Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проживание в гостинице во время командировки нужно будет подтверждать по-новому». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Сравнение: с документами и без них
При наличии документов:
Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2022 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).
Если подтверждающих бумаг нет:
Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2022 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.
Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.
Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных с целью подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что если а в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Разрешено называть бланк по-разному, например ваучером или гостиничным чеком.
Оплата гостиницы в командировке: какие документы нужно предоставить
По возвращении из командировки сотруднику необходимо предоставить счет о проживании в гостинице отделу бухгалтерии. Работодатель может возместить расходы после командировке или же предоставить средства до поездки.
Все средства, потраченные в гостинице, должны быть подтверждены чеком или другим бланком отчетности. Счет должен содержать факт проживания в отеле, время заселения и выезда, реквизиты отеля, ФИО командированного и стоимость номера. На бланке в обязательном порядке должны содержаться печать и подпись.
В счет могут быть включены дополнительные услуги. Например, услуги в ресторанах, барах и оздоровительных комплексах. Работник может воспользоваться ими за свой свет. Работодатель такие расходы возмещать не должен.
Оплачивать проживание в гостинице в командировке можно как наличным, так и безналичным расчетом. Этот вопрос лучше обсудить с руководителем заранее.
Как подсчитать расходы на предстоящую командировку
Расходы на жилье и другие услуги в деловой поездке, подтвержденные работником документально — экономически обоснованные траты. С них не взимаются страховые взносы и НДФЛ. В случае неподтверждения расходов они также освобождаются от вычета НДФЛ согласно установленным нормативам, отраженным в ст. 217 НК РФ, п. 1.
При поездках по территории России сумма составляет 700 руб. в сутки, по заграничным странам — 2500 руб. в сутки. Страховые взносы в этом случае высчитываются со всей суммы. Что касается НДС, то по гостиничным услугам его возмещение происходит на основании счета-фактуры. Расходы, идущие на оплату проживания сотрудника в деловой поездке, сокращают базу по налогу на прибыль на основании ст. 264 НК РФ п. 1.12.
Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.
Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.
Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).
Учитывайте следующие нюансы:
- день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
- день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.
Дни простоя, задержек и переносов рейса тоже подлежат оплате. Нормы определяются в зависимости от места фактического пребывания работника. Например, обратный рейс в Россию задержан на сутки. Этот день задержки оплачивается по нормам для загранкомандировок.
Налоговый учет командировочных расходов 2020
Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.
Основные особенности налогового учета командировочных затрат:
- Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.
Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.
- Дата признания расходов.
Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.
- НДС по командировочным расходам.
ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.
- НДФЛ и страховые взносы
На большинство командировочных затрат начислять НДФЛ и страховые взносы не нужно. На суточные НДФЛ и страховые взносы начисляют сверх установленного лимита.
Рассмотрим подробнее особенности налогового учета отдельных видов командировочных затрат.
Процедура предоставления отчетности
Время командировки определяется по документам, подтверждающим проезд. Они предоставляются в бухгалтерию после поездки. После возвращения в течение 3 рабочих дней необходимо представить авансовый отчет по расходам в поездке, а также отчитывается по выданному авансу. Необходимо предъявить документальные свидетельства об аренде помещения, в котором останавливался работник на время поездки.
Комплект необходимых документов и метод расчета затрат, подлежащих возмещению, устанавливаются коллективным договором, локальными нормативными актами, соглашениями предприятия. Если сотрудник компании не может предоставить отчетность, ситуация разрешается в соответствии с действующими правилами организации. При формировании отчетности по налогу на прибыль следует учитывать, что без подтверждающих документов стоимость проезда не получится включить в статью расходов (НК РФ ст. 264, 252).
Трудовой кодекс РФ в 168 статье предусматривает, что работодатель оплачивает найм жилого помещения (отеля, гостиницы, частной квартиры по договору) в случае, когда был уведомлен о выбранном отеле, типе номера или найме частного жилья, и дал свое разрешение.
