Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ на утверждение графика отпусков». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.
Нюансы составления графика отпусков
Кроме обычных указаний по заполнению графика отпусков из упомянутого постановления Госкомстата России, работодателю важно учесть следующие моменты:
- В графике должны числиться все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на день утверждения графика, в том числе:
- лица, с которыми трудовые договоры будут расторгнуты в течение рабочего года (письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395, Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1);
- дистанционные сотрудники, работающие удаленно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
- работницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
- сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, который закончится до конца года;
- работники, принятые по срочному трудовому договору на срок до 6 месяцев, которым по соглашению сторон оплачиваемый отпуск предоставляется до истечения 6 месяцев непрерывной работы.
- В графике целесообразно установить конкретный период использования каждым работником своего права на отпуск в желаемом месяце – как точные даты начала и окончания отпуска (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1).
- В графике можно объединять или разделять дни основного и дополнительного отпусков, поскольку работник вправе взять дополнительный отпуск в то время, которое удобно ему и работодателю (письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/55760-6-1).
- Даты начала или окончания отпусков в графике могут приходиться на выходной, в том числе при сменном режиме работы. Это не будет…
Что сделать перед заполнением графика отпусков
Определяем список тех, кто в этот график будет внесен, а именно:
- Сотрудники, находящиеся в штате на дату утверждения включительно
- Те, кто оформлен на срочный трудовой договор. При этом будем учитывать срок такого договора. Если договор заканчивается в декабре текущего года, то такого сотрудника включать не будем, но если он заканчивается в следующем году — планируем отпуск. Работники по договору гражданско-правового характера в график отпусков не включаются.
- Те, кто находятся в отпуске по уходу за ребенком. Т.к., эти сотрудники уже находятся в отпуске, то предоставление двух отпусков одновременно невозможно. Если молодой родитель изъявит желание и выйдет на работу, то мы сделаем приложение к графику отпусков, указав даты отпуска.
- «Потеряшки». Это сотрудники, которые фактически долгое время отсутствуют на рабочем месте, и мы проводим мероприятия по их розыску. Мы им заблаговременно пишем письмо о том, что сейчас идет формирование графика отпусков, и просим указать предпочтительные даты. В самом графике отпусков делаем примечание напротив фамилии работника, что более точная дата будет определена по выходу работника
- Совместители. У внешних совместителей мы запросим справку с основного места работы, чтобы указать те же даты и в своем графике, а для внутренних совместителей мы отведем две строки, в одной указав отпуск как у основного работника, а во второй — как для совместителя.
Разделение отпуска на части
В Трудовом кодексе сказано, что допускается разделение отпуска на части (внимание!) по соглашению между работником и работодателем. Соответственно, ни в каких Локально-Нормативных актах, ни в Трудовом договоре мы не можем написать, что «в компании принято разделение отпуска на 14 и 14 дней» или «предоставляется отпуск в количестве дней кратного 7». Это грубое нарушение. В нашем законодательстве не сказано, как должно выглядеть согласие работника и работодателя о разделении отпуска на части. Не нужно придумывать себе лишнюю работу и делать Дополнительные соглашения к Трудовому договору.
А как же тогда зафиксировать достигнутые соглашения?
Если компания небольшая, то можно попросить работника написать заявление с просьбой разделить отпуск на части (с указанием размеров частей и дат начала) и визой руководителя о согласии.
Если компания большая, то я поступаю так. Заранее раздаю руководителям подразделений шаблон графика отпусков, и предоставляю им возможность самостоятельно урегулировать вопросы с датами. Затем, каждый работник в этот шаблон собственноручно вписывает свою фамилию, имя, должность и указывает даты начала отпуска и количество дней (или период «с.. по..») и расписывается. Все это визирует руководитель структурного подразделения. Некоторые кадровики просят еще к этому написать заявление о разбиении отпуска на части.
По каким основаниям можно переносить отдых
С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:
- важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
- переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
- внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
- внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
- срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
- болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).
В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.
Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).
Смена запланированной даты отдыха
Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2021 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.
Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.
Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.
Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:
- подростков моложе 18 лет;
- совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
- сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
- мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
- работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
- почётные доноры;
- супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
- некоторые категории чернобыльцев;
- работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
- иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.
См. также «Какие бывают отпуска».
Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:
- в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
- в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
- в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.
