Как пользоваться онлайн-кассой: пошаговая инструкция

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как пользоваться онлайн-кассой: пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Фискальный чек (ФЧ) — документ строгой отчётности, формирующийся при помощи контрольно-кассовой техники. Он является основным подтверждением факта проведения операции и получения оплаты за товар. При расчёте в нём фиксируется сумма всех приходов и расходов на протяжении отчётного периода.

Кассовый чек и его аналог — БСО

Кассовый чек — всем хорошо знакомый фискальный документ, созданием которого сопровождается каждый расчет наличными деньгами и банковской картой в магазине. Чеки формируются не только при реализации товара, но и при его возврате, также в некоторых других случаях.

В соответствии с текущей редакции закона 54-ФЗ, кассовый чек должен иметь множество разных реквизитов, которые перечислены в пункте 1 статьи 4.7 этого закона.

Заменой кассового чека для некоторых налогоплательщиков может быть бланк строгой отчетности (БСО). Бланк должен содержать те же обязательные реквизиты, что и кассовый чек. Применять БСО вместо чека ККТ позволено организациям и предпринимателям, которые занимаются оказанием услуг населению.

Сформировать БСО на компьютере нельзя — они создаются с применением специальных автоматизированных систем. Приобрести их можно в типографиях либо сформировать онлайн за небольшую плату, после чего распечатать на обычном принтере.

С 1 июля 2019 года формировать БСО можно будет исключительно с применением специальных систем — БСО-ККТ.

Самое главное: как работать с онлайн-кассами

• Онлайн-касса — это специальный девайс для торговли. Он формирует чеки и отчеты и передает их в ФНС. Предпринимателю не надо ходить в отделение и заносить бумажные копии.
• По законам РФ без кассы торговать нельзя, иначе — штраф. Если бизнес нарушает закон все время, суд может приостановить деятельность компании.
• В законодательстве прописаны требования к онлайн-кассам, но проще не вникать в них, а выбрать кассу из реестра ФНС — они соответствуют всем необходимым стандартам.
• Кассир должен не забывать открывать смену — иначе касса не будет выдавать чеки. Не менее важно вовремя закрывать смену, чтобы бизнесу не назначили административный штраф.

Обязательные компоненты кассового чека

На основании ст. 4.7 ФЗ от 22.05.2003 N 54-Ф3 (ред. 27.12.2019) кассовый документ, выдающийся покупателю, должен содержать следующий перечень обязательных реквизитов:

1. Непосредственное название предоставляемого документа (Бланк строгой отчетности/Кассовый чек).
2. Данные о стороне, выдающей документ (полное наименование торговой точки, ее юридический адрес).
3. Порядковый номер (номер чека рассчитывается за смену).
4. СНО (информация об используемой системе налогообложения).
5. Время расчета (дата и время фиксируются в момент непосредственной оплаты товара/услуги и записываются в формате 00.00.00).
6. Место осуществления сделки (конкретный магазин торговой компании: «Продукты», «Пятерочка»).
7. Название реализуемого продукта или предоставляемой услуги (в полном объеме).
8. Итоговая сумма расчета (с учетом налогов, дополнительной комиссии, скидок, если таковые имеются).
9. ИН пользователя.
10. Подробная информация о расчетах (указанная к оплате сумма, внесенная покупателем оплата, выдача продавцом сдачи и т.д.).
11. Формат оплаты (наличный/безналичный расчет).
12. ФИО продавца, его должность (не касается безналичного расчета, производимого в Интернете).
13. Номер ККТ.
14. Заводской номер фискального документа.
15. Электронный адрес сайта, на котором может быть проведена проверка предоставленного документа.
16. Номер смены.
17. QR-код.
18. Адрес электронной почты обеих сторон (указывается при предоставлении чека в электронном формате).
19. Фискальный признак документа.

Виды фискальных документов

Фискальными документами (ФД) называют бумаги, в которых фискальные данные (сформированные ККТ сведения о расчётах) представлены по утверждённой форме. Фискальные документы создаются с помощью онлайн-кассы и хранятся в фискальном накопителе. Сформированные ФД должны быть переданы в ФНС и, при необходимости, в систему маркировки и прослеживаемости товаров «Честный ЗНАК».

