Замена отпуска денежной компенсацией

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Замена отпуска денежной компенсацией». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Воспользоваться правом на оплачиваемый отдых каждый сотрудник может спустя полгода работы в компании. Согласно положениям действующего законодательства, стандартная длительность отпуска — не менее 28 дней. В том случае, когда в течении первого года работы сотрудник не ходил в отпуск, дни отдыха автоматически переносятся на следующий год, но они никогда не сгорают.

Сколько можно не ходить в отпуск

Исполнение графика отпусков обязательно как для работника, так и для работодателя. Работник не вправе в одностороннем порядке отказаться от подчинения графику отпусков, утвержденному работодателем. Отказ работника от очередного отпуска можно рассматривать как нарушение им трудовой дисциплины, что влечет за собой дисциплинарное взыскание.

В обязанности отдела кадров организации входит отслеживание по личным карточкам сотрудников продолжительность полагающегося отпуска и уведомлять руководство компании о случаях, когда тот или иной сотрудник долго не брал отпуск. Со своей стороны руководство фирмы должно принять меры, направленные на то, чтобы работник получил возможность воспользоваться положенными ему днями оплачиваемого отдыха.

Компенсация части ежегодного оплачиваемого отпуска

В соответствии со статьей 126 ТК РФ сотрудник вправе заменить денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Это возможно в случае если работнику положен удлиненный или дополнительный отпуска (ч. 2 ст. 115, ст. 116 ТК РФ).

Вместе с тем есть некоторые особенности, которые важно знать. Например, сотруднику необходимо написать заявление, чтобы получить компенсацию, так как организация не имеет право по своей инициативе заменить работнику часть отпуска компенсацией.

В том случае, если руководством компании было принято решение заменить отпуск денежной компенсацией необходимо составить заявление в свободной форме, с указанием периода, за который предоставляется данная компенсация. Средний заработок в таком случае будет рассчитываться аналогично расчету компенсации за неиспользованный отпуск.

1. Отпускные — это не зарплата. Они рассчитываются по числу дней отдыха, а зарплата — по количеству отработанных дней.
2. Для расчета отпускных нужно знать расчетный период, средний дневной заработок за этот период и количество фактически отработанных дней.
3. Премии, надбавки, повышение зарплаты учитываются при расчете среднего дневного дохода. А пособия, компенсации, командировочные, больничные — нет.
4. Отработанными считаются только дни, когда человек был на рабочем месте и выполнял свои обязанности. Отгулы, больничные, дни отпуска и командировок не считаются отработанными днями.
5. Выгоднее брать отпуск в месяце с наибольшим количеством рабочих дней (больше 21 дня). А в «дорогие» месяцы, с большим количеством выходных и праздников, взяв отпуск, вы потеряете в деньгах.

Если так не бывает, что неиспользованные отпуска сгорают, то куда они деваются?

Работодатель обязан предупреждать сотрудника о том, что по утвержденному графику ему предстоит уйти в отпуск, как минимум за 2 недели до начала такого отпуска. Если работодатель этого не сделает или если работодатель вовремя не перечислит отпускные, то сотрудник вправе попросить время отдыха перенести на другой срок. Об этом говорится в ст. 124 ТК РФ. При этом если ввиду производственной необходимости нет возможности отпустить работника на отдых в текущем году, то можно перенести отпуск на более позднее время. Но нельзя, чтобы фактически отпуск начинался позже, чем через 12 месяцев после того рабочего года, за который отдых предоставляется.

Следует иметь в виду, что рабочим считается не календарный год, а год, который начинается с даты приема на работу и длится 12 месяцев, и, соответственно, год, который начинается 12 месяцев спустя даты приема на работу и длится также 12 месяцев, и т. д.

Например, для сотрудника, который принят на работу 08.06.2015, рабочие года таковы:

• с 08.06.2015 по 07.06.2016;
• с 08.06.2016 по 07.06.2017;
• с 08.06.2017 по 07.06.2018;
• и т. д.

