Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личная карточка работника – образец заполнения формы Т-2 2023». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия является личная карточка работника по форме Т-2. Это документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходит при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом. Все сведения вписывают на основании предоставленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов.
Личная карточка работника Т‑2: образец заполнения и бланк
Личная карточка — это документ, который содержит краткий свод персональных данных работника, а также информацию о его трудовой деятельности.
Карточка составляется в первый рабочий день сотрудника, принятого по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода работы в данной организации.
Унифицированная форма личной карточки (форма Т-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1.
Сведения в форму № Т-2 вносятся на основании документов, представляемых при приеме на работу, а также приказов и распоряжений, которые издаются работодателем. В последний рабочий день личная карточка закрывается и сдается в архив организации.
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Начало формы и раздел лОбщие сведения»
Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.
Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:
- табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
- идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
- характер работы (постоянно или временно);
- вид работы (основная или по совместительству);
- пол (мужской, женский).
Формулировки записей о состоянии в браке
| Брачный статус | Код по ОКИН |
| Никогда не состоял (не состояла) в браке | 1 |
| Состоит в зарегистрированном браке | 2 |
| Состоит в незарегистрированном браке | 3 |
| Вдовец (вдова) | 4 |
| Разведен (разведена) | 5 |
| Разошелся (разошлась) | 6 |
Шаг 1. Заполняем раздел I
Этот раздел заполняют сведениями из паспорта сотрудника. Их вписывают разборчивым почерком, сокращения недопустимы. Есть нюансы, которые следует учитывать:
- Дату рождения вписывают полностью, но записать ее в формате ДД.ММ.ГГГГ не возбраняется.
- Запись о месте рождения (до 100 знаков). Использование географических сокращений допускается (гор., обл. и т. д.), но такие термины, как аул, кишлак, станица и село требуется вписывать целиком.
- При наличии двойного гражданства указывают наименование государства, гражданином которого является служащий.
- Обязательно отражают степень знания иностранного языка в личной карточке — английский, немецкий или иной язык.
- Наименование образовательного учреждения, которое закончил служащий, вписывается таким образом, чтобы было понятно, какое учебное заведение он закончил. Затем прописывают профессию.
Раздел лСведения о воинском учете»
Это единственный раздел, заполнение которого подробно описано в лУказаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1).
Все граждане, поступающие на работу, делятся на военнообязанных и невоеннообязанных. В свою очередь, военнообязанные — это либо уже отслужившие граждане, пребывающие в запасе, либо будущие призывники. Раздел о воинском учете заполняется только на военнообязанных лиц.
Второй раздел формы Т-2 заполняется по-разному на офицеров запаса и на тех, кто не дослужился до офицерского звания. Какие воинские звания не относятся к офицерским?
В армии не являются офицерами солдаты, сержанты и прапорщики, а на флоте — матросы, старшины и мичманы (ст. 46 Федерального закона лО воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ).
Для заполнения второго раздела личной карточки вам понадобится либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Сведения, которые нужно вписать в пункты второго раздела, представлены в таблице ниже.
| Номер | Документ (основание для изменения) | Дата документа | Введение в действие |
|---|---|---|---|
| 14/2021 | Приказ Росстандарта от 26.03.2021 № 173-ст | 26.03.2021 | 01.04.2021 |
| 13/2020 | Приказ Росстандарта от 23.09.2020 N 671-ст | 23.09.2020 | 01.11.2020 |
| 12/2020 | Приказ Росстандарта от 27.08.2020 N 561-ст | 27.08.2020 | 01.10.2020 |
| 11/2020 | Приказ Росстандарта от 27.08.2020 N 560-ст | 27.08.2020 | 01.10.2020 |
| 10/2019 | Приказ Росстандарта от 29.05.2019 № 242-ст | 29.05.2019 | 01.07.2019 |
| 9/2019 | Приказ Росстандарта от 29.05.2019 N 241-ст | 29.05.2019 | 01.07.2019 |
| 8/2019 | Приказ Росстандарта от 29.05.2019 N 240-ст | 29.05.2019 | 01.07.2019 |
| 7/2019 | Приказ Росстандарта от 29.05.2019 N 239-ст | 29.05.2019 | 01.07.2019 |
| 6/2019 | Приказ Росстандарта от 23.04.2019 N 148-ст | 23.04.2019 | 01.05.2019 |
| 5/2018 | Приказ Росстандарта от 24.10.2018 N 834-ст | 24.10.2018 | 01.12.2018 |
| 4/2018 | Приказ Росстандарта от 24.10.2018 N 833-ст | 24.10.2018 | 01.12.2018 |
| 3/2018 | Приказ Росстандарта от 16.10.2018 N 782-ст | 16.10.2018 | 01.11.2018 |
| 2/2018 | Приказ Росстандарта от 01.06.2018 N 300-ст | 01.06.2018 | 01.08.2018 |
| 1/2017 | Приказ Росстандарта от 21.12.2017 N 2050-ст | 21.12.2017 | 01.03.2018 |
| 1/2015 | Поправка №1/2015 ОКИН | — | — |
Последняя дата актуализации классификатора на нашем сайте — 07.06.2021.
