Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно подобрать персонал в аптеку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для того чтобы открыть аптечный пункт любого формата, необходимо получить лицензию. Для этого следует подготовить документы, в которых должен быть указан адрес вашего заведения. Так что перед получением разрешительной документации следует подыскать подходящее помещение. Согласно требованиям, минимальная площадь помещения, в котором будет находиться аптека, должна составлять 12 м². Обратите внимание на необходимость организации отдельного входа в помещение, места для выгрузки товара. Кроме того, должны быть проведены основные коммуникации. Аптеку лучше всего расположить на центральной улице населенного пункта, вблизи сельского магазина или вокзала. Следует предусмотреть и наличие небольшого подсобного помещения. Не стоит забывать о необходимости оборудования санузла для сотрудников.
Какие лекарства выгоднее продавать? Подбираем ассортимент
Чтобы заказывать лекарства по наиболее выгодным ценам, необходимо заключать контракты на поставку продукции с производителями, а не посредниками. Выбор предприятий-изготовителей лекарственных препаратов достаточно широк, поэтому никаких трудностей на этом этапе возникать не будет. Открывая аптеку в селе, вы должны разработать ассортимент продукции, которая будет представлена в вашем заведении.
Следует помнить, что если клиент не найдет нужного лекарственного препарата в вашем аптечном пункте, он отправиться к конкуренту. Постарайтесь, чтобы наиболее популярные и пользующиеся большим спросом лекарственные препараты всегда были в наличии. При закупке лекарственных средств обращайте внимание на сроки годности, которые должны быть максимально длинными. Аптечные киоски не должны реализовывать препараты, содержащие наркотические вещества.
Если проект имеет размеры около 100 квадратов не в самом оживленном месте и с учетом конкуренции, окупаемость может длиться до 2 лет. Около больницы вернуть инвестиции и начать зарабатывать можно быстрее. Первоначальные вложения составят не менее 1 000 000 рублей.
Эта компания тоже может самостоятельно устанавливать отпускные цены, но есть ограничения. Не допускается назначать стоимость выше предельно допустимой по закону на жизненно важные препараты. Какие расценки и на какой товар — можно посмотреть на сайте Минздрава.
В России ориентировочно этот показатель составляет 10%. Это не слишком много, но больше, чем в некоторых видах предпринимательства.
Форма организации торговли (открытая и закрытая)
Необходимо определить, какая форма торговли будет применяться при выкладке товаров на прилавки – открытая или закрытая.
Закрытая форма подразумевает, что все товары находятся в запертых витринах: покупатель может посмотреть на них, но взять в руки сможет, лишь попросив об этом персонал аптеки. Такая выкладка практически исключает воровство, однако потребует большего участия сотрудников в процессе продаж. Соответственно вырастет нагрузка на них, что может увеличить расходы на заработную плату.
Открытая форма повышает риск воровства, однако, согласно опросам, при такой выкладке выручка выше примерно на 30%, в сравнении с закрытой. Для снижения уровня краж можно установить противокражные системы. В аптеках открытой формы выкладки нельзя продавать наркотические препараты.
Требования к оборудованию аптеки
Перечень требований к оборудованию аптеки довольно длинный. Основные требования следующие:
- Если аптека занимается изготовлением лекарств, в производственном помещении не допускается размещать текстильные элементы интерьера (ковры, занавески и т.п.), а также картины, плакаты, цветы и т.п.
- Посетителями аптек зачастую бывают люди с инфекционными заболеваниями, поэтому для безопасности персонала необходимо обеспечить изоляцию их от посетителей с помощью стеклянных перегородок на прилавке.
- На открывающихся окнах должны быть установлены москитные сетки.
- Поверхности мебели, радиаторов отопления и другого оборудования должны иметь гладкие, легко отмывающиеся поверхности. При этом к расстановке мебели и ее дизайну особых требований нет – мебель выбирается на усмотрение предпринимателя.
- Если в аптеке продаются наркотические вещества, для их хранения должен быть специальный сейф.