Сегодня отечественные предприниматели используют такие фискальные документы, как:

• кассовый чек (обычный чек и чек коррекции);
• бланк строгой отчётности (обычный бланк и бланк коррекции);
• отчёты об открытии и закрытии смены;
• отчёт о регистрации и об изменении её параметров;
• отчёт о закрытии фискального накопителя;
• отчёт о текущем состоянии расчётов;
• подтверждение оператора о проверке фискального документа;
• запрос о коде маркировки и ответ на этот запрос;
• уведомление о реализации маркированного товара и квитанция на это уведомление.

Нефискальный чек в авансовом отчете

Нефискальные чеки, даже если они выдаются теми, кто освобожден от применения ККТ по закону № 54-ФЗ, не являются самодостаточным платежным документом, который в полной мере подтверждал бы правомочность расходов в авансовом отчете. Это важно помнить: учесть в бухгалтерской отчетности, и в частности – в авансовом отчете, затраты, которые заверены только нефискальным чеком – нельзя. Это будет являться грубейшим нарушением кассовой, бухгалтерской и налоговой дисциплин.

Нефискальный чек можно принять к учету и вносить в авансовый отчет только в одном случае – если продавцом (или поставщиком услуг) к данному чеку предоставлены иные подтверждающие документы установленной формы, подтверждающие расходы, понесенные подотчетным лицом при совершении покупки в условиях неприменения продавцом (поставщиком услуг) ККМ – товарные чеки, БСО, которые должны иметь фискальные признаки, и отвечать установленной форме.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Как выглядит талон ККТ

Контрольно-кассовая машина – это специализированный аппарат, который, хоть и обладает небольшим перечнем возможностей, но при этом решает огромное количество профильных задач. Такая аппаратура используется для механизации некоторых операций финансового характера, выполняя:

Сегодня без такого аппарата не может обойтись ни одно государственное или частное предприятие, в котором расчет с покупателем товаров или заказчиком услуг осуществляется на месте. Агрегат позволяет штамповать квитанции – бумаги, удостоверяющие факт проведения соответствующих мероприятий.

Чтобы понять, что такое РН, ФД, ФН и ФПД на кассовом чеке ККТ, следует ознакомиться с рядом правительственных постановлений. Дело в том, что сегодня все области, в которых применяются подобные документы, находятся под строгим контролем со стороны государства. О том, как выглядит описываемый талон, рассказывает целый ряд регламентов:

Все правила, перечисленные в указанных актах, формируют норматив, называемый форматом ФД. Именно в этом свидетельстве прописывается четкий перечень того, что должно присутствовать в рассматриваемом типе квитанций, а также устанавливается то, в каком порядке идет информация. Сегодня в России используется ФФД 1.1 – практически совершенный бланк, которому предшествовали еще две менее продуманные версии.

Фискальный и нефискальный чек: в чем принципиальное отличие?

Несмотря на то, что оба вида чека покупатель может получить при покупке, эти два документа существенно отличаются. Причем не только по внешним признакам, но и по своему статусу.

Фискальный чек –документ, в котором указаны обязательные реквизиты, установленные нормативными актами. Причем большую часть из них выдает только ККМ, прошедшая госрегистрацию в КГД МФ РК. К таким реквизитам относятся:

• фискальный признак (специальный символ, подтверждающий, что ККМ работает в фискальном режиме);
• последовательная нумерация, присваиваемая ККМ;
• регистрационный и заводской номера ККМ;
• ИИН продавца;
• наименование оператора (ОФД) и реквизиты его интернет-ресурса;
• штрих-код с зашифрованной информацией о ККМ;
• прочая информация, хранящаяся в памяти фискального накопителя ККМ.

Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в фискальном чеке, установлены:

• законом РК №241-VI от 02 апреля 2019 г.;
• п.6 ст.166 НК РК.

Также фискальный чек может содержать иную информацию, предусмотренную заводом-изготовителем. Например, содержать сведения о сумме НДС (п.7 ст.166 НК РК).