Если дни отпуска все равно остаются неиспользованными, то есть несколько вариантов решения проблемы:

• перенос отпуска на более поздний срок;
• выплата компенсации за неиспользованные дни, если речь идет о дополнительных отпусках или днях удлиненного основного отпуска сверх 28 дней;
• выплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.

В любом случае дни отпуска никуда не пропадают.

Перечень работников, которым в обязательном порядке предоставляется удлиненный основной или дополнительный отпуск

Категория работников	Основание предоставления отпуска	Минимальная продолжительность отпуска
Удлиненный основной отпуск
Работники моложе 18 лет	ст. 267 ТК РФ	31 календарный день
Работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности)	ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 N 181-ФЗ	30 календарных дней
Дополнительный отпуск
Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда	ст. 117 ТК РФ	7 календарных дней
Работники с особым характером работы	ст. 118 ТК РФ	Срок определяется постановлениями Правительства РФ
Работники с ненормированным рабочим днем	ст. 119 ТК РФ	3 календарных дня
Работники, работающие в районах Крайнего Севера (в том числе по совместительству)	ст. 321 ТК РФ	24 календарных дня (16 календарных дней — для местностей, приравненных к районам Крайнего Севера)
Работники, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне	П. 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ	14 календарных дней
Работники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС	П. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.91 N 1244-1	14 календарных дней

Как оформить замену отпуска денежной компенсацией

Для замены части отпуска денежной компенсацией вам необходимо:

— получить от работника заявление с соответствующей просьбой;

— издать приказ;

— внести запись о замене отпуска компенсацией в личную карточку работника;

— внести информацию о замене отпуска в график отпусков.

Рассмотрим указанные шаги более детально.

Шаг 1. Заявление работника. Замена отпуска денежной компенсацией производится по желанию работника, которое он отражает в своем заявлении. Писать его следует на имя руководителя компании (индивидуального предпринимателя). Законодательством форма такого заявления не установлена, поэтому составить его работник может в произвольном виде.

Шаг 2. Приказ работодателя. Если вы согласны на замену части отпуска работника денежной компенсацией, необходимо издать соответствующий приказ.

Унифицированной формы такого приказа также нет. Поэтому составьте его в произвольной форме. Укажите в нем ФИО и должность работника, количество дней расчетного периода и отпуска, подлежащих замене денежной компенсацией. Также отразите основание издания данного приказа — реквизиты заявления работника.

Шаг 3. Личная карточка работника. После оформления приказа информацию о замене части оплачиваемого отпуска денежной компенсацией нужно отразить в личной карточке работника. Эти сведения отражаются в разделе VIII «Отпуск».

Шаг 4. График отпусков. Также вам следует отразить сведения о замене части отпуска денежной компенсацией в графике отпусков. Для этого сделайте запись в графе 10 «Примечание». Обязательно укажите количество дней отпуска, подлежащих замене, и реквизиты приказа. Запись в графе 10 графика отпусков может быть следующей: «Часть дополнительного оплачиваемого отпуска в количестве 4 (четырех) календарных дней заменена денежной компенсацией на основании приказа от 29.07.2014 N 136-лс».

Можно ли получить компенсацию за отпуск и продолжать работать

Работник может получить компенсацию только за неиспользованный дополнительный отпуск. Для этого он должен написать заявление на имя работодателя или лица, которое уполномочено работодателем подписывать такие заявления.

Заявление пишется в свободной форме. Если на предприятии разработан бланк для заявлений, то необходимо использовать его. В заявлении должна быть следующая информация:

• В правом верхнем углу необходимо указать информацию о работодателе и о заявителе:
  • должность представителя работодателя, который имеет право подписывать такие заявления, и его ФИО. Например: «Генеральному директору ООО «Петарда» Сильянову К.П.»;
  • должность и ФИО заявителя. Например: «От программиста Уварова М.Э.»;

  Допускается ли замена отпуска денежной компенсацией?

