Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные реквизиты в чеке онлайн-кассы в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Законодательство не устанавливает жестких требований к отражению наименований товаров, услуг либо работ в чеке в 2023 году. Единого справочника номенклатуры не существует. Однако представители ФНС настоятельно рекомендуют отображать реквизит таким образом, чтобы он был понятен покупателям. То есть максимально корректно.
Профилактика при использовании онлайн-касс
Налоговики сформировали программу профилактики рисков нарушения законодательства по ККТ в 2023 году. Основная цель заключается в том, чтобы не наказывать пользователей касс, а научить их работать по правилам. Программа регламентирована Приказом ФНС от 12.12.2022 г. № ЕД-7-20/1188@.
В ней указаны виды и сроки профилактических мероприятий в отношении собственников онлайн-касс, ОФД, производителей кассовых аппаратов и ФН. При этом запланировано:
- информирование субъектов посредством сайтов и рассылок информационных писем;
- консультирование по вопросам контроля и госнадзора;
- профилактические визиты;
- объявление предостережений.
Кто определяет реквизиты чека?
Стремительное и повсеместное проникновение современных технологий в нашу жизнь не обошло стороной и кассовые расчеты. Прогресс в этой сфере шагает семимильными шагами, попутно меняя требования к составу фискальных документов, технической и интеллектуальной начинке онлайн-касс.
Обязательные реквизиты чека онлайн-кассы в 2023 году ─ это уникальный информационный набор, содержащий необходимые и достаточные для фискального контроля сведения. Для бумажного и электронного вариантов чека наборы реквизитов могут различаться. Определяются они кассовым законодательством, о котором подробнее расскажем далее.
Так, получателю бумажного кассового чека нет смысла возмущаться по поводу неполного отражения в нем обязательных реквизитов. Вполне законно пользователь кассы вправе не пропечатывать в бумажном чеке номер смены и номер чека за смену, а также не указывать сайт ФНС (письмо ФНС от 02.04.2021 № АБ-4-20/4418@).
Для чего нужен кассовый чек
Такая бумага является полноценным документом, подтверждающим сам факт совершения сделки между продавцом и покупателем. Другими словами, это некое подобие договора, сильно уменьшенное и сокращенное, но доказывающее подписание соглашения о том, что магазин продал качественный товар, а потребитель приобрел его для личного пользования. Но информация, содержащаяся в этой небольшой бумажке, оказывается полезна не только в качестве доказательства совершения сделки.
Она позволяет проводить полноценный учет движения поступаемых денежных средств для последующего составления бухгалтерской отчетности и предоставления сведений в налоговую службу. Соответственно появляется возможность со стороны официальных государственных органов контролировать деятельность продавца на предмет соблюдения им правил, требований и законов. Кассовый чек ККТ нового образца может выступать доказательством в рамках судебного разбирательства, урегулирования различных споров. Естественно, что за правильностью его оформления строго следят.
Обязательные реквизиты квитанции
Распечатанный на кассе чек — это фискальный документ. Основная его задача — фискализировать финансовые сведения для дальнейшего использования в рамках официальной правительственной политики. Чтобы делать это эффективно, он должен содержать в себе огромное количество информации, в том числе:
- ИНН продавца.
- Название фирмы из свидетельства о регистрации.
- Порядковый номер квитанции.
- Должность лица, осуществившего продажу, и его смену.
- Номер кассы, которая выдала документ, а точнее, фискального накопителя.
- Полную стоимость покупки и способ ее оплаты.
- Дату и время совершения сделки.
- Признак фискального режима.
Обязательные реквизиты электронного чека незначительно отличаются от бумажного. Все представленные выше сведения тоже должны быть указаны. Дополнительно здесь прописывается адрес сайта оператора фискальных данных, который отвечает за обслуживание аппарата, номер версии ФФД, код формы документа.
Новые приборы, способные выписывать электронные чеки, требуют правильной регистрации в налоговой. Чтобы поставить его на учет, потребуется фискальный накопитель и специальная кассовая программа, соответствующая нормам и требованиям. Приобрести ее можно в компании «Клеверенс», специализирующейся на разработке мобильных систем учета.
Кроме того, необходимо найти оператора фискальных данных, который будет заниматься обработкой информации и передачей ее в ФНС. Сама регистрация может быть проведена как через интернет-портал, так и классическим способом — лично придя в налоговую службу. Посредником может стать и представитель ОФД. Это поможет сэкономить время и гарантирует правильное выполнение процесса регистрации.
Можно ли отказаться от электронных чеков?