Нефискальный чек же представляет собой по сути платежную квитанцию, распечатанную на любом печатающем устройстве (не на ККМ). Несмотря на то, что в таком чеке могут присутствовать некоторые реквизиты, аналогичные тем, что указываются в фискальном чеке, тем не менее, он не является документом, подтверждающим в глазах налоговой службы факт произведенной оплаты за товар. Так, в нефискальном чеке, наравне с фискальным, могут быть указаны следующие реквизиты:

• наименование налогоплательщика;
• дата и время покупки;
• цена товара за единицу;
• наименование товара;
• количество приобретенных товаров и единица измерения;
• общая сумма продажи.

Различают денежные чеки и расчетные чеки.

Денежные чеки применяются для выплаты держателю чека наличных денег в банке, например, на заработную плату, хозяйственные нужды, командировочные расходы, закупки сельхозпродуктов и т. д.

Расчетные чеки — это чеки, используемые для безналичных расчетов. Расчетный чек — это документ установленной формы, содержащий безусловный письменный приказ чекодателя своему банку о перечислении определенной денежной суммы с его счета на счет получателя средств (чекодержателя). Расчетный чек, как и платежное поручение, оформляется плательщиком, но в отличие от платежного поручения чек передается плательщиком предприятию — получателю платежа в момент совершения хозяйственной операции, который и предъявляет чек в свой банк для оплаты.

Различают также следующие виды чеков:

• именной — выписан на определенное лицо;
• предъявительский — выписан на предъявителя;
• ордерный — выписывается в пользу определенного лица или по его приказу, т. е. чекодатель (индоссант) может передать его новому владельцу (индоссату) с помощью индоссамента.

Чек может быть кроссированным. Кроссированный чек — это чек, перечеркнутый на лицевой стороне двумя параллельными линиями. На чеке допускается только одно кроссирование. Кроссирование может быть общим и специальным.

Общее кроссирование имеет место, когда между линиями нет никакого обозначения или есть пометка «банк». Чек, имеющий общее кроссирование, может быть оплачен плательщиком только банку или своему клиенту.

Специальное кроссирование — это кроссирование, при котором между линиями вписано наименование плательщика. Чек, имеющий это кроссирование, может предъявиться только банку, наименование которого указано между линиями.

Для каких целей используется кассовый чек

Кассовый чек является документом, который подтверждает факт приобретения какого-либо товара за наличный расчет или безналичный расчет банковской картой в рамках сделки купли-продажи.

То есть, можно сказать, что кассовый чек – это своеобразная форма договора, заключенного между продавцом и покупателем.

Основная функция этого документа – это доказательство совершения сделки.

Информация, указанная в кассовом чеке, в дальнейшем используется для учета движения денежных средств и правильного оформления бухгалтерской отчетности.

Следует отметить, что чек является неотъемлемым реквизитом такого процесса, как возврат или обмен товаров, поскольку именно он выступает в роли доказательства того, что данная покупка действительно была совершена.

Таким образом, чек, напечатанный кассовым аппаратом, необходим в следующих ситуациях:

• для приложения к авансовому отчету как подтверждение расходов сотрудника;

• как доказательство понесенных расходов при рассмотрении дел в суде;

• при возникновении спорных ситуаций с продавцом.

Кроме того, данные, которые хранятся в чеке, позволяют представителям налоговой службы узнать интересующую их информацию (например, сколько выручки получила фирма-продавец), проконтролировать соблюдение организацией кассовой дисциплины и правил работы с наличными деньгами.

Купить ФН можно трех вариаций (по сроку работы):

• 13 месяцев
• 15 месяцев
• 36 месяцев

Среди перечисленных вариантов можно применять любой со всеми моделями касс из реестра ККТ ФНС. Возможно, вы подумаете, что можно купить любой ФН для своей кассы, но прежде этого обратите внимание на еще несколько ключевых аспектов:

Сейчас на рынке в продажах имеются две модели накопителя с различными версиями формата фискальных данных:

• 1.0
• 1.1

Обе модели возможно применять, но необходимо учитывать, что модель 1.0 поддерживает только форматы фискальных документов (ФФД) версий 1.0 и 1.05., в отличие от модели 1.1.

Реквизиты чека по форматам устанавливает приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ “Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию”.

В 54-ФЗ четко определены требования к фискальному накопителю. Все модели указаны в Реестре фискальных накопителей налоговой службы. С помощью сервиса проверки ФН по заводскому номеру на сайте ФНС можно убедиться в легальности вашего устройства.

Чек залога нефискальный на АЗС: что это?