Отчетные документы за проживание в квартире
С согласия работодателя сотрудник, направленный в командировку, может снимать не номер в гостинице, а квартиру или комнату в обычной частной квартире. Каким образом он должен доказать свои расходы на проживание в данном случае?
В любом случае затраты на аренду жилья должны подтверждаться письменным договором найма жилого помещения. Договор должен содержать срок аренды и ее стоимость, также необходимо приложить копию документа о праве собственности физлица на квартиру. Если оплата проживания в гостинице в командировке сопровождается выдачей кассового чека или бланка строгой отчетности, то оплата физлицу – владельцу квартиры, произведенная наличными, подтверждается его распиской о получении денег.
В случае, когда поиск подходящего варианта жилья производился при помощи посредников – риэлторов, то для возмещения стоимости их услуг потребуются: договор с агентством недвижимости, акты выполненных работ, чеки и квитанции, подтверждающие оплату.
Перед командировкой желательно выяснить, какие документы, удостоверяющие проживание, выдает гостиница. В бухгалтерии своей организации следует уточнить, будет ли счет отеля считаться бланком строгой отчетности. Некоторые компании требуют предоставления дополнительных документов.
Отель «Ключевой элемент» в Москве предоставляет для командированных сотрудников документы, подтверждающие сроки их пребывания и затраты на проживание в гостинице:
- кассовый чек;
- счет;
- акт проживания;
- копию ОГРН;
- копию ИНН;
- копию уведомления о переходе на упрощенную систему налогообложения.
Произвести оплату может как командированный сотрудник, так и работодатель. В отеле «Ключевой элемент» имеется несколько способов оплаты на выбор:
- наличными в гостинице (при заселении);
- банковской картой (Visa или MasterCard);
- безналичным перечислением.
Служебные командировки: гостиничные расходы
Фото Бориса Мальцева, Кублог Составляющей частью командировочных расходов являются затраты на услуги проживания в гостинице.
На стоимость этих услуг работник обязан представить подтверждающие документы. Это может быть и счет, и кассовый чек, а иногда просто квитанция к ПКО. Но какой именно документ удовлетворит налоговиков?
И что делать, если, например, в счете указан завтрак?
На эти и другие вопросы ответы найдете в статье.
Компания обязана возмещать сотруднику понесенные во время служебной командировки расходы по расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но для этого сотрудник должен подтвердить свои расходы документом.
Какой документ подтвердит оплату за проживание в гостинице, чтобы у компании при проверке не возникло претензий со стороны ИФНС?
Если гостиница не применяет контрольно-кассовую технику, то в этом случае она обязана оформлять бланк строгой отчетности, форму которого разрабатывает самостоятельно (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440).
При этом название данного документа может быть любое (квитанция, гостиничный чек, счет, ваучер и т.п.). Напомним, что до 1 декабря 2008 г.
гостиницы в качестве бланка строгой отчетности использовали форму № 3-Г, утвержденную Приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121.
Но сейчас эта форма не применяется, и, как поясняют чиновники, данный документ не может использоваться в качестве БСО (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11, от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400). В настоящее время каждая гостиница разрабатывает свой собственный бланк строгой отчетности.
При этом она должна учитывать определенные требования, предъявляемые законодательством к оформлению БСО. Если не будет выполнено хотя бы одно требование, документ не может быть отнесен к БСО.
Соответственно, у компании, чей сотрудник привезет из командировки такой документ, могут возникнуть проблемы с учетом расходов на проживание и с вычетом НДС по этим расходам. Какие это требования? Во-первых, бланк строгой отчетности должен содержать обязательные реквизиты, перечень которых установлен в пункте 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв.
Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). К таким реквизитам относятся, в частности, наименование документа, шестизначный номер и серия, наименование организации, оказывающей услуги, ее местонахождение и ИНН, печать.
Во-вторых, простой компьютер для формирования бланков строгой отчетности использован быть не может. Дело в том, что бланк документа должен изготавливаться типографским способом или формироваться с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).