Шаг 4. Оборудование аптечных учреждений
Оборудование для аптек должно иметь техпаспорта, сертификаты соответствия, паспорта о поверке (для измерительных приборов).
Какое оборудование необходимо?
- минимум два фармацевтических холодильника: для ЛП с температурным режимом хранения от 2 до 8 градусов цельсия и от 8 до 15 (холодильников может быть и больше при необходимости)
- для приемки и хранения медикаментов – поддоны, подтоварники, а также шкафы, стеллажи и витрины
- наркотические средства и психотропные вещества хранятся в сейфе в специально оборудованной комнате хранения
- оборудование для контроля температуры и микроклимата (гигрометры,термометры для холодильного оборудования, кондиционеры, осушители)
- раздельный шкаф для хранения верхней и спец одежды персонала
- компьютерное оборудование для учета ЛП, онлайн-касса, сканеры кодов
- комната (зона, или шкаф) для хранения средств уборки
Какие вопросы задать на собеседовании?
Важно найти тех сотрудников, которые будут более других мотивированы работать именно у Вас. С другой стороны, будьте готовы и своим предложением заинтересовать потенциальных ключевых специалистов. Чтобы понять, насколько работа в данной аптеке или сети интересна человеку, обязательно задайте вопрос о том, чем именно привлекла его конкретная точка? Кроме того, спросите о том, кем видит себя сотрудник через разные промежутки времени.
Так как сотрудник аптеки имеет прямой доступ к рецептурным препаратам, важно уточнить причины его ухода с предыдущих мест работы, а также воспользоваться услугами сторонних организаций, готовых проверить благонадежность кандидата. Последнее не является чем-то необычным для собственников аптек, поскольку всего лишь один сотрудник с определенной зависимостью или «уязвимыми» личными качествами может негативно повлиять на успех всего бизнеса.
Обычная практика для аптек — испытательный срок для каждого из сотрудников. Часто на форму фармацевтов надевается микрофон, чтобы можно было оценить коммуникационные навыки, а также способности к продажам. Можно подослать к сотруднику тайных покупателей, чтобы иметь возможность оценить компетентность и терпение фармацевта.
Особенность работы фармацевта предполагает необходимость регулярной проверки его здоровья. Ему требуется медицинская книжка, обязательны регулярные осмотры у дерматовенеролога, необходимо сдать анализы на ЗППП, пройти флюорографию, а также каждые десять лет — прививка от дифтерии, как итог — заключение терапевта о годности к работе в аптеке.
При открытии аптеки стоит выбрать наиболее успешных кандидатов и после начала их работы вести постоянный мониторинг деятельности. Сотрудники, в смену которых делаются максимальные продажи — наиболее перспективны, стоит вкладывать в их последующее обучение.
В каких случаях фармацевта стоит уволить?
Есть несколько основных моментов, которые не прощают в аптечной отрасли. Если на сотрудника поступила прямая жалоба — стоит внимательно ее изучить. Если аптекарь проявил нетерпение, нахамил, либо плохо ориентируется в ассортименте, он может нанести ущерб репутации всей аптечной сети. Негативный отзыв в интернете об аптекаре может стать причиной значительного сокращения продаж отдельной точки. Потому каждую подобную ситуацию стоит рассматривать отдельно. Иногда невоспитанного сотрудника стоит уволить.
Еще одна причина для поиска нового сотрудника в аптеку — выявленные недостачи. За списанием рецептурных либо дорогостоящих препаратов следует внимательно следить. Потому внеплановые инвентаризации должны проводиться как можно чаще. Если на них обнаруживается нехватка препаратов — значит, в штате есть ненадежный сотрудник.
Некоторые производители или дистрибьюторы лекарств договариваются с фармацевтами на местах, чтобы те предлагали именно их товары. Отслеживайте подобные ситуации, если фармацевт согласился на такую сделку — ищите на его место нового сотрудника.
Способы быстро раскрутить аптеку:
- Проводите комплекс мероприятий. Используйте все возможные способы воздействия — раздаточные материалы, акционные мероприятия, введите программы лояльности для тех категорий граждан, которые приносят наибольший доход и пр.