Что из себя представляет график отпусков
График отпусков – это разработанная законодателем форма Т-7. Тем не менее, форма документа может разрабатываться индивидуально на каждом предприятии, это не запрещено.
График отпусков – это документ компании – работодателя, в котором отражены сроки ухода в отпуск того или иного работника. Такой график должен присутствовать в каждой организации. В законодательстве четко указано, что работники отправляются в очередной отпуск в соответствии с графиком отпусков.
Он составляется не позднее, чем за две недели до нового года. Документ позволяет упорядочить информацию по сотрудникам, а бухгалтерии и кадровой службе работать в спокойном режиме, когда заранее известно кто, когда и на какое время прервет выполнение своих рабочих обязанностей.
Ориентируясь на график отпусков, работник предупреждается о начале отдыха за две недели, под расписку. Кроме того, не позднее, чем за три календарных дня бухгалтерия должна перечислить работнику отпускные выплаты.
Конечно, не всегда получается так, как запланировано. Происходит множество ситуаций, когда сроки отпуска, например, сдвигаются. Что это за случаи и что нужно предпринять в такой ситуации рассмотрим дальше.
Приказ, личная карточка и табель
Как и любой другой, данный отпуск следует отразить в личной карточке работника, которая ведется по унифицированной форме № Т-2 (или № Т-2ГС(МС)), утвержденной Постановлением Госкомстата (см. заполненный фрагмент этого документа в Примере 6).
Отметим значение отражения сведений о предоставленном отпуске в табеле учета рабочего времени (должен вестись в каждой организации по унифицированной форме № Т-12 (или № Т-13), утвержденной Постановлением Госкомстата): в случае судебного разбирательства по спору с работником факт отражения отпуска в табеле будет одним из доказательств согласия работника на его предоставление и отсутствия со стороны сотрудника прогула. Образец правильного отражения сведений об отпуске без сохранения заработка вы найдете в Примере 5.
Отсутствие оформления любого из перечисленных документов само по себе может повлечь привлечение работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Наличие же правильно составленных документов поможет отстоять свою правоту в суде в споре с нерадивым сотрудником.
Как составить график отпусков?
График отпусков можно заполнить по форме № Т-7 или же разработать ее самим. В графике нужно указать всех работников, с которыми у вас есть трудовые договоры.
Пожелания работников, когда им удобнее взять отпуск, можно запросить в любой форме — письменно, устно или по электронке.
Но есть нюанс: работодатель не обязан учитывать мнение каждого работника.
Исключение — многодетные родители, несовершеннолетние, почетные доноры и другие. Об этом дальше скажем подробнее.
С графиков отпусков надо ознакомить каждого сотрудника под подпись.
Центр обучения «Клерка» приглашает на бесплатный вебинар «Самые скандальные налоговые споры 2021 года» 1 декабря. Проведет топовый эксперт, адвокат Вячеслав Василевский. Записаться можно тут.
Надо ли учитывать пожелания работников
Трудовое законодательство не обязывает работодателя учитывать пожелания работников по использованию времени отдыха. Поэтому, если организация составит график отпусков самостоятельно, с учетом особенностей работы компании, без опроса работников, нарушения ТК РФ не будет. Между тем, практически все работодатели проявляют лояльность в данном вопросе и стараются учитывать мнение работников по датам отпусков. Компании до составления графика отпусков предварительно опрашивают работников о предпочтительных датах отдыха, и после того, как соберут информацию, формируют график отпусков.
Между тем, есть категории работников, которым работодатель должен предоставить отпуск в удобное время. С 7 октября 2022 перечень дополнен новой категорией работников. Так, работники, которые были призваны на военную службу по мобилизации, после возобновления трудового договора в течение 6 месяцев могут использовать отпуск в удобное для них время. При этом не имеет значения продолжительность стажа работы в компании.
Возникает вопрос: как отразить в графике отпусков период отпуска работника, относящегося к такой льготной категории. Алгоритм действий предлагает Минтруд России. По мнению ведомства, у работника надо узнать желаемые даты использования отпуска и включить эту информацию в график отпусков. Если работник впоследствии захочет изменить даты отпуска, он Должен написать работодателю соответствующее заявление. Работодатель, в свою очередь, на основании заявления, должен изменить даты отпуска, отказать в этом работнику компания не вправе (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 1ЩЮОГ-17786).