  Выплата денежной компенсации за неиспользованные дни отпуска является обычным явлением в современных трудовых отношениях. В случае увольнения сотрудника, в прямые обязанности его работодателя будет входить установление точной суммы компенсации за невостребованные подчиненным дни отдыха.

  Однако иногда у сотрудника появляется желание получить компенсацию даже без увольнения. В таком случае данная возможность у служащего действительно будет иметься, но с определенными ограничениями. В частности, отпуск можно заменить компенсацией, если сама продолжительность такого периода отдыха превышает стандартное количество дней.

  Как известно, минимальная длина любого отпускного периода составляет именно 28 дней. Считается, что данное время сотрудник обязан использовать по его прямому назначению для отдыха и восстановления сил организма после работы. Следовательно, такой период отпуска не может быть заменен денежной компенсацией. Работодателю необходимо помнить, что запрет будет действовать даже в том случае, если у подчиненного будет иметься согласие на осуществление такой замены.

  Исключением из вышеуказанного правила будут являться особые ситуации, при которых сотруднику полагается удлиненный отпускной период. Например, в соответствии с положениями действующего коллективного договора, служащий регулярно должен получать 35 дней оплачиваемого отпуска. Следовательно, оставшиеся 7 дней из данного отпускного периода действительно могут быть заменены на денежную компенсацию. Естественно, данный вопрос предварительно должен быть обговорен с работодателем. У него также должно иметься согласие на осуществление такой замены.

  Если стороны трудовых отношений не возражают относительно замены части отпуска на денежную компенсацию, заинтересованному лицу необходимо будет составить личное заявление на имя своего работодателя. Руководитель, получив данный документ, ставит на нем собственную визу и направляет его в отдел бухгалтерии для дальнейшей работы. Там, на основании представленной информации, уполномоченный сотрудник осуществляет расчет и устанавливает точную сумму компенсации, которая будет положена служащему. Сам расчет компенсации при этом осуществляется в стандартном порядке, на основании такого показателя, как средний заработок служащего. Чем больше отпускных дней будет подлежать денежной компенсации – тем на большую сумму может претендовать подчиненный.

  Компенсация для совместителей

  Трудовое законодательство предусматривает, что отпуск работнику положен в тех случаях, когда он проработал в компании хотя бы две недели. При этом не делается различий в том, основная это работа или по совместительству. Правила предоставления отпусков в процессе работы или выплаты компенсации в обоих случаях являются идентичными.

  Количество дней отдыха, не связано с тем, полная занятость у сотрудника или частичная. Продолжительность предоставляемого отпуска в обеих ситуациях будет одинаковая.

  Как известно, существует внешнее и внутреннее совместительство. В первом случае речь идет о подработке на другом предприятии. Во втором — сотрудник работает по совместительству на своем предприятии, а часто выполняет дополнительные обязанности на своем рабочем месте. В отношении предоставления отпусков и правил получения компенсации за неиспользуемые дни обе эти категории обладают одинаковыми правами с теми, кто работает в течение полного рабочего дня на основном рабочем месте.

  Наказание за незаконную компенсацию

  Если нарушается порядок замены отпуска финансовым начислением (к примеру, учет дней стандартного отпуска либо выплата сотруднику, которому она не положена), наказание несет руководитель.

  Это тоже важно знать:
  Как написать заявление на увольнение по собственному желанию

  Размер штрафа определяется по статусу руководителя и в согласии с ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ, равняется:

  • 1-5 тыс. рублей для должностных лиц (может быть заменен предупреждением);
  • 1-5 тыс. рублей для ИП без статуса юридического лица;
  • 30-50 тыс. рублей для юридических лиц.

  Повторное нарушение увеличивает размер взыскания, которое составляет:

  • 10-20 тыс. рублей для должностных лиц и ИП (в первом случае денежный штраф может быть заменен дисквалификацией на 1-3 года);
  • 50-70 тыс. рублей для юридических лиц.