- Несколько акций в месяц. Меньше двух акций проводить не стоит, больше четырех — тоже. Одна акция в месяц будет способствовать продвижению аптеки только при отсутствии конкурентов. Перерыв между акциями более чем в месяц — не допустим.
- Ищите партнеров. Именно они могут дать дополнительные ресурсы при их нехватке. Производители фармпродукции напрямую заинтересованы в поднятии продаж своих товаров, потому часто откликаются на предложения о проведении совместных акций.
- Предоставляйте дополнительную информацию. Телефон для любых справок — полезная опция; отличный сервис может стать уникальным преимуществом перед конкурентами. Кроме того, старайтесь быстро доставлять товары в аптеку, если они заканчиваются. Кстати, телефон для консультации можно указывать на визитках, листовках, пакетах и прочей рекламной продукции.
- Устраивайте промомероприятия. Например, день, когда можно бесплатно измерить давление или же проконсультироваться насчет избыточного веса и пр.
Правильный алгоритм действий
Скорость реализации проекта и успешный результат во многом зависят от порядка выполнения предпринимателем работ по реализации проекта. Специалисты советуют начать разработку идеи с бизнес-планирования, где следует детально описать все вероятные нюансы и детали вашего начинания. Далее, важно определиться с местом проведения деятельности. На этапе выбора помещения помните, что требования к аптечному пункту довольно высоки, а их неукоснительное соблюдение – залог успешной работы и отсутствия проблем.
Исследование сегмента потребителей, выявление спроса на конкретные препараты и оценивание конкуренции — очень важный этап работы для новичка в этой отрасли
Следующим этапом будет регистрация деятельности в НС и формирование первичного пакета необходимых допусков. По окончании этого периода, предприниматель сможет начать реконструкцию арендованного здания и выполнить его оснащение. Далее, нужно укомплектовать штат персонала и подготовить для них необходимую документацию. Одновременно с наймом работников уместно заняться и закупкой товара, чтобы не терять времени даром. Заключительный этап – проведение проверок вашего бизнеса инспектирующими службами и выдача ими бумаг, позволяющих открытие заведения.
Особенности аптечного бизнеса
Предпринимателям, рассматривающим, как открыть частную аптеку с нуля, прежде всего следует изучить правила торговли лекарственными препаратами и ознакомиться с существующими форматами бизнеса. В зависимости от площади, ассортимента и разрешенных законодательством направлений деятельности объекты разделяют на:
- Производственные аптеки, имеющие право самостоятельно готовить лекарства в соответствии с рецептом врача;
- Аптечные магазины, реализующие готовые препараты по рецепту и без него;
- Аптечные пункты, созданные на базе существующей аптеки;
- Аптечные киоски, в которых продавать рецептурные препараты нельзя.
Аптечным пунктам и киоскам также запрещается торговать наркотическими, психотропными и ядовитыми веществами.
В вопросе о том, как открыть аптеку, следует уделить внимание и ценовой политике будущего предприятия. Так называемые дискаунтеры в условиях жесткой конкурентной борьбы устанавливают торговую наценку в пределах 10–12% и выживают за счет большого оборота, тогда как классические аптечные магазины с наценкой в 25% ориентированы преимущественно на получение прибыли. Соответственно, первые окупаются за 5–6 лет, а вторые — за 2–3 года: предпринимателю, для которого этот срок является критическим, лучше выбрать обычную аптеку.
Чтобы избежать дополнительных сложностей, можно открыть аптеку по франшизе: без вложений в разработку бизнес-плана, оформление необходимых разрешений и продвижение бренда такой вариант может быть привлекательным для новичков. Согласно договору франчайзинга владелец торговой точки получает:
- Готовое решение с проработанными бизнес-процессами;
- Возможность работать под известным брендом;
- Консультационную и техническую поддержку;
- Оптовые скидки при закупке товара;
- Помощь при подборе и повышении квалификации персонала.