Ответственность работодателя за отсутствие графика отпусков
Отсутствие графика отпусков относится к категории нарушения трудового законодательства и влечёт за собой административные санкции (ст.5.27 КоАП РФ):
| Категория нарушителя | Административное наказание |
| Должностное лицо | Предупреждение или штраф 1000-5000 рублей. |
| Индивидуальный предприниматель | Штраф 1000-5000 рублей |
| Юридическое лицо | Штраф 30000-50000 рублей |
| При повторном нарушении | |
| Должностное лицо | Штраф 10000-20000 рублей или дисквалификация на 1-3 года |
| Индивидуальный предприниматель | Штраф 10000-20000 рублей |
| Юридическое лицо | Штраф 50000-70000 рублей |
Внесение изменений в график отпусков
При изменении даты отпуска, непременно это отмечается в графике отпусков, с обозначением причины изменения.
Любые изменения сроков предоставления отпусков обязаны подтверждаться приказом директора предприятия.
Если работник выразил желание перенести дату начала отдыха или разделить его на части, ему понадобиться направить на имя директора заявление. Если, причина будет уважительной, директором будет издан соответствующий приказ, о переносе отпуска.
Такой же порядок действий осуществляется, если сотрудник отзывается из отпуска администрацией предприятия.
Все изменения отображаются в графике отпусков в соответствующих колонках ф.Т-7:
- Графа 7 – фактическая дата отпуска.
- Графа 8 – реквизиты приказа (при переносе даты отдыха),
- Графа 9 – отображает предполагаемую дату оставшихся дней для отдыха.
- Графа 10 — предназначена для обозначения примечаний, в т.ч. данных об отзыве отпускника.
Как учесть пожелания работников в составлении графика отпусков?
При составлении графика отпусков работодатель учитывает пожелания работников. А в каком документе можно собрать эти пожелания? И нужен ли единый документ по организации или удобнее использовать отдельные документы по каждому структурному подразделению? Универсального решения здесь нет, поскольку в каждом случае нужно принимать во внимание специфику организационной структуры работодателя. В организациях с большим количеством отделов, бюро и подобных организационных единиц целесообразно разрабатывать проекты графиков отпусков по каждой такой единице, а затем передать заполненные формы в отдел кадров. Организации с небольшой численностью работников могут использовать и сводную форму для учета пожеланий всех сотрудников.
В любом случае при разработке проекта графика отпусков учитывается специфика производственного процесса. Например, отдел главного бухгалтера должен учитывать сроки подготовки бухгалтерской, статистической, управленческой и налоговой отчетности работниками. Удобнее разбить отпуска сотрудников каждого подразделения по месяцам, чтобы видеть интенсивность нагрузки по месяцам. При этом нагрузка рассчитывается как отношение количества работников, использующих в этом месяце отпуск полностью, к количеству работников подразделения.
Образец заявления прошу включить меня в график отпусков
Ссылаются при этом на ст.123 ТК РФ, где говорится, что очередность предоставления должна быть определена в графике, который обязателен к исполнению.
Некоторые кадровики считают, что если в графике не установлены даты отдыха сотрудника, то ему можно отказать в предоставлении отпуска.
Вопрос о предоставлении на основании заявления решается по согласованию сторон, то есть теоретически работодатель может отказать в удовлетворении просьбы в заявлении, несмотря на то, что право на отдых у вновь принятых появляется через полгода работы.
Чтобы исключить спорные ситуации, работодатель может по факту приема на работу сотрудника закрепить сроки его отпуска в текущем утвержденном графике.
Для этого составляется приказ и вносятся изменения в форму Т-7.
Образец заявления прошу включить меня в график отпусков форма
Продолжительность отдыха определяется по соглашению между сотрудником и работодателем.
Существует перечень лиц, которым работодатель не имеет права отказать:
- трудящимся пенсионерам по старости — до 14 дней в году;
- родителям и супругам погибших военнослужащих — до 14 дней в году;
- работающим инвалидам — до 60 дней в году;
- работникам в случаях свадьбы, рождении ребенка, смерти близких родственников — до пяти дней;
- в других случаях, указанных в ТК РФ, федеральных законах либо в колдоговоре.
Какие обстоятельства имеются в виду? Например:
- согласно ст.
Что это такое: понятие и правовые основы
Право на ежегодный отпуск с сохранением средней оплаты имеет каждый человек, официально работающий по трудовому договору (ст. 114 ТК РФ).
Статья 114 ТК РФ.
Актуально на: 24 января 2020 г.График отпусков
Мы привели график отпусков — образец.
График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2020 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.