  В случае возникновения проблем с получением компенсации следует обратиться к юристу.

  Как образуется неиспользованный отпуск?

  В случае, когда сотрудник не может полностью использовать запланированный по графику отдых в силу жизненных обстоятельств. Тогда допускается перенос или продление этих дней.

  Причины продления или перенесения отпуска:

  • Болезнь работника во время отдыха. Данное обстоятельство должно быть подтверждено документально посредством больничного листа, а значит, потребуется официальное обращение в мед. учреждение.
  • Если время отпуска совпало с выполнением сотрудником каких-либо государственных обязанностей, на исполнение которых, по законодательству, работодатель обязан отпустить его с работы.
  • В других случаях, которые предусмотрены законом.

  Порядок расчета отпускных дней и получение денежных компенсаций за его неиспользование регламентирует Трудовой Кодекс РФ. Статья №423 описывает систему расчета отпускных дней для каждого россиянина, работающего официально, в статьях №127 и №126 есть исчерпывающая информация по вопросам денежных компенсаций за неиспользуемый отпуск.

  Налоговый Кодекс РФ регулирует все, что связано с налогообложением денежных доходов, полученных за неиспользованный основной или дополнительный отпуск.

  Какие-либо существенные изменения в Трудовой Кодекс РФ не вносились уже несколько лет. В 2018 году был принят так называемый «закон об отпусках для многодетных семей». Теперь, согласно статье 262.2, родители с тремя и более детьми, не достигших 12 лет, вправе выбирать наиболее удобное время ухода на многодневный ежегодный отдых.

  Кроме этого с 1 января 2019 года женщины, достигшие 55 лет и мужчины, достигшие 60 лет, теперь могут ежегодно уходить в отпуск на два рабочих дня для того, чтобы пройти диспансеризацию. Кстати, такое же право установлено и для всех остальных работающих граждан, но не каждый год, а раз в три года.

  В целом же ситуация такова, что работодатели обязаны предоставлять всем своим сотрудникам ежегодные отпуска, сохраняя за их рабочие места, т.е., должности и зарплаты.Существуют исключения, когда отпуск по согласованию с работником может быть перенесен на следующий год.

  А вот оставить вас без отпуска два года подряд руководитель не вправе, ему запрещает часть4статьи124 ТКРФ.

  Кстати, отпуск вам должны предоставлять без всякого заявления, на основании графика отпусков. Вам нужно подавать заявление, касающееся отпуска, в тех случаях, когда у вас есть право:

  • Надосрочный отпуск
  • На выбор времени отпуска
  • На продление или перенос отпуска (к примеру, вслучае болезни).

  В Письме от 08.06.2007 № 1921-6 Роструд уточнил, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо, когда между вами и работодателем достигнуто соглашение.

  Во время календарного года возможно использовать несколько отпусков. Этот вопрос необходимо в индивидуальном порядке согласовывать с руководителем или он будет решаться на основании составленного ранее графика.

  Замена отпуска денежной компенсацией согласно ст. 161 ТК

  По соглашению между работником и нанимателем часть трудового отпуска (основного и дополнительного), превышающая 21 календарный день, может быть заменена денежной компенсацией.

  При разделении трудового отпуска на части по соглашению сторон одна из частей трудового отпуска или определенное количество дней из этой части могут быть заменены денежной компенсацией при условии использования работником за текущий рабочий год трудового отпуска общей продолжительностью не менее 21 календарного дня.

  Запрещена замена денежной компенсацией:

  • отпусков, предоставляемых:
    • беременным женщинам;
    • работникам, признанным инвалидами;
    • работникам моложе 18 лет;
  • отпуска, предоставляемого авансом;
  • основного отпуска, предоставляемого за работу в зонах радиоактивного загрязнения (Перечень категорий работников, продолжительность основного отпуска которых составляет более 24 календарных дней, утвержденный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.01.2008 № 100 (в ред. от 21.05.2021));
  • дополнительных отпусков за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ст. 157 ТК, постановление Совета Министров Республики Беларусь от 19.01.2008 № 73 «О дополнительных отпусках за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы» (в ред. от 29.07.2016)).