На рынке можно найти франшизы стоимостью от полутора до десяти миллионов рублей. Разумеется, при этом квалификация персонала аптеки должна соответствовать законодательно установленным нормам:
- Высшее профильное образование и стаж от трех лет или среднее специальное образование и стаж от пяти лет у руководителя предприятия;
- Высшее или среднее медицинское образование у всех сотрудников, осуществляющих приемку, изготовление, продажу или уничтожение лекарств;
- Прохождение курсов повышения квалификации каждые пять лет.
Можно ли открыть аптеку без фармацевтического образования? В этом случае предприниматель должен зарегистрировать ООО и назначить на должность управляющего (директора) специалиста, имеющего не только диплом провизора (фармацевта), но и соответствующий стаж работы.
Чем и как привлечь покупателей
Тщательно продумайте ассортимент вашей аптеки. Для этого определите целевую аудиторию вашего бизнеса. Как правило, наиболее частые клиенты аптек – пенсионеры и женщины 30-45 лет, покупающие лекарства своим детям. Что может быть интересно им помимо стандартных лекарств? К таким дополнительным товарам относятся косметические средства (желательно лечебные), диетическое и детское питание, пищевые добавки и витамины, нелекарственные лечебные средства (травяные сборы, настойки и т.д.), инвентарь для занятий ЛФК, детские игрушки и т.д. Позвольте покупателям искренне любить ваше дело – подготовьте дисконтные карты со скидками, проводите акции, распродажи, конкурсы. Также следите за работой вашего персонала: вежливо ли они общаются с покупателями, насколько внимательно относятся к их требованиям, и вообще стоит оценить их уровень знаний и подготовки. Для повышения их квалификации регулярно общайтесь со своими сотрудниками, устраивайте небольшие ликбезы и тренинги. Такими действиями завоевать доверие людей (особенно в маленьком городе) очень просто.
На первых порах искать поставщиков лекарств довольно трудное занятие, так как они вполне логично предпочитают сотрудничество с крупными аптечными сетями и пунктами. Но если постараться, установить контакт всегда можно. Старайтесь заказывать товары разной ценовой категории, чтобы ваша продукция действительно покупалась. На закупку первой партии товара потребуется 900 000-1 000 000 рублей. При установлении цены на продукты для продажи не переусердствуйте. Высокие цены не принесут вам большой выручки, так как ваша аптека еще не стала достаточно крупной и известной. Напротив, большая наценка отпугнет потенциальных покупателей, особенно это относится к сельской местности. Оптимальный вариант – установление цены на 10-20% выше закупочной для лекарственных препаратов и на 20-30% — для БАДов и других дополнительных продуктов.
Не забывайте и о рекламной кампании. И в сельской местности, и в городе можно пользоваться такими инструментами, как наружная реклама (билборды, афиши, объявления), реклама в СМИ (проморолики на телевидении, объявления в печатных и интернет-изданиях) и такой действенный способ как реклама в социальных сетях. На рекламу может уйти сумма в районе 140 000 рублей.
Нормативно-правовые акты, которыми необходимо руководствоваться при ведении бизнеса
ИП или аптечная организация при осуществлении соответствующей деятельности обязаны руководствоваться следующими нормативно-правовыми документами:
- 323-ФЗ от 21-го ноября 2011-го года “Об основах…”;
- Приказ Минздрава № 647н от 31-го августа 2016-го года “Об утверждении…” (об общих правилах по продаже лекарственных средств);
- Приказ Минздрава № 646н от 31-го августа 2016-го года “Об утверждении…” (о том, как должны храниться медицинские препараты);
- Приказ Минздрава № 403н от 11-го июля 2017-го года “Об утверждении…” (о том, какие препараты отпускаются без рецепта, с рецептом и каким образом);
- Приказ Минздрава № 751н от 26-го октября 2015-го года “Об утверждении…” (об изготовлении лекарств);
- Приказ Минздрава № 214 от 16-го июля 1997-го года “О контроле…” (о том, какие виды контроля качества лекарственных средств должны производиться непосредственно в аптечной организации);
- Постановление Правительства № 55 от 19-го января 1998-го года “Об утверждении…” (о недопустимости возврата и обмена лекарственных препаратов).