Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как исправить наличную выручку в онлайн-кассе без штрафов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все действия по оформлению чеков возврата или коррекции проводят только при условии, что не была использована онлайн-касса. Соблюдение этого правила предотвратит возможный штраф со стороны налоговых служб за неприменение при расчётных операциях ККТ.
Чек коррекции ОФД выбивают в следующих случаях:
|
Чек на возврат выбивается:
|
Как оформить чек коррекции в онлайн-кассе
При формировании чека коррекции в налоговую службу через ОФД передается фискальный документ, акт об обнаружении недостачи или лишних средств в кассе, объяснительная или служебная записка от кассира о возникшей ошибке. В ФНС необходимо отдать копии этих документов. Оригиналы бумаг должны остаться в ООО или у ИП. Все это осуществляется в несколько этапов.
Ошибки на кассе случаются и это не повод паниковать. Налоговая не наказывает за них, если быстро ее обнаружить и действовать правильно. В случаях, когда ошибка замечена еще до пробития чека, его необходимо аннулировать.
Аннулирование чека — это отмена кассовой операции до того, когда чек был закрыт и напечатан. Аннулирование может быть из-за ошибки кассира или при отказе покупателя от товара во время проведения расчета.
Если ошибка замечена уже после того, как чек напечатан, то отменить его уже нельзя. Для отмены неправильного чека нужно будет сформировать чек коррекции или чек возврата.
Какие ошибки встречаются чаще всего:
- сумма в чеке указана неверно;
- ошибка в способе расчета (наличный или безналичный);
- из-за технического сбоя чек не дошел до ФНС;
- несовпадение даты формирования чека и даты поступления денег продавцу.
Избежать штрафа можно в том случае, если:
- самостоятельно исправить ошибку до того, как ее заметили налоговые органы;
- после исправления добровольно предоставить в ФНС сведения о причинах возникновения ошибки и документы.
Перед тем, как исправлять ошибку, необходимо выяснить, с каким форматом фискальных данных работает онлайн-касса. В ФФД 1.05, чтобы исправить ошибочный чек, необходимо сформировать чек возврата, а в ФФД 1.1 и 1.2 для исправления чека нужно использовать чек коррекции. Если был произведен расчет без пробития чека на кассе, то ФФД не имеет значения, и в обоих случаях формируется чек коррекции.
Узнать, по какому формату фискальных данных касса формирует документы, можно следующими способами:
- сформировать отчет об открытии смены (в отчете может быть сразу указан ФФД или только цифровое обозначение. Так, если в поле ФФД ККТ указана цифра 2, то ФФД 1.05, если цифра 3 — ФФД 1.1, цифра 4 — формат 1.2);
- зайти в личный кабинет ОФД и перейти на вкладку со списком касс.
Перечень самых распространенных ошибок, которые нужно исправлять чеком коррекции
Чаще всего предприниматели нарушают законодательство в сфере применения кассовой техники по незнанию. Зачастую бизнесмены оказываются не в курсе последних нововведений и законодательных изменений. Так, многие из них до сих пор не знают, что в онлайн-кассе должны отражаться все безналичные платежи от физических лиц. Ведь эта норма была введена сравнительно недавно.
Налоговики активно пользуются тем, что незнание закона не освобождает от ответственности, и нещадно штрафуют проштрафившихся предпринимателей. Поэтому во всех случаях нарушений, даже если юрлицо просто не знало, что нужно создать чек, следует запастись чеками коррекции, исправляющими эти ошибки. Это позволит предпринимателю в будущем избежать ответственности за недостачу или избыток средств.
Как выбить чек коррекции
Если в работе используется автономная контрольно-кассовая техника, все необходимые действия осуществляются через основное меню. Алгоритм предусматривает следующие последовательные стадии:
- Выберите раздел «Возврат» по приходу или расходу, исходя из специфики задачи.
- Проведите возвратную операцию через ОФД, указав те же данные, что и в неверно оформленном фискальном документе.
- Оформите приходный или расходный ордер, внеся в него правильные реквизиты.
- Составьте служебную записку или акт о корректировке кассового чека, указав номенклатуру, стоимость позиций и общую сумму.