Вид повышения квалификации в личной карточке
Что касается повышения квалификации кадров, то по ОКИН выделяют, в частности, следующие виды:
| Вид повышения квалификации | Код по ОКИН |
|---|---|
| Институт повышения квалификации министерства (ведомства) | 05 |
| Факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении | 07 |
| Факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении | 08 |
| Институт усовершенствования | 09 |
| Курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве) | 10 |
| Курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах | 11 |
| Училище | 21 |
| Курсы целевого назначения | 32 |
| Учебный центр службы занятости | 43 |
Личная карточка Т-2 — это кадровый документ, который работодатель составляет в первый рабочий день на сотрудника, которого приняли на работу в штат по трудовому договору. Эту карточку кадровик ведет на протяжении всего периода работы данного сотрудника в фирме.
В карточке Т-2 содержатся все персональные данные работника и информация о его трудовой деятельности.
Типовая форма № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.
В карточке указывают:
- фамилию, имя, отчество работника;
- год его рождения;
- пол;
- образование;
- семейное положение;
- детей;
- паспортные данные;
- ИНН и номер свидетельства пенсионного страхования;
- стаж работы (общий и непрерывный).
Что это за форма и когда она нужна
Прежде чем разбирать образец заполнения формы Т-2, отметим, что ее бланк утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Документ ведут на каждого отдельного сотрудника. Это удобно, поскольку позволяет работодателю иметь полное досье на сотрудника. Дело в том, что в карточку записываются сведения:
- о дате и месте рождения;
- гражданстве;
- образовании, в том числе дополнительном, и профессиональной подготовке;
- знании иностранных языков;
- стаже работы;
- составе семьи;
- адресе регистрации и проживания;
- отношении к военной службе;
- результатах аттестаций;
- награждениях;
- отпусках;
- льготах;
- иные сведения.
Все эти данные аккумулируются работодателем для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Например, информация о составе семьи позволит включить детей работника в список получателей новогодних подарков или путевок в летние лагеря. Сведения о наличии дополнительного образования или знании иностранных языков дадут возможность предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку. Данные о награждениях и стаже рассматриваются как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Отсюда вывод: личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.
Срок хранения документа
Личная карточка работника находится все время работы сотрудника компании в кадровой службе, в месте, куда доступ ограничен. После прекращения действия с сотрудником трудового соглашения, рекомендуется ее хранить в отделе кадров еще определенное время, а только после этого передавать данные документы в архив предприятия.
Сложившаяся практика показывает, что личные карточки на уволенных сотрудников хранятся кадровой службе от одного года до трех лет. Связано это с тем, что бывший работник в этот период может часто обращаться с запросами о предоставлении различных справок и иных сведений о работе.
Внимание: после передачи личной карточки в архив компании, ее нужно там хранить еще 75 лет после увольнения работника.
Метки: Кадровые документы
Что изменилось в работе с карточками Т-2
По старым правилам, компания обязана была познакомить сотрудника с каждой новой записью в трудовике под роспись. Подпись ставилась в форме Т-2, где дублировалась информация из трудовой книжки.
Однако с 1 сентября 2021 года вступили в силу положения приказа Министерства труда и социальной защиты РФ №320н от 19.05.2021, которые изменили действовавший порядок. Перечислим нововведения:
1. Отменена обязанность вести личные карточки персонала по форме Т-2 или иной форме. Следовательно, предоставлять под роспись сведения о приеме, переводе или увольнении тоже больше не нужно.
2. В то же время юрлица и индивидуальные предприниматели могут продолжать вести личные карточки и после 21 сентября 2021 года, если считают это необходимым. Нарушением законодательства ведение таких документов не считается. Показывать записи в них персоналу в любом случае не требуется.
