приходится на время испытательного срока. Новичку рассказывают о целях и задачах организации, корпоративных ценностях. Его знакомят с коллективом. Новый работник получает возможность решить, совпадают ли его желания и устремления с тем, что предлагают в данной конкретной компании. Ему надлежит решить, оставаться в этой организации или искать другую.
Работодатель также решает, обладает ли новичок необходимыми компетенциями, справится ли он с работой. Если устремления компании и нового сотрудника совпадают, работники кадровой службы готовят приказ о приеме на работу. Если же нет, с сотрудником расстаются.
Приспособление
На прохождение этого этапа может потребоваться до года. Конкретный срок определяется сложностью должностных обязанностей, помощью со стороны коллег, руководства, подчиненных и кадровой службы. Как показывает анализ, кладовщику на адаптацию требуется 27 дней. Офис-менеджеры и секретари осваиваются на новом месте за 46-47 дней. Сотрудникам бухгалтерии, отделов продаж, руководителям разного уровня на вхождение в должность требуется 80-82 дня. Сложнее всего приходится программистам (102 дня) и HR-персоналу (100 дней).
Ассимиляция
Коллектив принимает новичка. Последний понимает, что от него ждут. Он начинает работать с большей эффективностью. Также появляется осознание, какие задачи относятся к приоритетным, а какие придется решать ежедневно и ежечасно.
ВАЖНО! Образец положения об адаптации работников предприятия от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Поскольку условия существования человека многогранны, приспосабливаться ему приходится ко множеству различных факторов. Отсюда можно выделить и различные типы адаптации.
Рассмотрим те из них, которые имеют отношение к его профессиональной деятельности.
В зависимости от предыдущего опыта можно выделить две адаптационные формы:
- первичную – человек приобрел новый для себя статус сотрудника впервые, только выпустившись из учебного заведения или приступая к работе в первый раз в жизни;
- вторичную – опыт работы у человека есть, но изменились условия деятельности (другая должность, более высокий ранг, новый коллектив, возможно, иная специализация).
В зависимости от того, к условиям какой сферы человек вынужден применяться или пытаться «согнуть» их под себя, рассматриваются такие виды адаптации:
- профессиональная – сотрудник «встраивается» в новую для себя сферу умений и навыков, освоения возможностей, оценивает свой профессиональный «багаж» с точки зрения соответствия новой работе;
- производственная – работник в новой организации включается в непривычную организацию деятельности, усваивает новые правила и нормы труда, ориентируется на рабочем месте, находит «общий язык» с инструментами, документами, механизмами и др. производственными факторами;
- социальная – получая новую для себя психологическую «роль», а именно члена коллектива, коллеги, а также подчиненного, человек должен научиться и новым для себя правилам этой «игры», принять ценности новой среды и, в свою очередь, также начать оказывать на нее влияние (в обиходе это называют «стать своим»);
- финансовая – с новыми обязанностями меняется и экономическая составляющая жизни человека, нужно будет брать в расчет не только фактор заработной платы (ее размер и своевременность) и других увеличений бюджета, но и дополнительные расходы, например, на проезд к месту работы;
- психофизиологическая – перестраивается не только психика человека, но и особенности его биологического функционирования в новой среде, где он будет проводить значительную часть своего времени. Для себя нужно решить множество вопросов, касающихся физического существования. Придется приноровиться к новому режиму и особенностям, например, графика подъема и отхода ко сну, времени и условиям принятия пищи, привыкнуть носить спецодежду (если это предусмотрено), и даже свыкнуться с нюансами отправления естественных надобностей.
Цели трудовой адаптации
Если в вашей организации поставили себе задачу воплотить в жизнь грамотную программу по адаптации персонала, нужно для начала четко уяснить себе ее цели. В их качестве, как правило, выступают:
- снижение потерь эффективности «на старте» (пока сотрудник плохо подготовлен к выполнению своих обязанностей, качество его работы значительно меньше, на него нужно дополнительно тратить время и иногда финансы);
- уменьшение тревожности и психологического дискомфорта (это не только помогает уменьшить «текучку кадров», но и значительно влияют на качество работы);
- экономия временных ресурсов (если в организации действует отлаженная программа адаптации, руководителю и коллегам не придется тратить времени на неупорядоченные объяснения с новым сотрудником);
- развитие хорошего отношения к новому месту работы (когда персонал ощущает заботу, он и трудится эффективнее).