Автоматизированная система
Отчетные документы за проживание в гостинице
Когда командированный сотрудник снимает гостиничный номер, оплата гостиницы в командировке должна подтверждаться кассовым чеком или иным документом, оформленным на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085). Кроме этого, в качестве отчетного документа за проживание в гостинице, необходимо приложить договор об оказании гостиничных услуг, заключенный сотрудником. В договоре обязательно должна присутствовать следующая информация:
- наименование организации (или ИП), оказывающей гостиничные услуги, сведения о госрегистрации,
- данные получателя услуг гостиницы – Ф.И.О. командированного сотрудника,
- сведения о гостиничном номере и его стоимость,
- период проживания сотрудника в гостинице,
- подписи сторон.
Размер суточных определяет работодатель.
Оплата в гостиничном комплексе командированного сотрудника предполагает формирование определенного приказа со стороны работодателя или направления для осуществления поездки, а также пакет документов, свидетельствующий об определенных затратах.
На основании принятого законодательства подобные расходы должны быть компенсированы сотруднику, если перед поездкой ему не выдается определенная сумма денежных средств, за которую он расписывается в расходнике. Закон не определяет четкие нормы возмещения денежных средств, поэтому каждый работодатель вправе самостоятельно устанавливать показатели.
Варианты проживания в командировке
Выбор места проживания в командировке определяется территориальным удобством, бюджетом и прочими критериями. В качестве места проживания могут выступать отели, гостиницы, служебное жилье, съемные квартиры или их часть. В случае с квартирой или комнатой возможна как посуточная аренда у сторонних арендодателей, так и проживание у знакомых или родственников командированного сотрудника.
Если сотрудник во время командировки проживает в гостинице или отеле, он получает возможность пользоваться услугами, входящими в стоимость проживания — питание, уборка номера, парковка и т.п. Не смотря на то, что такой вариант является наиболее распространенной практикой, некоторые компании всё же снимают квартиры на постоянной основе или оформляют их в собственность. Такой формат называется служебным жильем, где сотрудники компании при выполнении служебных заданий могут также временно останавливаться.
Если же речь идет о временной аренде квартиры или комнаты для командированного сотрудника, то ему для подтверждения расходов потребуется соглашение о данном способе проживания, а также договор с арендодателем, к которому должна быть прикреплена расписка хозяина о получении оплаты.
Если в населенном пункте, куда отправляется работник, проживают его родственники или знакомые, при желании он может остановиться у них. В этом случае, при условии, что сотрудник проживает бесплатно, компенсировать ничего не нужно.
Как оплачиваются командировочные расходы на жилье по России?
Работодатель обязан в полном объеме оплатить расходы на проживание работника в командировке.
Также сотруднику выплачиваются суточные. Работодатель вправе на свое усмотрение установить нормы и суммы оплаты командировочных. Они утверждаются приказом.
Если суточные в день превышают 700 рублей, то с суммы превышения работодателю и работнику придется платить налоги. Когда командировка заграничная, лимит равен 2500 руб. в сутки.
Что касается возмещения затрат на жилье, оно оплачивается на основании предоставленного договора, чеков и квитанций по оплате.
Если сумма по авансовому отчету больше, чем выдано сотруднику, работодатель выплачивает сотруднику разницу. Если наоборот, сумма по отчету меньше, то работник вносит разницу в кассу предприятия.
Перечень для бюджетной организации
Деятельность бюджетного учреждения ограничивается массой нормативов и требований.
Нормы расходов по командировкам бюджетной организации установлены Постановлением Правительства РФ № 729 от 2 октября 2002 г.
Ограничения касаются:
- Оплаты проживания (кроме случая, когда работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 рублей в сутки.
- Суточных — в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке.
- Проезда к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами.
Проезд до места командировки ограничен по категориям транспорта:
- железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
- водным транспортом — в каюте V группы морского судна, в каюте II категории речного судна, в каюте I категории судна паромной переправы;
- воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
- автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).