Разновидностью рассматриваемой нами платежной квитанции является чек залога нефискальный. Разберемся с понятием, что значит чек залога нефискальный.

С этим документом сталкиваться нам приходится гораздо чаще, чем мы подозреваем: к примеру, каждый раз, пользуясь услугами заправочных станций, и оплачивая покупаемое топливо, перед тем, как его зальют в бак заправляемого автомобиля. В подтверждение оплаты оператор АЗС выдает нефискальный отчет, подтверждающий, что клиентом внесен залог за услугу (продажу) которую еще не оказали. Такая нефискальная залоговая квитанция, как правило, распечатана на незарегистрированном печатном устройстве. Она является внутренним документом, и служит распорядительным документом на отпуск топлива для персонала, обслуживающего заправочный аппарат. После завершения отпуска топлива, оператор АЗС обязан выдать покупателю вместо нефискального чека залога аутентичный фискальный чек, распечатанный на зарегистрированной ККМ.

1. Информация, содержащаяся в кассовом чеке, согласно действующему законодательству, должна давать покупателю полное представление о торговой точке, товаре, приобретенном им, понесенных расходах и об обслуживающем его продавце.
2. Кроме того, данные чека позволяют проверить законность торговой операции с помощью современных технологий, интернет-ресурсов, получить электронный чек на почту в сети и распечатать его по своему усмотрению.
3. В кассовом чеке также содержатся исчерпывающие фискальные данные, передаваемые в ФНС, о торговой операции и о технике, фирме (ОФД), обслуживающей информационный обмен с фискальным органом.
4. Закон позволяет включать в кассовый чек любую дополнительную информацию, стимулирующую продажи владельца ККТ.

В упрощённом виде схема фискализации выглядит следующим образом.

• Организация или предприниматель создаёт заявление о регистрации ККТ. При этом фискальный накопитель должен быть установлен заранее в фискальном регистраторе или кассовом аппарате. В заявлении указываются уникальные номера ККТ (ККМ) и ФН. Это нужно для обнаружения их в реестрах. Подача заявления может осуществляться по интернету и подтверждается специальной электронно-цифровой подписью;
• Система ФНС проверяет это заявление и, если всё верно даёт одобрение на дальнейшие действия;
• Происходит ввод необходимых данных в каждую единицу ККТ;
• Запрограммированные данные опять отправляются в налоговую службу;
• Организация или предприниматель получает карточку регистрации ККТ.

После фискализации каждая зарегистрированная ККМ будет выдавать чеки с множеством предусмотренных по закону реквизитов, кодов и QR символикой.

Чтобы процесс фискализации прошёл быстро и гладко, мы не рекомендуем производить его самостоятельно. Самое опасное и непоправимое в этой процедуре – испорченный фискальный накопитель. Стоит он немалых денег, а корректировке не поддаётся! Таким образом существует всего одна попытка его активации. В нашей компании работают профессионалы и дают гарантию на свои действия. Услуга по фискализации Атол, Штрих и устройств других производителей входит в перечень обязательных работ по регистрации ККТ в налоговом органе.

Обязательная маркировка товаров

В 2018 году правительство нашей страны утвердило список определенной продукции, которая должна маркироваться начиная с 2019. Это значит, что все производимые изделия, попадающие в этот перечень, должны сопровождаться документацией, включающей в себя сведения о производителе, владельце, передвижениях ассортимента с точки изготовления в магазин. Вместе с тем, в этот же период времени начинается глобальный перевод отчетности по продажам в электронный вид.

Это новшество изменило требования к обязательным реквизитам кассового онлайн-чека ККМ. Результатом введения изменений должно стать повсеместное обозначение всей продукции, реализуемой в торговых точках нашей страны, специальными маркерами, а значит продажа какой-либо контрафактной продукции станет буквально невозможной. Проверить подлинность покупатель сможет самостоятельно с помощью простого смартфона и специального приложения. Соответственно, все изменения, происходящие в работе кассы, в том числе и информация, представленная в квитанциях, направлены на достижение поставленной правительством задачи.

Похожие записи:

• С 1 марта изменятся суммы и порядок выдачи пособий: Что нужно учесть получателям
• Как обжаловать дисциплинарное взыскание
• Земельный налог для ветеранов труда