Основные подходы к адаптации
Компании применяют в своей работе один из трех основных подходов к адаптации сотрудников:
- оптический
Компания особо не вовлекается в процесс адаптации, а наблюдает, как сотрудник будет самостоятельно справляться со своими обязанностями и вливаться в коллектив. Новичка не обучают, а просто после какого-то определенного времени работы решают, что с ним дальше делать – справился ли он с обязанностями, какой зарплаты достоин и стоит ли работать с ним дальше. Такие организации уверены, что в любой момент без труда найдут отличных специалистов. В них часто есть текучка кадров, потому что новички чувствуют себя «брошенными», ненужными, мотивация снижается, они начинают хуже работать и в итоге уходят искать другое место.
- армейский
По сути, компания выбирает лучших из лучших, устраивая проверку новичка на прочность. Только что пришедший специалист не получает четких инструкций и наработок, зато перед ним сразу ставят сложные цели, которых он должен достичь за время испытательного срока. Справился – хорошо. Не справился – ищут нового специалиста. Армейский подход в адаптации часто приводит к тому, что человек за испытательный срок так устает, что, став полноценным членом команды, стремится отдохнуть, отлынивает от новых задач или увольняется.
- партнерский
Управление процессом адаптации персонала
Чтобы управлять адаптацией сотрудников, для начала стоит проработать три организационных элемента: закрепить функцию управления адаптацией новичков в структуре предприятия, продумать этапы управления ею и позаботиться об информационной поддержке данного вопроса.
Чтобы повышение адаптации персонала было успешным, компания может использовать следующие способы:
-
Установить, какой структурный отдел будет управлять адаптацией работников. Решает этот вопрос, как правило, отдел по обучению персонала.
-
Для каждого отдела, цеха или группы подразделений назначить специалистов, ответственных за адаптацию. То есть менеджер по персоналу станет куратором для определенных подразделений. Управлять адаптацией может как сотрудник отдела управления кадрами, так и представитель любого другого отдела, готовый к роли куратора.
-
Развить в компании кураторство, незаслуженно отодвинутое в последнее время на последний план. В фирмах за рубежом наставничество широко практикуется. Если сотрудника превращают в наставника, значит, ему доверяют, признают его опыт и профессиональные достижения, а также подталкивают к карьерному росту. При этом кураторов финансово поддерживают. Кто может выступать в качестве наставников? Опытные работники, начальники, молодые специалисты, пришедшие в компанию несколько лет назад и зарекомендовавшие себя как успешные специалисты. Интересно, что наставничество как форма деятельности появилось в Японии, а в последние годы его стали активно использовать европейские предприятия.
-
Установить взаимосвязь системы управления персоналом (в частности, отделом управления адаптацией) со службой организации управления. Во многих иностранных фирмах служба адаптации персонала является структурной частью системы контроллинга.
-
Отдел управления адаптацией и отдел организации управления общаются друг с другом главным образом на тему оптимальной организации труда, а также по поводу того, в какой форме и по каким принципам внедрять в работу новые инструменты и т. д.
Среди организационных решений по технологии адаптации персонала выделяют:
-
организацию мероприятий, посвященных вопросам адаптации персонала (это, например, семинары, курсы и т. п.);
-
индивидуальные беседы начальника или куратора с новичком;
-
проведение краткосрочных курсов для руководителей, вступающих в должность наставника;
-
организационно-подготовительную работу при внедрении новых решений в работе;
-
спецкурсы подготовки кураторов;
-
метод поэтапного усложнения задач для новичка. Параллельно нужно контролировать его деятельность, анализировать ошибки, допущенные при выполнении трудовых функций. Также можно предусмотреть дополнительное поощрение нового сотрудника за качественное решение задач;
-
исполнение разовых общественных поручений, позволяющих установить контакт между новичком и другими работниками;
-
исполнение разовых поручений по организации деятельности органа управления (производственного совещания, совета директоров и проч.);
-
подготовку замены кадров при их ротации;
-
специальные ролевые игры в коллективе отдела, направленные на сплочение персонала и развитие групповой динамики.
