Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция бухгалтера (участок первичная документация)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Функции данного документа — утвердить перечень трудовых обязанностей для бухгалтера по первичке. Работник будет в курсе, какими действиями будет ограничена сфера его деятельности, какими правами он будет обладать и какие санкции будут грозить за допущение ошибок с его стороны.
Законодательно утвержденной формы документа не создано, поэтому компании разрабатывают ее своими силами. Составлением такого документа может заниматься юрист, кадровый работник, руководитель или другие сотрудники, знакомые с принципами оформления данной бумаги, законами и обязанностями бухгалтера по первичке. Для написания текста документа можно привлечь начальника сотрудника на этой позиции.
Итак, стандартно документ содержит следующие разделы.
| Раздел | Описание раздела |
|---|---|
| Общие положения | Здесь нужно указать, к какой категории будет относиться работник, что он обязан знать, какое образование должен иметь, кто будет его непосредственным начальником. Также в этом разделе отмечают перечень нормативных актов, на основании которых будет действовать работник, указывают порядок назначения на данную позицию. |
| Должностные обязанности | Все функции нужно прописать очень точно. Их перечень будет зависеть от масштабов компании, где будет работать указанный сотрудник. |
| Права работника | Здесь перечисляют полномочия, которыми будет наделен бухгалтер по первичной документации. Обычно это права участия в принятии решений некоторых проблем, оповещение начальства об ошибках в своей области, запрос документов, получение необходимых для работы сведений и т.д. Список прав также будет зависеть от специфики деятельности компании. |
| Ответственность сотрудника | В этом пункте указывают, какую ответственность будет нести бухгалтер по первичке. Обычно ограничиваются фразой: «в порядке, установленном законодательством РФ». Но также можно расписать виды ответственности: дисциплинарную, административную, материальную, уголовную, а также все типы ошибок. |
Это основные пункты инструкции. При необходимости можно включить и дополнительные, например, «Заключительные положения», «Взаимоотношения внутри предприятия», «Условия работы» и др.
В данном разделе содержатся основные сведения о должности, на которую разработана инструкция (в данном случае — о бухгалтере по первичной документации). Так, в инструкции потребуется указать:
- Группу персонала, к которой относится бухгалтер (специалист).
- Требования к должности (образование или курсы, стаж работы, опыт работы с программами и т.п.).
- Порядок приема на работу (например, «принимается на работу приказом генерального директора по представлению начальника отдела реализации»).
- Место должности бухгалтера в структуре подразделения (кому подчиняется непосредственно и прямо).
- Перечень основных документов, которые должен знать и которыми должен руководствовать бухгалтер при работе.
Кто может претендовать на должность бухгалтера по первичной документации
Подбирая специалиста на вакансию бухгалтера по первичной документации, работодатель должен обратить внимание на следующее:
- наличие у соискателя диплома об образовании по специальности «бухгалтерский учет, анализ и аудит»;
- наличие у соискателя диплома об образовании по специальности «экономист» или «финансы и кредит» и документа о переквалификации, полученного по окончании курсов бухгалтерского учета;
- стаж работы соискателя не менее одного года, а также его опыт работы с первичной документацией;
- знание соискателем нормативно-правовой законодательной базы РФ по вопросам бухгалтерского учета;
- работоспособность, коммуникабельность, внимательность, аккуратность, усидчивость и т. д.;
- уровень знания ПК — уверенный или продвинутый пользователь.
Права и ответственность бухгалтера по первичной документации
Любой бухгалтер работает с товарно-материальными ценностями, что только увеличивает его долю ответственности.
Расскажем об основных видах санкций, налагаемых на специалиста за нарушения в процессе трудовой деятельности:
- Дисциплинарная. Такой вид ответственности может наступить за нарушение трудовой дисциплины (прогул, опоздание и т. д.). Наказать сотрудника в таком случае можно штрафом, выговором, лишением премии и т. д.
- Материальная. Может наступить в случае причинения ущерба имуществу организации. То есть здесь рассматривается реальное уменьшение имущества или ухудшение его состояния. Штраф в этом случае зависит от суммы убытков, сотрудник обязан полностью возместить ущерб.
- Административная. Такая ответственность может наступить в случае нарушения сроков предоставления налоговой отчетности. В зависимости от масштабов нарушения на сотрудника налагается штраф.