- Передайте готовую документацию в налоговое ведомство по месту регистрации.
Ошибка в одном товаре из чека
Пример 1. Продавец пробил чек на товар А, товар Б и товар В. Когда покупатель ушел, продавец обнаружил ошибку в указании стоимости товара А. Как быть?
Все зависит от того, какая сумма указана в чеке — больше или меньше реальной. Если товар стоил 500 рублей, а чек был пробит на 400, то никаких действий предпринимать не нужно. В этом случае будет считаться, что продавец реализовал товар дешевле — предоставил покупателю скидку в размере 100 рублей.
Совсем другое дело, если в действительности товар стоил 500 рублей (столько же было взято с покупателя), а чек был выбит на 1000. При применении формата 1.1 последовательность действий для исправления будет такая:
- Формируется чек коррекции с признаком расчета «возврат прихода». В нем пробиваются все товары, которые были в неправильном чеке, то есть товар А (с его неверной ценой), а также Б и В. Этот чек коррекции отменяет ошибочный первичный чек.
- Пробивается второй чек коррекции с признаком расчета «приход», но уже с правильными данными по каждой товарной позиции.
Товар попал в чек, но в действительности не реализован
Пример 5. В чеке товары А, Б и В, но по факту покупателю были реализованы только товары А и Б. Продавец выбирает вариант исправления:
- Отменить продажу товара В, сформировав чек коррекции с признаком «возврат прихода».
- Отменить весь расчет чеком коррекции «возврат прихода», а затем выбить правильный чек, также корректирующий, но с признаком» «приход» и товарами А и Б.
- Выбить обычный кассовый чек (не чек коррекции) с признаком «возврат прихода» только на товар В.
Какой из них будет правильным?
Вариант № 1 сразу отметаем по причинам, которые разъяснены в Примере 4. Далее выбор зависит от того, кто нашел ошибку:
- если неточность в чеке обнаружил покупатель, нужно выбить обычный чек ККТ с признаком «возврат прихода» и вернуть ему деньги (вариант № 3);
- если ошибка обнаружена продавцом, то правильным выбором будет действовать по варианту №2.
Кассовый аппарат атол аннулировать пробитый чек
Пробивать чек на возврат при этом не обязательно, так как данная операция не является фискальной, т.е. она не влияет на показания фискальной памяти ККМ. Пробитие или непробитие чека на возврат (при ошибочно пробитом чеке) является личным делом каждой организации, и может применяться для удобства внутреннего учета организации. (Такая позиция налоговиков приводится в письме ИФНС от 02.04.2003г. № 29-12/17931);
6. РКО при этом на сумму возврата не составляем, так как данная операция производится внутри «операционной кассы»;
7. Делаем соответствующие записи в журнале кассира операциониста (форма КМ-4) по завершению смены:
- В графе 10 показываем всю выручку за день (ошибочно пробитые суммы не отнимаем);
- В графу 11 заносим выручку за минусом ошибочно пробитых сумм;
- В графе 15 отражаем сумму по ошибочно пробитым кассовым чекам;
- Сумма граф 14 и 15 должны соответствовать данным графы 10.
Ситуация №2. Кассир ошибочно пробил кассовый чек и обнаружил ошибку после снятия суточного отчета с гашением.
Перечень самых распространенных ошибок, которые нужно исправлять чеком коррекции
Чаще всего предприниматели нарушают законодательство в сфере применения кассовой техники по незнанию. Зачастую бизнесмены оказываются не в курсе последних нововведений и законодательных изменений. Так, многие из них до сих пор не знают, что в онлайн-кассе должны отражаться все безналичные платежи от физических лиц. Ведь эта норма была введена сравнительно недавно.
Налоговики активно пользуются тем, что незнание закона не освобождает от ответственности, и нещадно штрафуют проштрафившихся предпринимателей. Поэтому во всех случаях нарушений, даже если юрлицо просто не знало, что нужно создать чек, следует запастись чеками коррекции, исправляющими эти ошибки. Это позволит предпринимателю в будущем избежать ответственности за недостачу или избыток средств.