Закон разрешает не использовать электронные чеки, если:
-
точка продаж расположена в труднодоступном или удаленном от средств связи месте, то есть там не работают интернет и мобильная связь;
-
магазин расположен на закрытой территории, например, относящихся к гостайне или к силовым структурам;
-
покупатель забрал бумажный чек и не запросил электронный дубликат.
Онлайн-магазины могут не выдавать чеки, если:
-
доставку берет на себя сторонняя курьерская служба: именно она вручает товар потребителю, а полученные деньги переводит на р/с продавца;
-
доставку производит «Почта России»: как и в случае с курьером, чек выдаст сотрудник почтового отделения, а затем переведёт денежные средства магазину.
Товарный чек без кассового чека действителен в 2022
Продажа товаров за наличный расчет обычно подтверждается выдачей покупателю кассового чека. При применении онлайн-касс обязательные реквизиты чека ККТ содержат всю необходимую информацию о продавце и о реализуемых товарах (наименование, цена, стоимость). А потому составление одновременно с кассовым чеком товарного чека не требуется. А если кассовый чек не выдан или утерян? Действителен ли товарный чек без кассового чека?
Продавцы (ИП, организации), занимающиеся розничной торговлей и применяющие ПСН или ЕНВД, до 01.07.2022 были вправе не использовать ККТ. До 01.07.2022 могут не применять ККТ организации и ИП на ПСН и ЕНВД, оказывающие определенные услуги, а также ИП на ПСН и ЕНВД, ведущие деятельность в сфере розничной торговли или общепита, если у таких предпринимателей нет работников (ч. 7.1 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2022 № 290-ФЗ ). Вместо кассового чека они выдают покупателям товарные чеки .
Приказы, утратившие силу
Приказ № ЕД-7-20/662@ кроме введения немалого количества новых требований и изменений, также отменяет множество приказов, принятых ранее:
приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 13.04.2017, регистрационный номер 46361);
приказ ФНС России от 09.04.2018 № ММВ-7-20/207@ «О внесении изменений в приложение № 2 к приказу Федеральной налоговой службы от 21.03.2017
№ ММВ-7-20/229@» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 25.07.2018, регистрационный номер 51693);
приказ ФНС России от 22.10.2018 № ММВ-7-20/605@ «О внесении изменений в приложение № 2 к приказу Федеральной налоговой службы от 21.03.2017
№ ММВ-7-20/229@» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 19.11.2018 регистрационный номер 52712);
приказ ФНС России от 29.08.2019 № ММВ-7-20/434@ «О внесении изменений в приложение № 2 к приказу Федеральной налоговой службы от 21.03.2017
№ ММВ-7-20/229@» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 25.12.2019, регистрационный номер 56978).
Расходы без онлайн-чека.
В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:
-
при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);
-
при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).
Требования к оформлению БСО
Предположим, что расходы «подотчетника» удостоверены БСО.
На что должен обратить внимание бухгалтер?
Требования к БСО установлены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 (далее — Положение N 359). Прежде всего бланки строгой отчетности должны быть изготовлены исключительно типографским способом. Отпечатанный в типографии бланк должен содержать следующие сведения об изготовителе: сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж.
Простой компьютер для тиражирования бланков использован быть не может (Письмо Минфина России от 3 февраля 2009 г. N 03-01-15/1-43).
Формы БСО организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать самостоятельно. Однако из этого правила есть немногочисленные исключения, перечисленные в п. п. 5 — 6 Положения N 359. Так, не подлежат изменению формы бланков:
- перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа, используемых при оказании услуг населению железнодорожным транспортом (утв. Приказом Минтранса России от 5 августа 2008 г. N 120);
- услуг учреждений культуры, физической культуры и спорта (утв. Приказом Минкультуры России от 17 декабря 2008 г. N 257).
Подчеркнем: постоянные реквизиты, а также шестизначный номер и серия должны быть внесены в бланк исключительно типографским способом. Заполнение этих сведений вручную недопустимо. Это требование сближает БСО с чеками ККМ.
Как оформить авансовый отчёт по чекам
Авансовый отчет — хлеб начинающего налогового инспектора. Там всегда найдется чем поживиться: то чека нет, то НДС не выделен, а то и вовсе расходы непроизводственные. Но при хорошо обученных подотчетниках крупных сумм инспектору не найти.
Чтобы знать, с кого спрашивать, утвердите приказом перечень работников, имеющих право получать деньги под отчет. Объясните избранным, что их статус повысился: теперь они не только привозят товар — им доверено составлять авансовые отчеты.