3. Действует обязанность выдавать увольняющемуся работнику копию личной карточки, если он запросил ее, подав соответствующее заявление.
Справка вместо военного билета
Справка, выдаваемая взамен военного билета, получила в Положении о воинском учете статус полноценного документа воинского учета, на основании которого ведется воинский учет в организации. И это изменение совсем не ново и носит скорее технический характер, упрощающий правовое регулирование документооборота. До сих пор справка, выдаваемая взамен военного билета, не фигурировала в числе документов воинского учета, перечисленных в Положении. Однако фактически она все равно являлась таким документом.
Например, ее можно найти в приказе Министра обороны России от 18 июля 2014 № 495, в котором она входит в число документов воинского учета и определяется в качестве основного документа персонального воинского учета граждан, пребывающих в запасе, не проходивших военную службу. Теперь упоминание о справке как о документе воинского учета было внесено и в Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе». Поэтому все работодатели обязаны принимать этот документ в целях ведения воинского учета работников вместо военного билета.
Личная карточка — это документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, трудовая деятельность, семейное положение и т.д.); используется для анализа состава и учета движения кадров1.
Порядок ведения личной карточки формы Т-2 раньше регулировался Постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» (далее — Постановление № 241; утратило силу 22.11.2007).
Несмотря на то что Постановление № 241 утратило силу, необходимость ведения личной карточки была предусмотрена иными нормативными правовыми актами. Так, в соответствии с п. 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников2 с каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней), наниматель обязан ознакомить ее владельца под расписку в личной карточке формы Т-2, в которой также производится запись, соответствующая записи в трудовой книжке (вкладыше к ней). Однако данная норма была упразднена в связи с утверждением новой Инструкции о порядке ведения трудовых книжек3.
В свою очередь, после издания (поступления) приказа о присвоении работнику квалификационной категории сведения заносятся в трудовую книжку в графу «Сведения о работе» и личную карточку (форма Т-2)4.
1 Делопроизводство и документоведение: Краткий словарь современной терминологии / Авт.-разраб. С.В. Жумарь [и др.]. Перевод с русского и сост. белорусской части В.А. Сорока. — Минск: БелНИИДАД, 2001. — 76 с.
2 Утверждена постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30 (утратило силу 14.09.2014).
3 Утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40.
4 См. ч. 3 п. 33 Инструкции о порядке присвоения (снижения, лишения) квалификационных категорий медицинским, фармацевтическим работникам и иным работникам здравоохранения, утвержденной постановлением Министерства здраво- охранения Республики Беларусь от 22.12.2008 № 232 (в ред. от 30.04.2020).
Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 10 (237), октябрь 2020 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.
Воинский учет в организациях в форме Т-2
Кроме кадрового документа, дублирующего во многом информацию из трудовой книжки, форма Т-2 играет важную роль в воинском учете. Ее заполнение предусмотрено п. 23 методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017, которые, по состоянию на 01.09.2021, никто не отменял.
Возникает правовая коллизия, когда нормы приказа Минтруда, которые являются обязательными для всех работодателей, вступают в противоречие с методичкой по воинскому учету, которая является рекомендованной. Конечно, руководитель каждой организации самостоятельно решает, в каком объеме вести кадровый учет в соответствии с требованиями законодательства. За отсутствие карточки Т-2 с 01.09.2021 никто не накажет. Но ее ведение поможет в составлении отчетности, в том числе по воинскому учету. Тем более, что в большинстве учетных программ сведения в форму Т-2 вносятся автоматически, в момент приема на работу сотрудника, там же аккумулируются данные обо всех движениях и изменениях.
Хотя раздел о воинском учете в Т-2 совсем небольшой, в нем собрана вся самая важная информация. Если отказаться от ведения формы № Т-2 в целом, необходимо сохранить этот раздел в качестве самостоятельного документа.
Необходимые документы
Для корректного оформления нужно взять только подтвержденную информацию Понадобятся такие документы:
- паспорт гражданина;
- приказ руководства, в котором утверждается прием сотрудника;
- обязательно необходимо принести трудовую книжку (для тех граждан, которые работают впервые, она оформляется работодателем);
- если гражданин относится к категории военно обязанных, он также предоставляет военный билет;
- документ, который подтверждает уровень образования;
- ИНН и СНИЛС;
- документы, которые подтверждают прохождение переподготовки, присвоение званий и т.п. предоставляются при наличии;
- трудовой договор, оформленный с сотрудником.