Чек коррекции или чек возврата? Плюсы и минусы
Многие бухгалтеры опасаются использовать чеки коррекции, поскольку считают, что они являются определенным звоночком для налоговой инспекции: мол, это предприятие нужно взять на карандаш. Они советуют коллегам использовать для исправления ошибок не чеки коррекции, а чеки возврата.
Действительно, в определенных ситуациях можно обойтись возвратным чеком – например, когда кассир сразу заметил свою ошибку: неправильно указанную стоимость или не тот тип расчета. В этом случае продавец должен сразу же оформить чек возврата с признаком расчета «возврат прихода». После этого он выбивает новый, корректный чек, и отдает покупателю оба квитка – и возвратный, и корректный. Ошибочный чек покупателю не отдается, однако информация о нем сохраняется в системе.
ВАЖНО! Обойтись чеком возврата можно только в тех случаях, когда ошибка была обнаружена сразу или когда покупатель сам попросил отменить оплату. Если же нарушение заметили только в конце смены или какого-то чека вообще не обнаружилось, придется оформить именно чек коррекции.
Обычно налоговые органы спокойно реагируют на самостоятельное исправление ошибок, если предприятие не скрывает их от инспекции. На особый контроль таких бизнесменов тоже не берут. А вот если предприниматель попытается скрыть факт ошибки, а налоговая его обнаружит – это обернется не только штрафом, но и особым вниманием налоговиков в будущем. Поэтому использовать чеки коррекции лучше всегда, когда есть сомнения в правильности платежей.
Как исправить ошибку в чеке
Предположим, что покупатель внес за покупку наличные средства, а кассир пробил чек, как при оплате пластиковой картой. В этом случае как раз необходимо пробить новый документ, но не чек коррекции. Онлайн-касса при этом уже передала информацию о совершенной операции в налоговые органы, и данные записались на фискальный накопитель. Поэтому новым чеком кассиру нужно отменить операцию, он по сути будет являться возвратным. В нем необходимо указать признак расчета «возврат прихода». Этот фискальный документ должен содержать те же данные, что и первичный, включая неверную форму расчета «электронными», а также его фискальный признак. Это позволяет аннулировать неверную операцию. После чего кассир сможет выбить новый правильный чек с признаком расчета «приход». Покупатель в этом случае должен получить оба документа: возвратный и исправленный. Однако старый, ошибочный чек требовать назад не нужно.
В интервью Главной книге специалист ФНС разъяснила, что в чеке коррекции могут быть только признаки расчета «приход» и «расход». Признаки «возврат прихода» и «возврат расхода» можно указывать только в чеках на возврат товара. Кстати, если кассир ошибся в стоимости товара и пробил покупателю товар дороже, чем он стоит, например 300 рублей вместо 200, он как раз должен оформить фискальный документ на возврат с признаком «возврат прихода», а потом заново пробить товар по правильной цене. Так следует действовать, если неточность была обнаружена сразу. Если же излишки денег в кассе и неверная сумма в чеке обнаружились в конце смены, то он должен будет оформить корректирующий документ с признаком «приход», а также написать объяснительную по поводу излишков в кассе.
Однако исправление любого рода может потребоваться не только в день совершения покупки, но и через несколько дней. Ведь допущенная ошибка может быть обнаружена позже, если покупатель принесет некорректный документ. Открыв смену нового для, пользователь онлайн-ККТ может пробить чек коррекции или возврата за любую дату (например, если смена открыта 20 августа, а исправить ошибку нужно за 3 марта). В этом случае дата роли не играет и нужно точно так же оформить через чек коррекции возврат прихода. Когда используется онлайн-ККТ, это дает возможность скорректировать любую неточность или оплошность.
Чек коррекции при разных форматах фискальных данных
Кассовый чек (как и иные фискальные документы) формируются в ККТ по какому-либо конкретному формату фискальных данных (ФФД).