В приказе пропишите главные запреты: деньги выдаются в подотчет только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы; один сотрудник не имеет права передавать другому полученные в подотчет суммы. Все остальные важные моменты лучше поместить в отдельную памятку для подотчетников.
Указания по заполнению авансового отчета, утвержденные постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55, не могут служить полноценной инструкцией. Но пренебрегать ими не стоит: в них четко обозначено, что авансовый отчет составляет именно подотчетное лицо.
Можно составлять авансовые отчеты на компьютере и отдавать расписаться подотчетнику. Но делать такое исключение лучше лишь для руководства фирмы. Самостоятельное составление авансовых отчетов излечит сотрудников фирмы от провалов в памяти и заставит относиться к документам серьезно.
В идеале каждый подотчетник должен помнить, как «Отче наш. «, что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Для того чтобы фирма не теряла на налоговых вычетах по НДС , подотчетнику достаточно иметь при себе всего лишь обычную доверенность по форме № М-2.
Запишите в памятке: «Товарные чеки бухгалтерия принимает как оправдательный документ лишь в исключительных случаях. Использование товарных чеков приводит к тому, что наше предприятие платит больше налогов. Поэтому приобретение товаров подтверждайте накладной и счетом-фактурой с выделенным в них НДС».
Особое внимание — чеку кассового аппарата. Без него не принимайте ни товарных чеков, ни накладных, ни квитанций к приходно-кассовым ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой.
Обязательные реквизиты кассового чека для определенных случаев
Для некоторых видов деятельности, например для платежных агентов и ломбардов, предусмотрены дополнительные реквизиты, например:
-
Ломбарды, пункты приема лома и другие организации, которые принимают товар и отдают за него деньги, указывают в чеке признак расхода и возврат расхода.
-
При продаже маркированного товара, в чеке должен отражаться признак маркировки в виде буквы [М].
-
Платежные агенты, т.е. организации, работающие по агентскому договору и принимающие платежи от физических лиц в пользу третьих лиц, указывают признак агента.
Обязательные реквизиты кассового чека
Так как кассовый чек представляет собой основной платежный документ, то форма его должна соответствовать некоторым требованиям. Данные требования относятся к необходимым реквизитам, количество которых по сравнению с прежними образцами стало значительно больше. Как и прежде кассовый чек выходит из ККТ, то сам аппарат должен получить аккредитацию в ФНС с присвоением регистрационного номера. Помимо привычных для нас реквизитов (номер чека, дата покупки и время покупки, данные ИП, сумма покупки), в чеке должны быть следующие реквизиты:
- название;
- режим налогообложения;
- признак расчета (например, приход или расход);
- наименование товара (услуги, работы);
- наличный расчет или безнал;
- сведения о кассире (его ФИО, должность или номер), номер смены;
- номер ККТ, который был присвоен при регистрации в ФНС;
- фискальные данные (заводской номер, признак);
- ссылки на сайт ФНС, интернет магазина, адрес электронной почты предпринимателя;
- QR-код.
Новый формат фискальных документов
Напомним, что с 06.08.2019 в Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ внесены изменения, касающиеся торговли маркированными товарами. Так, пользователи онлайн-касс, которые обязаны передавать информацию в систему маркировки, при расчете с покупателем за маркированный товар должны формировать запросы о коде маркировки и уведомления о реализации товара (п. 6.1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).
Однако форматы фискальных документов версии 1.05, 1.1 не могли обеспечить необходимое взаимодействие между продавцом и оператором. Для этих целей налоговая служба разработала ФФД 1.2.
В отличие от ФФД 1.05 и 1.1, версия 1.2 содержит новые фискальные документы:
-
«Запрос о коде маркировки»;
-
«Ответ на запрос»;
-
«Уведомление о реализации маркированного товара»;
-
«Квитанция на уведомление».
Достоверность кода маркировки проверяется с помощью фискального накопителя (если код маркировки содержит код проверки, который может быть самостоятельно проверен ФН) или через оператора системы маркировки. Пользователь в момент продажи маркированного товара формирует запрос о коде маркировки и направляет его через оператора фискальных данных (ОФД) оператору системы маркировки. В числе прочего запрос содержит (Таблицы 104, 105, 108, 127 Приложения № 2 к Приказу № 662):
-
код маркировки (Тег 2000);
-
тип кода маркировки (Тег 2100);
-
результат проверки кода проверки кода маркировки (Тег 2004) — сведения о возможности проверки кода маркировки фискальным накопителем («не может быть проверен»/«может быть проверен»), а также результат проверки;
-
планируемый статус товара (Тег 2003) — к примеру, «штучный товар реализован» (значение «1») или «мерный товар в стадии реализации» (значение «2») и др.