- Уголовная. Она предусматривает штрафы и лишение свободы в зависимости от совершенного преступления в процессе выполнения трудовых обязанностей.
Бухгалтер по «первичке»: плюсы и минусы профессии
Каждая профессия по-своему уникальна и имеет как плюсы, так и минусы. Этот вопрос весьма субъективный, ведь сколько людей, столько и мнений. Если кому-то нравится сосредоточенная работа с цифрами, то другому по душе хирургия или косметология. Выделить преимущества и недостатки работы с «первичкой» довольно непросто, но мы попробуем это сделать.
Итак, к минусам этой профессии можно отнести:
- При приеме на работу соискателю необходимо предоставить большое количество документов, подтверждающих его профессиональные навыки (диплом об образовании, сертификаты о прохождении компьютерных курсов, курсов повышения квалификации и многие другие).
- Уровень средней заработной платы у бухгалтеров по первичной документации по стране не слишком высок, несмотря на сложность этой профессии.
- Большой объем обязанностей.
Важно, чтобы должностная инструкция бухгалтера по первичной документации была построена в соответствии с законодательной базой. Причем законодательные документы при этом имеются в виду разных уровней действия – как локальные, так и более масштабные, федеральные. Рассмотрим оба типа документов, а также их основу, на которую следует опираться:
| Масштаб действия | Основные документы |
| Локальные документы и акты | В данном случае имеются в виду документы, действующие на территории конкретно взятого предприятия. Это могут быть документы, регулирующие режим и порядок работы, инструкции, акты, рекомендательные письма и т.д. |
| Законы высшего уровня – краевые, региональные федеральные | Любые законы, касающиеся непосредственно предприятий необходимой специфики, следует учитывать при составлении инструкций. Безоговорочно нужно опираться на Конституцию РФ, Трудовой кодекс и иные законодательные документы федерального масштаба. |
Если при работе над должностной инструкцией пренебречь тем или иным документом, то в конечном счете инструкция получится незаконной – а это уже может повлечь за собой соответствующую ответственность. Также и сам сотрудник сможет обратиться с жалобой либо соответствующим заявлением в правоохранительные органы, чтоб сообщить о нарушении его прав.
Что должен знать бухгалтер на первичке
Для качественного выполнения своих должностных обязанностей любой бухгалтер по первичной документации должен иметь определенные знания в своей области деятельности. К ним относятся:
- нормативное законодательство РФ по вопросам бухгалтерского учета, взаимоотношений контрагентов, правового регулирования вопросов;
- правила и методики формирования первичной учетной документации, отражения в ней всей необходимой информации в полном и точном виде;
- правила формирования корреспондирующих проводок по счетам синтетического и аналитического учета и формирование на их основе соответствующих отчетных регистров;
- механизм проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и отражение результатов в соответствующих документах и бухгалтерской программе;
- унифицированные и не унифицированные формы и образцы первичной документации, способы доработки документов в соответствии с действующим законодательством;
- правила работы с оргтехникой и компьютером;
- нормы техники безопасности и охраны труда.
Теоретические и практические знания по участку первичной документации обязательно должны быть указаны в резюме бухгалтера данной области деятельности, но также он должен соответствовать определенным критериям или требованиям.
Должностные и функциональные обязанности бухгалтера по первичной документации
Специалисту по «первичке» для грамотного оформления документации, ее учета и работы с клиентами компании необходимо знать следующие элементы нормативно-правовой базы:
- законодательную базу РФ, касающуюся бухгалтерского учета, а именно основные положения ФЗ № 402 от 06.12.2011, положения по бухгалтерскому учету;
- методические рекомендации, указания, инструкции, комментарии и письма уполномоченных ведомств;
- стандарты и правила, разработанные самой организацией (учетная политика, устав, правила внутреннего распорядка, техника безопасности, должностная инструкция, охрана труда и какие-либо другие рабочие документы);
- правила работы с клиентами и контрагентами;
- правила проведения инвентаризации и формирования отчета по ней;
- правила работы с ПК, программным и техническим обеспечением, необходимым для ведения и учета первичной документации;
- правила формирования бухгалтерских проводок и план корреспондирующих счетов;
- образцы, бланки и формы первичной документации и способы их доработки в зависимости от спецификации предприятия и в соответствии с законодательством РФ;
- основные правила делопроизводства.