В зависимости от применяемого ФФД, чек коррекции создается с определенной целью:
| № | ФФД | Цели формирования чека коррекции |
| 1 | 1.0 (начальная версия) Не действует с 1.01.2019 |
Оформление расчета, произошедшего без применения онлайн-кассы. Т.е. формирование информации об имевшем место расчете с клиентом, при котором кассир забыл пробить чек. |
| 2 | 1.05 (переходная версия) |
|
| 3 | 1.1 (финальная версия) |
Аналогично 1.0 и 1.05 + исправление ошибки, допущенной кассиром при пробитии чека ККТ. |
Общий принцип исправления ошибки в чеке коррекции описан в Письме ФНС России от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@. В нем сказано, что нужно действовать в два этапа:
- Этап № 1. Аннулируйте неправильный чек коррекции. Для этого сформируйте новый чек коррекции с такой же ошибкой, но с обратным признаком расчета, например, вместо «прихода» — «возврат прихода». Укажите фискальный признак ошибочного чека коррекции, для этого заполните поле «Дополнительный реквизит чека».
- Этап № 2. Сформируйте новый чек коррекции с верными данными. В нем укажите фискальный признак ошибочного чека коррекции.
Чек коррекции – как пробить
Мы указали выше, в каких случаях применяется чек коррекции в онлайн-кассах. При этом необходимо соблюдать, чтобы в пробиваемом чеке коррекции имелись обязательные реквизиты. К ним относятся (п. 5 ст. 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ):
- наименование, номер, дата и время фискального документа (при электронной форме вместо наименования фискального документа указывается код формы документа);
- Ф.И.О. лица, уполномоченного на формирование фискального документа (за исключением случая, когда используются автоматические устройства для расчетов);
- наименование пользователя и его ИНН;
- регистрационный номер ККТ;
- заводской номер фискального накопителя;
- место (адрес) осуществления расчетов;
- фискальный признак документа;
- фискальный признак сообщения (за исключением случая печати фискального документа на бумажном носителе).
При неприменении ККТ или ее применении с нарушением законных правил ИП и организации обязаны оформлять чеки коррекции (абз. 2 п. 4 ст. 43 Закона № 54-ФЗ). Данные чеки позволяют учесть ранее неучтенные операции, исправить допущенные ошибки, а также избежать ответственности за неприменение ККТ.
Реквизиты чеков коррекции установлены приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@. Сформировать чек коррекции можно в любое время. Но в целях освобождения от ответственности чек нужно успеть сформировать до того момента, когда налоговики узнали о нарушении. Чек разрешено формировать на любой ККТ, а не только на той, которая не была применена в момент расчета.
В чеке коррекции указывают такие признаки расчета, как «приход» (в случае неприменения ККТ при приеме денег) и «расход» (в случае неприменения кассы при выплате денег из кассы). Признаки «возврат прихода» и «возврат расхода» в чеке коррекции не указываются.
Чек коррекции, помимо собственных реквизитов, должен содержать еще и реквизиты расчета, который был произведен без применения ККТ. Для этого в чеке коррекции следует указать дату совершения операции, наименование проданного товара, работы, услуги, адрес расчета и т.д.
Каждая корректируемая сумма расчета должна отражаться в кассовом чеке коррекции отдельной строкой. При этом в чеке нужно указать дату совершения нарушения, а также основание корректировки. Если пользователь самостоятельно выявил нарушение, то в качестве основания указывается «самостоятельная операция», если нарушение выявила ИФНС – «по предписанию».
Данная схема применения кассового чека коррекции допустима при использовании онлайн-кассы с форматом фискальных данных версии 1.1.
Чтобы узнать версию формата фискальных данных на кассе, необходимо распечатать «Отчет об открытии смены». Если в отчете нет информации «ФФД ККТ», то это ФФД-1.0. Если есть, то это ФФД-1.05 и старше.
Если используется касса с форматом фискальных данных версии 1.05 и 1.0, то порядок корректировки будет иным. От пользователя требуется формирование не только чека коррекции, но и акта, в котором описывается каждый конкретный случай неприменения ККТ.
В акте проставляют даты расчетов без касс, наименование товаров и их стоимость.
Также в акте нужно указать причину неприменения ККТ. Специальной формы для акта не предусмотрено, он составляется в произвольной форме.
В чеке коррекции нужно указать признак расчета «приход» или «расход», а также основание для корректировки.
В качестве дополнительного условия для освобождения от ответственности в ст. 14.5 КоАП РФ указывается направление в инспекцию сообщения о неприменении кассы и формировании чека коррекции.
Но данное сообщение требуется отправлять в инспекцию далеко не во всех случаях.