Необходимо также оценить организацию труда в компании, понять, мотивирует ли сотрудников принятая система к более продуктивной работе, легче ли адаптироваться персоналу. В рамках организации труда на предприятии:
-
формируют целевые проблемные группы, творческие бригады, определяется их состав, время, проблематика работы;
-
организуют венчуры;
-
определяют оптимальную степень свободы трудового распорядка, широко используют аккордный принцип работы;
-
грамотно дублируют задачи для подразделений, используют элементы конкурсности и соревновательности между отделами, проектами и т. д.;
-
оглашают как групповые, так и индивидуальные результаты;
-
привлекают персонал к управленческой деятельности (применяют метод группового принятия решений, коллективно участвуют в формировании стратегий, делегируют полномочия и ответственность и т. д.);
-
проводят совещания с определенной периодичностью и оптимальной длительности;
-
грамотно используют возникающие референтные группы;
-
вырабатывают решения, применяя творческий подход;
-
обеспечивают обратную связь с администрацией и коллегами по вопросам достигнутых целей в работе и адекватности их оценки.
В таблице приведены показатели эффективности адаптационной системы:
| Показатель | Формула | Комментарий |
|
Средние расходы на адаптацию одного работника, руб. |
Средняя стоимость адаптации одного работника |
Для расчета показателя учитывают стоимость времени работы специалистов, участвующих в процессе адаптации персонала, время, которое затратили куратор, непосредственный начальник и отдел по персоналу, а также расходы на раздаточные и другие материалы. Показатель разумно рассчитывать для разных специальностей. |
|
Средние расходы на подготовку одного наставника, руб. |
Средняя цена подготовки одного наставника |
Для расчета показателя учитывают объем вложенных средств в развитие профессиональных навыков куратора, формирование обучающих мероприятий, которые наставники будут проводить с новичками. Лучше всего рассчитывать показатель для кураторов разных профессиональных направлений. |
|
Процент должностей, охваченных системой адаптации |
(Количество должностей, которые затрагивает адаптационная система / Количество должностей) x 100 % |
В идеале показатель должен составлять 100 %. |
|
Процент сотрудников, выполняющих функции наставников |
(Количество сотрудников, выступающих в роли наставников / Численность работников подразделения) x 100 % |
Определяется численностью подразделений и количеством новых сотрудников в них. Желательно рассчитывать его для разных профессий. |
Цели трудовой адаптации
Если в вашей организации поставили себе задачу воплотить в жизнь грамотную программу по адаптации персонала, нужно для начала четко уяснить себе ее цели. В их качестве, как правило, выступают:
- снижение потерь эффективности «на старте» (пока сотрудник плохо подготовлен к выполнению своих обязанностей, качество его работы значительно меньше, на него нужно дополнительно тратить время и иногда финансы);
- уменьшение тревожности и психологического дискомфорта (это не только помогает уменьшить «текучку кадров», но и значительно влияют на качество работы);
- экономия временных ресурсов (если в организации действует отлаженная программа адаптации, руководителю и коллегам не придется тратить времени на неупорядоченные объяснения с новым сотрудником);
- развитие хорошего отношения к новому месту работы (когда персонал ощущает заботу, он и трудится эффективнее).
Введение работника в коллектив проводит непосредственный руководитель в течение первых трех дней работы. Оно включает в себя:
1. представление работника коллективу;
2. знакомство с работниками, связанными технологической цепочкой с вновь принятым работником;
3. пространственное знакомство с подразделением (границы Общества, места расположения администрации, места общего пользования);
4. ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка;
5. ознакомление с графиком работы;
6. ознакомление с порядком получения инструмента (канцелярских товаров);
7. ознакомление с порядком получения спецодежды, продуктов, средств индивидуальной защиты, моющих средств (если они положены);
8. ознакомление с правилами техники безопасности применительно к конкретному рабочему месту с указанием возможных источников опасности;
9. разъяснение его должностных обязанностей согласно должностной инструкции;
10. ознакомление с технологическим процессом и выполнением должностных обязанностей;
11. ознакомление со всеми нормативными документами, требования которых непосредственно касаются данного работника.
Можно ли обойтись без адаптации
Адаптация так или иначе происходит у нового сотрудника в любом случае, занимается этим РОП или нет. Однако, если процесс проходит бесконтрольно, когда новичок остается наедине со своими вопросами и проблемами, в первую очередь адаптация сильно затягивается. Во-вторых, результат ее непредсказуем. Вероятно, менеджер будет делать работу неправильно либо малоэффективно. По статистике, не прошедшие адаптацию сотрудники прикладывают до 70 % усилий от реальной «мощности».
Следующая причина не игнорировать важность правильной адаптации – множество преимуществ, которые дает процесс и сотруднику, и компании:
- повышение эффективности работы сотрудника;
- уменьшение или полное устранение так называемой текучки;
- формирование положительных взаимоотношений в команде;
- предотвращение грубых ошибок, часто совершаемых новичками.