Запрос о коде маркировки хранится в фискальном накопителе недолго — до получения ответа на запрос, или до формирования нового запроса, или до завершения формирования текущего кассового чека, или до его аннулирования (п. 162 Приложения № 2 к Приказу № 662).
В ответе на запрос оператор системы маркировки указывает следующую информацию, которая передается в онлайн-кассу для сведения кассиру:
-
результат проверки кода проверки кода маркировки («отрицательный»/«положительный»);
-
статус товара («корректен»/«некорректен») — значение «0», если статус товара некорректен, или «1», если статус товара корректен. Результат обусловлен данными по Тегу 2003 (см. выше).
Результат проверки не влияет на возможность реализовать товар. Поэтому решение о продаже товара должен принять продавец.
После оформления кассового чека оператору направляется уведомление о реализации маркированного товара, в котором фиксируется и результат проверки сведений о товаре (Тег 2106 входит в состав Тега 2007 «Данные о маркированном товаре»). Эта информация отображается также и в кассовом чеке отдельно для каждого предмета расчета (Тег 1059). Уведомление о реализации хранится в фискальном накопителе до поступления соответствующей квитанции на уведомление.
Кассовый чек без товарного для авансового отчета 2022
Кассовый, в первую очередь, необходим для ведения налоговой отчетности, а вот товарный – непосредственно для физических лиц, совершивших покупку. Соответственно, они могут существовать как самостоятельно, так и дополнять друг друга.
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Сравнение реквизитов в прошивках ФФД 1.0 и 1.05
С 2019 года изменится набор данных, которые должны быть размещены на чеке. Добавится множество обязательных полей — фискальных данных.
Для тех, кто применяет ОСНО и работает с НДС, нужно ещё и сменить ставку 18% на 20%.
Это изменение тоже носит программный характер и не может быть произведено вручную, в настройках.
Для тех, кто вправе применять ставку НДС 10% (ряд продовольственных товаров, медицинских и печатных товаров, товары для детей), ничего не меняется в плане указания процентной ставки. Согласно письму ФНС России от 12.02.2018 г. N ЕД-4-20/2586 о порядке использования ФН, к 1 января, все кассовые аппараты должны соответствовать единому стандарту: Формат фискальных данных на них должен быть версии 1.05.
- Версия ФФД
Реквизиты фискального документа — та самая прошивка. Записывается в кассе и ФН. С 1 января 2019 года должен соответствовать ФФД 1.05
- ИНН Кассира
Индивидуальный номер налогоплательщика — лица, которое выдаёт чек. Если у кассира отсутствует ИНН, это поле не заполняется. Если он всё же есть, то должен быть отражён в чеке.
- Место расчетов
На первый взгляд можно не понять, в чём разница между полями «место расчётов», которое добавляется в новой версии ФФД и обязательным реквизитом «Адрес расчетов».
Их различие заключается в том, что в «адресе расчётов» пишется так же, как в реестре адресов ФНС РФ. А «место расчётов» заполняется в произвольной форме и нужно для уточнения. При желании в этом поле можно указать этаж, офис и тд.
Если ваш адрес отсутствует в реестре ФНС, например, если компания находится в промышленной зоне или на трассе. Тогда этот показатель должен быть зарегистрирован через обращение в ФНС.
- Признак способа расчета
Нужен для того, чтобы обозначить операцию, которую в данный момент совершает онлайн-касса. В чеке указывается вербально, в числовом формате или может не указываться вовсе. Бывает следующих разновидностей:
- «ПРЕДОПЛАТА 100%» или «1»;
- «ПРЕДОПЛАТА» или «2»;
- «АВАНС» или «3»;
- «ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ» или «4»;
- «ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ» или «5»;
- «ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ» или «7»;
- «ОПЛАТА КРЕДИТА» или «9»
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины в 2023 году
За неисполнение требований по работе с наличностью следит Федеральная налоговая служба. И в случае нарушений с компании или ИП могут взыскать штраф по ст. 15.1 КоАП РФ. Ответственность полагается за следующие правонарушения:
- оставление в кассе сумм, превышающих лимит остатка;
- осуществление сверхлимитных наличных платежей с участием юрлиц и ИП;
- нецелевые траты наличности и нарушение правил хранения денежной выручки.
Штраф за нарушение кассовой дисциплины составляет:
- 4 000 — 5 000 рублей — для руководителей предприятия или ИП,
- 40 000 — 50 000 рублей — для юрлиц.