Хороший специалист должен обладать не только большим количеством знаний, но и умением применять их на практике в нужный момент. Кроме этого, одним из самых главных качеств любого бухгалтера является внимательность. Ведь любая его ошибка, даже самая незначительная, может привести к необратимым последствиям.
Работа бухгалтера с первичной документацией предусматривает большое количество обязанностей, причем в зависимости от специфики деятельности предприятия они могут меняться, ведь руководство имеет право самостоятельно дополнять их. Но все же приведем список обязанностей, схожий для всех таких специалистов.
Итак, в должностной инструкции специалиста по «первичке» можно встретить следующие пункты:
- Проведение всех хозяйственных операций в рамках обозначенного участка обслуживания.
- Работа с сопровождающими документами, их получение, оформление, учет.
- Работа с соответствующим программным обеспечением, обработка информации и занесение данных в него.
- Разработка и дополнение бланков документов, их оформление – при необходимости.
- Выявление нарушений в графике первичного документооборота и порядке представления в бухгалтерию необходимых документов для его ведения. Информирование об этом руководителя.
- Участие в проведении инвентаризации. Как правило, этот специалист становится членом комиссии, предоставляет необходимые архивные данные и формирует отчет по итогам инвентаризации.
- Подготовка документов для сдачи в архив.
Кроме этого, в должностную инструкцию бухгалтера по «первичке» можно включить обязанность предоставлять запрашиваемые комплекты документов фискальными или другими проверяющими органами, анализ информации, связанной с трудовой деятельностью этого специалиста, и многие другие функции на усмотрение руководства.
В инструкции должны присутствовать стандартные разделы, определяющие деятельность сотрудника в организации. Хотя единой формы заполнения инструкции нет, чаще всего она строится по следующей структуре:
| Раздел документа | Комментарий |
| Общие положения. | В данном разделе прописывается название должности работника, его подчиненность в организации, квалификационные требования. Указывается, кто является непосредственным руководителем, кто подчиняется данному сотруднику, каким уровнем образования и стажем он должен обладать. Прописываются правила приема на работу и условия увольнения. |
| Должностные обязанности. | Необходимо перечислить круг функциональных обязанностей, которые предстоит выполнять сотруднику на предприятии. |
| Права сотрудника. | Он имеет право на получение необходимой для работы документации из других отделов, право присутствовать на совещаниях и собраниях, получать информацию от руководства и самому информировать руководителя. Также предусматривается право на повышение квалификации. |
| Ответственность работника. | Он является материально ответственным лицом. Кроме того, прописывается дисциплинарная, административная и уголовная ответственность за правонарушения. |
Таким образом, должностная инструкция представляет собой локальный нормативный акт, закрепляющий права и обязанности работника в данной организации. Ее заполнение предотвращает споры, ограничивает круг действий сотрудника и позволяет ему заниматься строго определенным делом. Соблюдение инструкций гарантирует порядок на предприятии и своевременное выполнение установленных обязанностей.
Составление должностной инструкции бухгалтера
Для формирования конкретного текста инструкции составляют мобильную группу из юриста, менеджера и непосредственного начальника – главного бухгалтера компании, ООО или госпредприятия.
Составление документа могут возложить на кадровую службу общества с ограниченной ответственностью, муниципальной компании или частной фирмы.
Также в качестве основы для такого важного документа может использоваться типовой образец, который предлагается специализированными сборниками, бухгалтерскими комплексами, юридическими электронными помощниками.
Однако каждый из таких текстов необходимо внимательно верифицировать для конкретной фирмы и адаптировать с реальными потребностями, уникальными обязанностями, которые возлагаются на бухгалтерскую службу предприятия.
Желательно дать такой текст на рецензию опытному юристу, который имеет профессиональные знания в области трудового права.
Должностные обязанности
Специалист по работе с документами обязан:
- Осуществлять подготовку необходимых документов.
- Осуществлять учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.
- Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения и сохранность принимаемых документов.
- Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ по поручению руководства.
- Осуществлять регистрацию, рассылку и хранение приказов.
- Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
- Осуществлять контроль за выполнением требований к оформлению, регистрации и учёту организационно-распорядительной документации.
- Принимать и отправлять письма, бандероли, посылки.
- Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
Первая группа обязанностей работника
Представленный специалист действительно обладает громадным количеством обязанностей. Привести их все в полном объеме вряд ли удастся. К тому же функции бухгалтера в различных организациях могут значительно варьироваться или отличаться. Итак, что же прописывает должностная инструкция работника? Какие именно существуют должностные обязанности бухгалтера?
- Функциональные обязанности по проведению всех видов финансовых операций в рамках собственной квалификации.
- Обработка всех существующих документов (получение, оформление, заверение и счетные действия).
- Работы со специальными программами, обработка данных при их помощи.
- Разработка новых документальных форм, их оформление и некоторые другие обязанности.
Перечень первичной документации в бухгалтерии
Нормативно-правовыми актами не установлены конкретные виды документов, которые должны применять экономические субъекты в качестве первичных учетных документов (письмо Минфина РФ от 25.07.2019 № 07-01-09/55572). Установлены лишь обязательные реквизиты первичных учетных документов, о которых мы рассказали выше.
Форму первичных документов компания определяет самостоятельно (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Исключение составляют формы документов, которые в случаях, установленных законом, утверждают уполномоченные государственные органы. Например, для операций с денежными средствами формы документов (формы 0310001, 0310002, форма платежного поручения) утверждает Банк России (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).
Информацию об используемых формах и список документов компания прописывает в учетной политике. Если организация разработает свои формы, их необходимо приложить к учетной политике. Бухгалтерские программы по умолчанию формируют унифицированные документы.
Законодательством РФ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных реквизитов (письма Минфина РФ от 20.07.2018 № 03-04-05/51201, от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).
В примерный список «первички» входят:
- договор (контракт);
- счет на оплату;
- платежное поручение;
- кассовый чек;
- бланк строгой отчетности;
- акт выполненных работ или оказанных услуг;
- товарная накладная.
Кто может претендовать на должность бухгалтера по первичной документации
Подбирая специалиста на вакансию бухгалтера по первичной документации, работодатель должен обратить внимание на следующее:
- наличие у соискателя диплома об образовании по специальности «бухгалтерский учет, анализ и аудит»;
- наличие у соискателя диплома об образовании по специальности «экономист» или «финансы и кредит» и документа о переквалификации, полученного по окончании курсов бухгалтерского учета;
- стаж работы соискателя не менее одного года, а также его опыт работы с первичной документацией;
- знание соискателем нормативно-правовой законодательной базы РФ по вопросам бухгалтерского учета;
- работоспособность, коммуникабельность, внимательность, аккуратность, усидчивость и т. д.;
- уровень знания ПК — уверенный или продвинутый пользователь.
Должностные обязанности бухгалтера на первичной документации, по аналогии с типовыми инструкциями для профстандарта «Бухгалтер», могут содержать указание на необходимые профессиональные навыки, знания и квалификацию.
Согласно профстандарта, обязательные навыки бухгалтера, принимающего к учету «первичку» – это:
- навык работы с определенными программами для бухучета;
- умение составлять первичные документы, в том числе при помощи электронных бухгалтерских программ;
- владение приемами комплексной проверки первичных документов учета,
- умение пользоваться компьютерными программами, справочно-правовыми системами, оргтехникой, и т.п.
Бухгалтер на «первичке», в соответствии с требованиями профстандарта «Бухгалтер», может иметь среднее профессиональное, либо дополнительное (по программам повышения квалификации или переподготовки специалистов) профессиональное образование, а также практический стаж в сфере учета и контроля не менее 3 лет.
Функции и должностные обязанности бухгалтера по первичной документации
Начиная с 26 июля 2019 года бухгалтерия вновь может рассылать письменные требования работникам, которые:
- не соблюдают график документооборота;
- игнорируют учетную политику компании.
Такие изменения внес Федеральный закон от 26.07.2019 № 247-ФЗ в п. 3 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.
Между тем, функционал бухгалтера на «первичке», определенный так же, как навыки и умения, пунктом 3.1.1 Стандарта № 103н совершенно не претерпел изменений по сравнению со Стандартом № 1061н (см. таблицу).
Как видим, ни о какой коммуникации здесь тоже речи не идет. Бухгалтер на «первичке» должен лишь выявить тех, кто:
- не сдал первичные документы;
- сдал документы, содержащие огрехи и ошибки.
Сообщение о нарушителях поступает непосредственно главному бухгалтеру. На практике это означает, что контролировать все документы вынужден главбух. Причем вопреки тому, что для него чисто физически это почти невозможно.