  Под авансированным отпуском следует понимать трудовой отпуск, который предоставляется до истечения полного рабочего года работника. Под полным рабочим годом понимаются 12 месяцев минус суммарная продолжительность трудового отпуска, на которую работник имеет право (ч. 2 ст. 179 ТК).

  Из вышеприведенных норм следует, что замене денежной компенсацией не подлежат:

  • 21 календарный день трудового отпуска, который может включать основной и дополнительный отпуска (поощрительный отпуск, отпуска за ненормированный рабочий день, за продолжительный стаж работы);
  • дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы.

  Особенности налогообложения суммы компенсации

  1. При осуществлении выплат денежных средств работнику за неиспользованные им дни для отдыха, работодатель должен самостоятельно исчислить и уплатить определенный налог на доходы. Исходя из того, что работник должен получить все полагающиеся выплаты в свой последний рабочий день, его непосредственный начальник должен перечислить все налоги в бюджет до момента фактической выплаты всех сумм своему бывшему сотруднику.
  2. Полагающаяся денежная выплата, предоставляемая вместо дней для отдыха от трудовой деятельности, превышающего предусмотренные двадцать восемь дней, должна быть выплачена по личному заявлению сотрудника и перечислена ему вместе с заработной платой за соответствующий календарный месяц.
  3. Отдельно стоит акцентировать свое внимание на том факте, что сумма выплат за неиспользованные дни отдыха не облагается страховыми взносами. Однако это касается только ситуации, когда сотрудник увольняется со своего места работы. Если же он продолжает трудиться в данной организации, предусмотрены несколько иные правила. В частности, все данные выплаты облагаются соответствующими страховыми взносами.

  Выплаты за отпуск с последующим увольнением

  Есть ситуации, когда сотрудник часть отпуска берет по факту с последующим увольнением, а за остаток желает получить компенсацию. Рассмотрим алгоритм действий и особенности такого варианта обстоятельств:

  Параметр	Описание
  Процесс оформления	Гражданин может взять отпуск перед уходом с работы фактически. Тогда последним днем будет считаться крайняя дата окончания такого отдыха, а весь расчет и все финишные процедуры (выдача трудовой книжки и пр.) проведут в последний день перед отпуском. То есть, если помимо взятого по факту, есть еще часть неиспользованного, то компенсацию сотруднику выплатят перед уходом на отдых, и при этом уволенным он будет считаться после его окончания. В заявлении необходимо в обязательном порядке прописать прошение о предоставление части отдыха по факту, указывать дату увольнения не обязательно. По умолчанию, это последнее число отпуска, но дату его начала и продолжительность в днях вписать надо.
  Последняя дата работы	По всем заключительным процедурам – по расчету, отметкам в трудовой книжке и ее вручению увольняемому – применяется норма, предписывающая все перечисленное осуществить в последнее число перед отпуском (ст. 127 ТК).
  Какие суммы выплачивают	Все суммы перечисляют авансом в последнее число перед уходом в отпуск – так, как если бы гражданин уже отбыл его фактически. Денежный аналог неиспользованных дней перечисляется только в случае, если они есть после учета фактически отгулянного. Исчисления производят по уравнениям, указанным нами выше: определяют, сколько лицу предоставлено дней за весь период трудовых отношений на данном предприятии, отнимают продолжительность будущего отдыха, предоставленного фактически, так как если бы он уже был отгулянным. Результат и будет являть собой невзятый период. Затем исчисляют среднедневной заработок и подставляют все переменные в одну из формул, указанных выше.

  
  

  Похожие записи:

  • Пособие по беременности и родам в 2023 году
  • Ручная кладь авиакомпании «Победа»: новые правила провоза в 2023 году
  • Какой штраф за езду по автобусной полосе?